Ferramentas de gestão de projetos: como escolher a ideal?

Ferramentas de gestão de projetos: como escolher a ideal?

Escrito por Roberto Gil Espinha

30 out 2023

12 min de leitura

Publicado em 30/10/2023
A gestão de projetos é fundamental para o sucesso das organizações, porque traz mais visibilidade e controle para as iniciativas empresariais que podem ajudar a melhorar a eficiência e produtividade das operações. Mas, fazer essa gestão sem o suporte de ferramentas especializadas ou com inúmeras planilhas parece pouco inteligente, né?

Se o objetivo é aumentar a produtividade e alcançar mais resultados, isso começa com a utilização de uma ferramenta adequada, que realmente te proporcione uma gestão eficiente e que funciona.

Por isso, neste artigo vamos explorar os principais critérios que você deve considerar na escolha da ferramenta de gestão de projetos perfeita para atender as suas necessidades.

 

O que são ferramentas de gestão de projetos?

As ferramentas de gestão de projetos são aplicativos, softwares ou sistemas utilizados para auxiliar na organização, planejamento, execução e monitoramento de projetos.

Elas oferecem uma variedade de funcionalidades que tornam os projetos mais equilibrados e gerenciáveis, ajudando as equipes a organizar tarefas, monitorar o progresso, definir prazos, alocar recursos e colaborar de forma eficiente.

 

Por que você precisa de uma ferramenta para gerenciar projetos?

As ferramentas de gestão de projetos centralizam as informações e trazem mais controle para os gestores de projetos. Assim, ao utilizá-las, as empresas podem alcançar melhores resultados, reduzir riscos e impulsionar o crescimento no mercado.

Nesse contexto, as ferramentas de gestão de projetos são importantes para:

  • Otimizar o tempo
  • Reduzir riscos
  • Melhorar o engajamento do time
  • Melhorar a tomada de decisões
  • Aumentar o controle sobre os processos
  • Trazer resultados mais assertivos

Mas, para alcançar esses benefícios, as ferramentas de gestão de projetos precisam ter um pacote funcional completo e que atenda às suas necessidades. Veja o que procurar em um sistema desses:

 

Qual é a importância das ferramentas de gestão de projetos?

As ferramentas de gestão de projetos proporcionam uma base sólida para a organização, comunicação e controle em todos os estágios do projeto. Ao utilizar essas ferramentas, as empresas podem alcançar melhores resultados, reduzir riscos e impulsionar o crescimento no mercado.

Dessa forma, elas são a escolha mais inteligente para:

  • Construir um planejamento claro;
  • Ter transparência nas atividades;
  • Acompanhar o progresso dos projetos;
  • Ter visão da disponibilidade dos recursos;
  • Alocar a equipe de forma mais produtiva;
  • Tomar decisões embasadas;
  • Implementar a melhoria contínua.

Mas, para alcançar tudo isso, as ferramentas de gestão de projetos precisam atender a uma série de requisitos. Entenda mais!

 

O que uma ferramenta de gestão de projetos precisa entregar?

Uma boa ferramenta de gestão deve atender às demandas dos projetos e trazer toda a facilidade que o gestor de projetos precisa. Para isso, é interessante que elas tragam recursos de:

Planejamento

Uma boa ferramenta de gestão de projetos deve permitir criar cronogramas claros, definir marcos temporais, estabelecer dependências entre as tarefas e fornecer o entendimento de cada etapa.

Colaboração

Ter recursos de comentários, menções, compartilhamento de arquivos e atualizações em tempo real, são essenciais para promover a comunicação efetiva entre os membros da equipe.

Documentação

Os projetos envolvem uma série de documentos e informações, por isso, a ferramenta deve oferecer a capacidade de armazenar e gerenciar contratos, especificações, manuais e outros arquivos importantes.

Monitoramento

Conforme os projetos avançam, muita coisa pode ser alterada. A ferramenta deve trazer relatórios e dashboards que permitam acompanhar o progresso do projeto, analisar métricas e identificar possíveis desvios.

Gestão de tarefas

Deve ser possível criar tarefas, atribuir responsáveis, definir prazos e acompanhar o status de cada atividade envolvida no projeto.

Gestão de recursos

É importante poder acompanhar e alocar recursos – pessoas e equipamentos – de forma eficiente e transparente.

Gestão de riscos

A ferramenta deve fornecer recursos para identificar, avaliar e gerenciar os riscos do projeto, garantindo que ações apropriadas sejam tomadas para mitigar possíveis impactos negativos.

