Como fazer Brainstorm usando o Sistema Kanban do Artia

Reunir a equipe e discutir ideias nem sempre é uma tarefa fácil. Mas já pensou que você poderia fazer um Brainstorm usando o Sistema Kanban? Existem diversos desafios, como tempo, método da reunião, disponibilidade de cada um, entre outros. Mas, então, como fazer Brainstorm de forma otimizada?

O Kanban é uma ferramenta de gestão de projetos que ganhou destaque com o sucesso da Toyota, quem implementou o sistema. E depois disso se popularizou pelo mundo todo. O Artia possui uma Funcionalidade que possibilita a aplicação do Sistema Kanban. E por esta funcionalidade ser personalizável, permite edições que adapte facilmente à sua estrutura de Brainstorm.

Neste post, nós vamos explicar o conceito de Brainstorm e mostrar para você como fazê-lo utilizando a funcionalidade Kanban do Artia. Boa leitura!

Deseja saber mais especificamente sobre Kanban? Preparamos todo um material especial para você aqui.

O que é Brainstorm?

Já faz algum tempo que ideias e decisões acerca dos rumos de um negócio não são de exclusiva responsabilidade dos gestores. Hoje, um bom administrar busca, junto à sua equipe, formas criativas de vencer os desafios impostos pelo mercado.

Contudo, como buscar soluções em grupo da melhor forma possível? Realizar um Brainstorm é uma das melhores saídas para isso. Essa técnica consiste em reunir todo o time e discutir ideias de forma natural.

Aqui, nada é considerado desnecessário e tudo deve ser dito e pode ser aproveitado em algum momento, nem que seja para levar a outra conclusão ou insights diferentes.

Criada em 1940 por Alex Osborn, a tempestade cerebral, em uma tradução livre, é uma das principais técnicas utilizadas hoje para estimular a criatividade de times dentro das empresas e encontrar soluções para os mais diversos problemas.

Esse modelo de discussão de desafios tem auxiliado milhares de profissionais a encontrar saída para situações adversas em seu mercado de atuação, dividindo a carga de responsabilidade do gestor com os demais colaboradores que atuam na empresa.

Como fazer Brainstorm?

Realizar Brainstorms junto a sua equipe pode ser um pouco confuso no início, seja pela falta de conhecimento da técnica ou de experiência em sua aplicação. Por conta disso, utilizar-se do kanban é uma saída para garantir melhores resultados na hora dessas reuniões. Reunimos alguns passos para ajudar você e seu time a fazer Brainstorms eficientes.

Escolha a solução adequada para fazer o Brainstorm

O primeiro ponto na hora de realizar um Brainstorm por meio de kanban é escolher com cuidado a ferramenta a ser utilizada. O quadro branco dos primórdios da ferramenta já não tem mais espaço.

É preciso buscar por um software em nuvem que permita uma integração entre equipes locais e profissionais alocados remotamente, permitindo que todos participem do Brainstorm, possam contribuir com suas ideias e acompanhar as sugestões dos outros colaboradores.

O Artia pode ser a melhor opção quando falamos em um software de apoio para aplicar kanban em um Brainstorm, isso porque o sistema permite montar um quadro bem definido com todas as ideias levantadas.

Defina o problema

O primeiro passo é definir bem os problemas que você e sua equipe estão enfrentando e para os quais querem encontrar a solução. Após identificar os desafios a serem enfrentados, você deve verificar se eles podem ser divididos em pequenas partes.

Por exemplo, digamos que seu problema seja com relação à segurança da informação. Ele poderia ser dividido entre rede, aplicações, máquinas, entre outros. Cada uma dessas subdivisões deve ocupar um post-it em seu quadro.

Convide os participantes

Nem todos os membros da equipe devem ser chamados para um Brainstorm. Pode ser que você ache interessante que apenas os interessados diretos tenham de participar da reunião.

Porém, é importante lembrar-se de que um olhar diferente sobre o problema pode trazer soluções inusitadas e facilitar o desenvolvimento de ideias que auxiliem a vencer desafios.

Como alguns colaboradores podem participar da reunião de Brainstorm de forma remota, por videoconferência, é preciso lembrar de que os horários de todos devem coincidir e o encontro deve ser marcado com boa antecedência.

Muitas vezes, os interessados podem ser de fora da empresa, por exemplo, seu time em conferência com uma equipe que atenda o seu negócio. Por conta disso, contar com um software que facilite o contato é essencial.

Eleja um facilitador

É preciso que alguém tome a frente da comunicação e apresente cada um dos problemas que devem ser discutidos na reunião, além de alimentar o quadro kanban e decidir a ordem das tarefas.

Nem sempre esse facilitador precisa ser o gestor. Muitas vezes, outro colaborador, com maior afinidade com o problema a ser discutido, tem muito mais capacidade de conduzir as discussões.

Respeite a individualidade

Cada colaborador tem sua individualidade e, por isso, verá o problema sob seu próprio ângulo. Durante um Brainstorm, qualquer manifestação de pensamento alheio pode gerar um insight em outro colaborador e levar a uma solução interessante para o problema, mesmo que inconscientemente.

Evite qualquer tipo de julgamento dentro de uma reunião de Brainstorm, levando todas as soluções que surgirem para o quadro kanban. Isso porque, ao julgar qualquer uma das ideias que possam ser apresentadas, você pode gerar um desconforto. Com isso, os colaboradores deixarão de participar e a reunião perderá seu objetivo.

Colete ideias

Toda ideia merece ir para o quadro, mesmo que você ache que ela não tenha nenhuma chance de resolver o problema que está sendo discutido naquele momento. A funcionalidade Kanban do Artia oferece a possibilidade necessária para compor um quadro de Brainstorm, simplesmente editando as colunas personalizáveis. É possível alterar as colunas conforme a sua metodologia de Brainstorm adequada.

Excelente para agilizar o processo de Brainstorm em equipes onde alguns colaboradores não estão presentes na empresa, que possuem envolvidos que são profissionais terceirizados, ou até quando falta espaço para juntar todos. Também muito útil para deixar registrado os dados diretamente na plataforma de Gestão de Projetos usada pela empresa, onde será mais fácil criar as atividades conforme as informações que foram incluídas já no processo de Brainstorm.

Esperamos que você tenha compreendido como fazer Brainstorm e utilizar a funcionalidade Kanban como uma ferramenta de apoio, além de como utilizar um software para controlar todas as ideias que surjam. Veja também outras utilidades do Kanban para a sua empresa.

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