Ferramentas de gestão de projetos: como escolher a ideal?
Sabe quando você sente vontade de comer um bolo e tenta improvisar uma receita com o que tem em casa? É um ovo que falta, uma batedeira que você não lembra onde está e um fermento que está vencido. As chances de dar certo não são muito altas, né?
A mesma coisa acontece nos projetos. Sem organização e planejamento, a expectativa de alcançar os resultados esperados são mínimas. E é aí que entram as ferramentas de gestão de projetos!
Elas funcionam como uma despensa bem-organizada, onde você pode encontrar todos os ingredientes necessários para o sucesso e ter uma visão panorâmica dos projetos.
Quer saber mais? Então venha descobrir quais são as principais ferramentas de gestão de projetos e como escolher a ideal para você!
O que são ferramentas de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos são recursos que fornecem suporte para um gerenciamento de projetos completo. Assim, elas ajudam as equipes a organizar tarefas, monitorar o progresso, definir prazos, alocar recursos e colaborar de forma eficiente.
Aí você pode se perguntar: isso não é mesma coisa que um software de gestão de projetos?
Sim e não! Entenda:
Ferramentas de gestão de projetos Vs. Softwares de gestão de projetos
Em teoria, as ferramentas de gestão de projetos são o conjunto de funcionalidades disponíveis que auxiliam no gerenciamento, enquanto os softwares são os programas específicos que contêm essas ferramentas.
Mas, na prática, elas acabam sendo tratadas como sinônimos, porque são elementos complementares. O software é o que torna as ferramentas utilizáveis, então, tanto o software quanto a ferramenta, não conseguem ser eficazes um sem o outro.
Por isso, é muito frequente que, quando se procure por “ferramentas de gestão de projetos”, a maioria dos resultados esteja relacionado aos softwares de gestão de projetos.
Qual é a importância das ferramentas de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos proporcionam uma base sólida para a organização, comunicação e controle em todos os estágios do projeto. Ao utilizar essas ferramentas, as empresas podem alcançar melhores resultados, reduzir riscos e impulsionar o crescimento no mercado.
Dessa forma, elas são a escolha mais inteligente para:
- Construir um planejamento claro;
- Ter transparência nas atividades;
- Acompanhar o progresso dos projetos;
- Ter visão da disponibilidade dos recursos;
- Alocar a equipe de forma mais produtiva;
- Tomar decisões embasadas;
- Implementar a melhoria contínua.
Mas, para alcançar tudo isso, as ferramentas de gestão de projetos precisam atender a uma série de requisitos. Entenda mais!
O que uma ferramenta de gestão de projetos precisa entregar?
Uma boa ferramenta de gestão deve atender às demandas dos projetos e trazer toda a facilidade que o gestor de projetos precisa. Para isso, é interessante que elas tragam recursos de:
Planejamento
Uma boa ferramenta de gestão de projetos deve permitir criar cronogramas claros, definir marcos temporais, estabelecer dependências entre as tarefas e fornecer o entendimento de cada etapa.
Colaboração
Ter recursos de comentários, menções, compartilhamento de arquivos e atualizações em tempo real, são essenciais para promover a comunicação efetiva entre os membros da equipe.
Documentação
Os projetos envolvem uma série de documentos e informações, por isso, a ferramenta deve oferecer a capacidade de armazenar e gerenciar contratos, especificações, manuais e outros arquivos importantes.
Monitoramento
Conforme os projetos avançam, muita coisa pode ser alterada. A ferramenta deve trazer relatórios e dashboards que permitam acompanhar o progresso do projeto, analisar métricas e identificar possíveis desvios.
Gestão de tarefas
Deve ser possível criar tarefas, atribuir responsáveis, definir prazos e acompanhar o status de cada atividade envolvida no projeto.
Gestão de recursos
É importante poder acompanhar e alocar recursos – pessoas e equipamentos – de forma eficiente e transparente.
Gestão de riscos
A ferramenta deve fornecer recursos para identificar, avaliar e gerenciar os riscos do projeto, garantindo que ações apropriadas sejam tomadas para mitigar possíveis impactos negativos.
