Publicado em 14 de abril de 2023
Um projeto por si só já é algo bastante complexo, né? Agora, imagina ter que gerenciar dezenas deles.
Não é à toa que muitos gerentes têm medo e enfrentam muitas dificuldades ao gerenciar vários projetos, porque os desafios realmente são grandes.
Mas, com as ferramentas e métodos corretos, isso não precisa ser assim! Se você quer descobrir quais são os principais desafios da gestão de múltiplos projetos e como reduzi-los, esse texto vai te ajudar.
Quais os principais desafios ao gerenciar múltiplos projetos?
Desafios é o que não falta ao gerenciar vários projetos. Apesar disso, a maioria deles tem um fator em comum: a falta de controle sobre as informações.
Em um projeto, o gerente precisa saber vários detalhes para garantir que as coisas funcionem e, na gestão de vários projetos, esses dados são multiplicados. Então, quando ele não encontra as informações que precisa com facilidade, as decisões podem ser equivocadas e há grandes chances de as entregas não saírem como o planejado.
Assim, aparecem dificuldades como:
- Muito tempo para montar o cronograma dos projetos;
- Prazos atrasados com frequência;
- Pouca visibilidade do status das atividades;
- Falhas de comunicação entre as áreas do projeto;
- Inconsistência nas entregas;
- Retrabalho;
- Demora para gerar relatórios;
- Pouca noção sobre desempenho dos projetos.
|Leia também: aprenda a controlar projetos como ninguém
Vários problemas, não é? A boa notícia é que existem várias estratégias e ferramentas que conseguem organizar os dados desses múltiplos projetos e tornar a gestão muito mais eficaz. Confira!
5 melhores estratégias para gerenciar vários projetos + dicas
1. Invista na gestão de portfólio de projetos
Na gestão de vários projetos, o gerente precisa organizar seu trabalho de forma que atenda às necessidades de todos eles. Por isso, é muito importante que ele saiba quais projetos são mais urgentes e demandam maior atenção em cada momento. E é aí entra a gestão de portfólio.
A gestão de portfólio de projetos centraliza todos os projetos de uma organização, o que permite selecionar e priorizar as ações. Assim, ao entender qual hierarquia de priorização deve ser seguida, fica mais fácil analisar quais são os projetos que merecem ser realizados primeiro para, em seguida, dar atenção a outros tipos de tarefas.
Dica: comece pela matriz de priorização
Se sua empresa ainda não tem uma boa estrutura para gerenciar os portfólios, utilizar uma matriz de priorização de projetos pode ser uma ótima opção para começar.
Esta é uma ferramenta que ferramenta que ajuda na hora de organizar e ordenar projetos, indicando o que deve ser feito agora e o que pode esperar.
2. Construa uma boa gestão do tempo
Além de saber quais são os projetos mais urgentes, é preciso determinar o tempo a ser gasto em cada um deles, para que você consiga planejar quando estará livre para novas demandas.
O tempo é um dos fatores mais críticos dentro dos projetos, e é apenas com uma boa gestão dele que os resultados conseguirão ser atingidos. Assim, determinar prazos e estimar horas para cada tarefa é crucial para administrar múltiplos projetos.
Dica: utilize a matriz de gestão de tempo
As matrizes são muito uteis para a gestão porque trazem as informações de forma mais visual, facilitando o acompanhamento das tarefas. Assim, com a matriz de gestão do tempo, o gestor consegue:
- Entender as urgências de forma clara;
- Estruturar cronogramas mais realistas;
- Manter os projetos dentro do prazo estimado.
3. Utilize o gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é uma ferramenta que auxilia os gestores a controlar o fluxo de trabalho dos projetos de modo visual. Ele funciona praticamente como uma linha do tempo que apresenta as datas, status e dependências das atividades.
Assim, é possível entender rapidamente qual a relação entre as tarefas e como está o andamento, o que otimiza o tempo de análise e permite ao gestor dedicar-se a mais projetos simultaneamente.
Bônus: planilha de gerenciamento de projetos
Montar o gráfico de Gantt do zero pode ser um pouco complicado. Pensando nisso, nós montamos um modelo pronto de planilha Gantt para você. Basta baixar o material e substituir as informações conforme os dados dos seus projetos!
4. Desenvolva um PMO
Se você deseja ter uma gestão de vários projetos bem estruturada, um dos elementos mais eficazes é o PMO (Project Management Office) ou escritório de projetos, em português.
O PMO é uma estrutura organizacional que centraliza e controla os projetos de uma empresa. Assim, sua função é oferecer todas as ferramentas necessárias para a realização dos projetos, o que traz:
- Menos sobrecarga de trabalho para os gerentes de projetos;
- Melhoria nos processos;
- Maior alinhamento entre as áreas;
- Entregas mais coerentes;
- Chances maiores de sucesso para os projetos.
Quer aprender quais os tipos de escritórios de projeto e como implementá-los na prática? Baixe nosso e-book completo sobre o tema!
5. Implemente um software de gerenciamento de projetos
Como estratégia final desta lista, temos os softwares de gestão de projetos, que são a melhor opção para gerenciar vários projetos, porque eles centralizam todas as informações em um único lugar.
Eles são meios supercompletos para gerenciar equipes, tarefas, atividades e projetos, trazendo diversas funcionalidades que otimizam a gestão, como relatórios personalizados e dashboards de indicadores.
Assim, eles têm o poder de reduzir todos os desafios citados anteriormente e tornar a rotina dos gestores muito mais simples.
Dica: pesquise muito antes da implementação
Os softwares de gestão de projetos são grandes aliados, mas, para que eles realmente sejam eficazes é preciso escolher o sistema adequado para o seu negócio.
Hoje, existem muitas opções disponíveis no mercado. Então, é muito importante que você os conheça mais a fundo e siga alguns passos antes de implementar um deles. Confira as 5 dicas que trouxemos para te ajudar a fazer uma implementação de software de gestão bem-feita!
Gostou das estratégias que trouxemos?
Essas são apenas algumas das ações que você pode tomar para melhorar a sua gestão vários projetos. Se quiser conhecer mais técnicas e ferramentas que podem ser úteis, baixe também o nosso guia completo sobre a gestão de múltiplos projetos e torne suas entregas ainda melhores!