Gestão financeira

Monitorar e controlar os custos do projeto é fundamental, então, deve ser possível realizar análises de orçamento e cruzar informações financeiras, como valor-hora do colaborador, por exemplo.

Bastante coisa importante, né? Mas, você sabe quais ferramentas conseguem entregar esses recursos? Veja a seguir!

 

Funcionalidades essenciais de uma ferramenta de gestão de projetos

Uma boa ferramenta de gestão deve atender às demandas dos projetos e trazer toda a facilidade que o gestor precisa. Para isso, é interessante que elas tragam:

 

Cronogramas detalhados

Uma boa ferramenta de gestão de projetos deve permitir criar cronogramas claros, definir marcos temporais, estabelecer dependências entre as tarefas e fornecer o entendimento de cada etapa.

O gráfico de Gantt é uma das funcionalidades mais utilizadas para isso, que unifica todos os prazos e atividades do projeto de modo visual. Assim, ele torna a visibilidade do cronograma e das dependências do projeto muito mais simples para compreensão.

 

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Kanban

Deve ser possível criar tarefas, atribuir responsáveis, definir prazos e acompanhar o status de cada atividade envolvida no projeto. O Kanban é um quadro visual que organiza o fluxo de trabalho através de colunas e cartões.

Nele, os cartões representam as atividades do projeto e as colunas o status da atividade, o que possibilita ao time identificar as demandas mais facilmente e entender melhor os processos. Assim, é possível conferir o status das tarefas, quem é responsável por elas, quanto tempo já foi gasto e qual o prazo de entrega em uma única visão.

 

 

Colaboração 

A equipe do projeto deve ter facilidade para se comunicar e compreender as demandas. Por isso, funcionalidades de comentários, menções, compartilhamento de arquivos, agenda e alocação de equipe são fundamentais.

Ao implementá-las, o gestor consegue compreender qual a capacidade do time e consegue distribuir melhor as atividades, além de manter todos alinhados na mesma página.

 

colaboracao

 

Acompanhamento das entregas

O dashboard de projetos é uma funcionalidade que apresenta as informações do projeto em tempo real. Ele reúne informações de diferentes áreas, como prazos, custos, qualidade e recursos, em um único painel de controle, permitindo visualizar o percentual das entregas, taxa de produtividade da equipe, atrasos, entre outros.

 

dashboard

 

Análise de dados

Conforme os projetos avançam, muita coisa pode ser alterada. A ferramenta deve trazer opções fáceis para acompanhar o progresso do projeto, analisar métricas e identificar possíveis desvios.

Nesse contexto, o relatório de situação é uma funcionalidade que faz muita diferença, pois permite gerar documentos personalizados e extrair dados em apenas um clique. Dessa forma, é possível consultar informações sobre o andamento, desempenho, custos e outras métricas relevantes antes da tomada de decisões.

 

relatório de situação do projeto no artia

 

Bastante coisa importante, né? Agora, além de contar com boas funcionalidades, o software também deve entregar alguns recursos que facilitem o uso no dia a dia e se adaptem às suas necessidades.

Confira algumas dicas para avaliar se a ferramenta de gestão de projetos é adequada para o seu negócio!

 

Apontamento de horas

O apontamento de horas é uma ferramenta que registra o tempo gasto nos projetos. Ao utilizá-la é possível aumentar o controle de recursos, estimar o tempo de forma mais real e analisar a produtividade da equipe.

 

 

Como avaliar se a ferramenta de gestão de projetos é a ideal?

Para escolher as ferramentas de gestão de projetos certas, o ponto principal é considerar as necessidades da sua empresa. Então, pense na complexidade do projeto, o tamanho da equipe e nas dificuldades de gestão que precisam ser atendidas.

Com isso em mente, faça uma pesquisa sobre os softwares presentes no mercado e avalie os seguintes critérios:

 

Usabilidade da plataforma

A usabilidade e a experiência do usuário são fundamentais para garantir que a ferramenta seja adotada de forma eficiente pela equipe. Procure por uma interface intuitiva, recursos de fácil acesso e um processo de aprendizado rápido.

 

Customização

Muitas vezes apenas contar com boas funcionalidades não é suficiente, é importante que elas ofereçam flexibilidade para personalizar e adaptar os processos às especificidades dos projetos.

Suporte

Ter acesso a um suporte confiável é essencial em momentos de dúvidas, problemas técnicos ou necessidade de assistência. Verifique se a plataforma escolhida oferece suporte técnico adequado, como tutoriais, documentação, atendimento ao cliente e possibilidade de contato direto.