Gestão financeira
Monitorar e controlar os custos do projeto é fundamental, então, deve ser possível realizar análises de orçamento e cruzar informações financeiras, como valor-hora do colaborador, por exemplo.
Bastante coisa importante, né? Mas, você sabe quais ferramentas conseguem entregar esses recursos? Veja a seguir!
Principais ferramentas de gestão de projetos
Existem diversos tipos de ferramentas de gestão de projetos, cada uma com características e finalidades específicas. Mas, entre elas, se destacam:
Apontamento de horas
O apontamento de horas é uma ferramenta que registra o tempo gasto nos projetos. Ao utilizá-la é possível aumentar o controle de recursos, estimar o tempo de forma mais real e analisar a produtividade da equipe.
Kanban
O Kanban é um quadro visual que organiza o fluxo de trabalho através de colunas e cartões. Nele, os cartões representam as atividades do projeto e as colunas o status da atividade, o que possibilita ao time identificar as demandas mais facilmente e entender melhor os processos.
Assim, é possível conferir o status das tarefas, quem é responsável por elas, quanto tempo já foi gasto e qual o prazo de entrega em uma única visão.
Gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é uma ferramenta que unifica todos os prazos e atividades do projeto de modo visual. Assim, ele torna a visibilidade do cronograma e das dependências do projeto muito mais simples e entendíveis.
Relatórios de situação
A ferramenta de relatórios de situação permite gerar documentos personalizados em apenas um clique. Dessa forma, é possível consultar informações sobre o andamento, desempenho, custos e outras métricas relevantes, fornecendo uma visão detalhada do projeto.
Dashboards de acompanhamento
O dashboard de projetos é uma ferramenta que apresenta os principais indicadores e métricas do projeto em tempo real. Ele reúne informações de diferentes áreas, como prazos, custos, qualidade e recursos, em um único painel de controle.
Ficou interessado por essas ferramentas? Então descubra como escolher as ideais para o seu negócio!
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Quais aspectos considerar na escolha de uma ferramenta de gestão de projetos?
Para escolher as ferramentas de gestão de projetos certas, o ponto principal é considerar as necessidades da sua empresa. Então, pense na complexidade do projeto, o tamanho da equipe e dificuldades da gestão que precisam ser atendidas.
Sabendo quais ferramentas serão necessárias, é importante considerar alguns outros aspectos, mas agora referentes aos softwares, afinal as ferramentas são trazidas como um pacote funcional deles. Por isso, esteja atento a:
Usabilidade da plataforma
A usabilidade e a experiência do usuário são fundamentais para garantir que a ferramenta seja adotada de forma eficiente pela equipe. Procure por uma interface intuitiva, recursos de fácil acesso e um processo de aprendizado rápido.
Customização
Muitas vezes apenas contar com a ferramenta não é suficiente, é importante que elas ofereçam flexibilidade para personalizar e adaptar os processos às especificidades dos projetos.
Suporte
Ter acesso a um suporte confiável é essencial em momentos de dúvidas, problemas técnicos ou necessidade de assistência. Verifique se a plataforma escolhida oferece suporte técnico adequado, como tutoriais, documentação, atendimento ao cliente e possibilidade de contato direto.
Avaliação dos usuários e indicações
As experiências e recomendações de outros usuários podem fornecer insights valiosos sobre a qualidade, desempenho e adequação da ferramenta para as necessidades específicas. Isso pode ser feito por meio de análises online, fóruns de discussão ou recomendações de colegas de trabalho.
Possibilidade de testagem gratuita
Antes de tomar uma decisão final, é recomendável aproveitar as opções de testes gratuitos oferecidas pelo software. Isso permite explorar as funcionalidades, avaliar a usabilidade e verificar se a ferramenta atende às expectativas antes de fazer um investimento financeiro.
| Leia também: 5 dicas para fazer uma implementação de software bem-feita
Agora que você já entendeu como escolher as ferramentas de gestão de projetos ideias para os seus projetos, que tal conhecer o software com o pacote funcional mais completo do mercado?
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