Gestão de portfólios é uma expressão corriqueira no mundo corporativo, mas poucos profissionais sabem de fato o que esse termo significa e o quanto seu conhecimento pode agregar valor à sua companhia. Muito além de executar diversos projetos, o gerenciamento de portfólio é o uso dos conhecimentos, estratégias e técnicas de gestão no trabalho integrado de diversos projetos, que compõem uma carteira (portfólio), no intuito de maximizar o retorno sobre o investimento realizado em seu desenvolvimento, de forma eficiente e lucrativa, em sinergia plena com os objetivos estratégicos da organização.
Papel do gerente de portfólios
Nesse espectro, o papel do gerente de portfólios é o de supervisionar todos os projetos existentes sem perder de vista a visão institucional da empresa; é o especialista responsável pelo controle dos fatores críticos, capaz de adequar tempo, custos e recursos para que o conjunto de projetos sejam materializados exatamente como planejado na fase inicial de elaboração dos escopos.
Está incumbido a ele a missão de avaliar a carteira de projetos em função de seu valor de negócio e interligação às estratégias da empresa. Ou seja, o alvo primordial no gerenciamento de portfólios vai muito além de executá-los nos prazos, custos e com os recursos ideais: é mensurar o quanto cada projeto contribui para o alcance dos objetivos estratégicos da organização.
Vale a pena salientar também que enquanto o gerente de projetos está preocupado apenas com o desenvolvimento de seu próprio trabalho, o gerente de portfólios irá coordenar todos os gestores de projetos para que estes trabalhem de forma homogênea e em sincronia a empresa.
Como gerenciar um portfólio de forma eficiente
Para gerenciar um portfólio de forma eficaz e eficiente é preciso entender que existem inúmeras diferenças de foco entre essa atividade e a gestão de projetos. O primeiro ponto está no caráter do gerenciamento, que no caso dos projetos, está muito mais ligado ao âmbito operacional.
Já no gerenciamento de portfólios, o controle e o monitoramento do profissional responsável repousarão sobre o alcance dos resultados. Essa gestão tem caráter comparativo entre os diversos projetos, ou seja, a cada fase concluída, o CPMO (Chief Portfolio Management Office) deverá cruzar dados financeiros, de marketing, de vendas, além de informações econômicas externas, a fim de avaliar se aquele projeto ainda se sustenta na empresa e deve ser mantido.
O trabalho com portfólios exige antecipação às tendências, assim como a tomada de decisões antes da ocorrência dos fatos concretos. Para criar esse perfil visionário, é necessário trazer questionamentos em reuniões de portfólio, tais como os que se seguem:
- A expectativa de nossos clientes mudou durante o desenvolvimento do projeto?
- Esse projeto ainda é relevante para o alcance dos objetivos estratégicos da organização?
- Estamos executando com eficiência nossos projetos ou estamos executando com eficiência algo que não deveria ser feito?
Importância do auxílio de soluções de sistemas automatizados em gerenciamento de portfólios
O trato diário com uma infinidade de variáveis que se alteram a todo momento, o controle de diversos prazos de projetos diferentes, a integração entre todos os trabalhos existentes e a avaliação de adequação de um dado portfólio são alguns elementos que tornam praticamente impossível gerir manualmente — com excelência — um portfólio.
O mercado possui hoje alguns sistemas que facilitam bastante o trabalho dos gerentes de portfólios, tal como o Artia, líder do segmento em software web para gestão de projetos. Vale a pena conferir seus acessórios e garantir sem uma equipe mais empenhada e focada em resultados sólidos para o seu negócio.
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