 

Integração

Verifique se o sistema tem capacidade de funcionar de maneira harmoniosa e colaborativa com outros sistemas, permitindo a troca de dados e informações entre eles.

Avaliação dos usuários e indicações

As experiências e recomendações de outros usuários podem fornecer insights valiosos sobre a qualidade, desempenho e adequação da ferramenta. Isso pode ser feito por meio de análises online, fóruns de discussão ou recomendações de colegas de trabalho.

Possibilidade de testagem gratuita

Antes de tomar uma decisão final, é recomendável aproveitar as opções de testes gratuitos oferecidas pelo software. Isso permite explorar as funcionalidades, avaliar a usabilidade e verificar se a ferramenta atende às expectativas antes de fazer um investimento financeiro.

 

| Leia também: 5 dicas para fazer uma implementação de software bem-feita

 

Agora que você já entendeu como identificar uma boa ferramenta de gestão de projetos, que tal conhecer os 5 principais softwares do mercado?

5 ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas no mercado

 

Artia

O artia é um ferramentas de gestão de projetos, tarefas e equipes. Com o pacote funcional mais completo do mercado, traz alto controle à complexidade da gestão de projetos e melhora a colaboração, tornando-o uma opção única entre as ferramentas de gerenciamento.

Além disso, por ser uma solução nacional, o artia oferece suporte em português, o traz mais acessibilidade e facilidade no uso.

Indicado para: empresas que buscam uma solução flexível e completa.

Diferencial: pacote funcional e suporte em português.

 

Microsoft Project

O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos projetada para ajudar equipes a planejar, executar e acompanhar projetos de forma eficaz. Por ser desenvolvida pela Microsoft, sua interface é parecida com outros produtos da organização, então, se você já está familiarizado com o Excel, essa pode ser uma solução interessante para você.

Indicado para: empresas que realizam projetos complexos que exigem planejamento detalhado

Diferencial: alta visibilidade das atividades e do planejamento.

 

Trello

O Trello é uma ferramenta com foco no método Kanban, sendo particularmente adequado para equipes que priorizam a simplicidade e a visualização clara de tarefas. Esta ferramenta é ideal para projetos ágeis, porque oferece um ambiente intuitivo para organizar, atribuir funções e acompanhar o progresso das atividades.

Indicado para: equipes que adotam metodologias ágeis.

Diferencial: método Kanban e simplicidade de organização.

 

Asana

O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que se destaca por sua capacidade de simplificar a administração de tarefas diárias e o planejamento. Além de oferecer uma variedade de funcionalidades considerável, o diferencial desta plataforma é sua ampla integração com outros aplicativos externos.

Indicado para: empresas que utilizam uma variedade de sistemas.

Diferencial: capacidade de integração com aplicativos externos.

 

Monday

O Monday é uma plataforma se concentra no planejamento, acompanhamento e organização de fluxos de trabalho. Com a capacidade de automatizar tarefas recorrentes por meio de comandos personalizáveis, gráficos e tabelas, esta ferramenta se destaca pela eficiência na otimização de processos. A plataforma também possui boas funcionalidade de colaboração, que tornam o trabalho mais integrado e colaborativo.

Indicado para: equipes que buscam organizar as tarefas e melhorar processos.

Diferencial: automação de tarefas, com foco no planejamento e na colaboração.

 

Se identificou com alguma dessas ferramentas?

Todas elas são ótimas opções e podem ajudar a potencializar seus projetos. Mas, a opção mais versátil, que tem o pacote funcional mais completo e abertura para equipes de todos os tamanhos, é o artia. Então, que tal saber um pouco mais sobre essa solução?

 

Conheça o artia: a ferramenta mais completa de gestão de projetos

O artia é uma solução completa de gerenciamento de projetos, tarefas e equipes. Seja para pequenos times ou grandes empresas, esta é uma   poderosa de gestão  de projetos, que conta com diversos recursos para melhorar os resultados das entregas.

Se o seu objetivo é ter mais eficiência e gerenciar todos os projetos em um único lugar, o artia te ajuda a ter mais precisão sobre o cronograma, gerir todo o fluxo do trabalho e analisar dados de forma eficiente . Conheça as principais funcionalidades que o artia traz para os projetos!

Esta é uma solução totalmente nacional, o que traz um suporte mais acessível e recursos em português. Assista a uma demonstração e veja como as ferramentas de gestão de projetos podem te ajudar na prática!

E sabe o melhor? O artia possui possibilidade de testagem gratuita. Então, teste gratuitamente agora mesmo e veja na prática os benefícios dessa poderosa solução!

 

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.