Fazer uma escolha correta do software de acompanhamento de projetos depende de muitos fatores. É algo que inclui uma análise dos tipos de entregas normalmente desenvolvidas em sua empresa, a quantidade de pessoas nos times e as competências de cada um, além do estilo de gerenciamento dos líderes.

A alternativa pode ser simples ou complexa, integrando diferentes sistemas na empresa ou mesmo funcionando de forma autônoma. Você pode utilizar todos os recursos ou optar por alguns módulos. O fato é que há inúmeras vantagens em escolher um software de acompanhamento de projetos e, neste artigo, apresentamos algumas delas.

Por que é importante fazer um bom acompanhamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é um conjunto de técnicas e metodologias que abrange o uso de vários princípios, procedimentos e políticas para guiar as iniciativas e os envolvidos desde o estágio de concepção até a sua conclusão.

Todo profissional de gestão de projetos sabe que o planejamento e a organização são etapas importantes, bem como a implementação de planos criados. Um projeto em si é descrito como um início específico realizado com parâmetros para serem seguidos, e tem por intuito produzir um resultado definido. Tem uma data específica de início e término estipulada, diferenciando-se de processos que podem estar em andamento por um período de tempo não identificado.

O plano de projetos, que inclui elementos como o escopo, cronograma e orçamento, é usado para orientar todos os aspectos ao longo das etapas básicas de seu desenvolvimento. O acompanhamento ideal envolve fazer com que as etapas ocorram conforme o planejado e, eventualmente, identificar desvios e agir corretivamente.

Por meio da antecipação de certos desafios e da identificação de gargalos, atuando de modo coordenado e com equipe eficiente, os projetos podem atingir seus objetivos da melhor maneira possível, ficando dentro dos parâmetros planejados e das expectativas dos sponsors.

Como a tecnologia otimiza o gerenciamento?

Nas empresas, sejam grandes ou pequenas, uma enorme quantidade de atividades, processos, projetos e outras demandas acontecem concomitantemente. Envolvem diversos recursos, colaboradores e outros interessados. Contar com soluções que possa ajudar a todos a se organizarem enquanto planejam e executam essas tarefas é, sem dúvidas, algo importante.

Nesse sentido, a utilização da tecnologia vem ajudando as organizações a superarem desafios que até bem pouco tempo pareciam intransponíveis. Isso não é diferente na gestão de projetos. Imagine controlar um cronograma que contém mais de mil atividades distintas usando papel ou mesmo uma simples planilha eletrônica.

Os benefícios dos softwares de gerenciamento de projetos são ilimitados. Cada vez mais os fornecedores se preocupam em agregar serviços que facilitem o dia a dia dos gestores, permitam reduzir custos e também suportem a utilização ótima dos recursos.

Esse tipo de solução certamente está entre as ferramentas que mais podem ajudar as empresas a se tornarem competitivas. Continue a leitura e veja algumas das principais vantagens!

1. Melhorar o planejamento

Um software de gestão como esse permite mapear toda a vida de um projeto. Utilizando uma solução dessa natureza, você poderá definir o caminho crítico, visualizando as tarefas que são interdependentes, delinear o cronograma e definir prazos mais importantes, dividir a responsabilidades pelas tarefas e alocar equipe e recursos necessários.

Ou seja, mesmo antes de o projeto começar, por meio do uso de um sistema, é possível planejar qualquer tipo de iniciativa, seja grande ou pequena. Os bons softwares de acompanhamento de projetos possuem módulos específicos para lidar com o planejamento, monitoramento, colaboração, comunicação, documentação e todas as ferramentas essenciais para executar um projeto do início ao fim.

Além disso, você pode personalizar fluxos de trabalho e relatórios para corresponder aos seus processos, tamanho do projeto e sua dinâmica.

2. Gerenciar tarefas

Uma das funções mais úteis de um software de gestão de projetos é ajudar a gerenciar tarefas e a controlá-las: defini-las, atribuí-las, estipular os prazos e receber alerta quando estiverem concluídas. Em muitos casos, esse é o principal diferencial que muitos gerentes procuram ao adotar esse tipo de solução.

Essa função pode ser aplicada no nível do indivíduo (um pedreiro que vai subir uma parede) até o nível macro (a empresa designada para construir o prédio) para acompanhar o progresso e as entregas. Um software pode ser robusto para projetos complexos ou simples para os pequenos.

O software ajuda você a organizar sua equipe e seus recursos, considerando as tarefas, prazos e entregas específicas. Uma interface visual permite mapear as habilidades de sua equipe e marcá-las como recursos específicos. Você pode então atribuir suas funções, definir o orçamento e as estimativas de tempo para cada tarefa.

3. Comunicar de modo efetivo

Estabelecer a comunicação com membros da equipe, fornecedores, gestores e partes interessadas é fundamental para qualquer projeto. A comunicação pode acontecer entre pessoas no mesmo local (escritório ou campo) ou mesmo espalhadas pelo mundo. Pode ocorrer entre os participantes que se veem todos os dias ou pouco têm contato.

A utilização de um sistema gerenciamento de projetos facilita essa função. Essas soluções possuem ferramentas para compartilhar e armazenar documentos, comunicar-se pela nuvem por meio de diferentes canais e realizar apresentações, conferências ou webinários.

O software de acompanhamento de projetos cria um hub onde você pode visualizar todos os trabalhos, mensagens, discussões, comentários, relatórios e arquivos que são relevantes para o projeto em tempo real. Ele serve centro de comando que você, os membros da equipe e os participantes autorizados podem verificar para que todos estejam sempre alinhados e na mesma página.

4. Gerenciar problemas

Em projetos eventualmente podem acontecer problemas que comprometem prazos ou custos. As ocorrências podem ser de diversas naturezas, como falhas, erros, faltas de funcionários, preços que na prática foram acima do orçado.

O software de gerenciamento de projetos evidência a identificação da origem do problema, para que você possa resolvê-lo. Da mesma forma, o software também arquiva documentos e outras informações que podem servir de referência da resolução, gerando uma cultura de boas práticas e gestão do conhecimento.

A utilização de uma solução para o gerenciamento de projetos simplifica e facilita o planejamento, execução e controle das atividades. Esse tipo de ferramenta torna o trabalho dos gestores mais robusto e aumenta a taxa de sucesso.

Caso o assunto seja de seu interesse, veja também os principais motivos que mostram que a preocupação com a qualidade nos projetos é algo fundamental!