Escritório de projetos: o que você precisa saber

A sua empresa roda vários projetos ao mesmo tempo e precisa de um gerenciamento mais eficiente para aumentar a qualidade das entregas? É cada vez mais comum entre as companhias que passam por essa situação a adoção do Project Management Office (PMO) — escritório de projetos, em português. Trata-se de uma entidade ou setor organizacional que cuida do processo de Gerenciamento de Projetos e centraliza a gestão das propostas desenvolvidas em uma organização.

Mais especificamente, o PMO se caracteriza como um departamento dentro da empresa que é responsável por centralizar padrões, decisões e as estratégias dos trabalhos elaborados. Esse conceito está associado à metodologia de gerenciamento de projetos, o Project Management Institute (PMI) — entidade internacional que reúne e promove a organização de conteúdos e boas práticas para gerenciar iniciativas e certificar profissionais.

Quer melhorar a administração dos seus projetos? Confira abaixo como o PMO pode lhe beneficiar!

Quais são objetivos do escritório de projetos?

Apesar das descrições encontradas no PMBOK, as responsabilidades do PMO costumam variar de acordo o perfil e as características de cada empreendimento. Em alguns locais, ele terá como objetivo auxiliar os gerentes de projetos envolvidos em diversas propostas dentro da empresa, enquanto que em outros estabelecimentos essa ferramenta será usada diretamente no gerenciamento de um projeto.

No geral, pode-se dizer que o escritório de projetos tem como objetivo dar suporte ao trabalho dos gerentes de projeto do negócio por meio do uso de vários recursos e ações.

O PMO é composto por profissionais que comandam o gerenciamento de projetos, por isso uma das suas responsabilidades preponderantes é fornecer orientação e aconselhamento aos gerentes, de modo a supervisionar o seu trabalho, além de oferecer treinamentos formais se houver necessidade.

Qual é a importância do PMO?

A implantação do PMO é importante para padronizar e centralizar as boas práticas de projetos da companhia. O uso dessa ferramenta amplia o potencial das lições aprendidas. Se uma equipe faz uma descoberta, o escritório pode compartilhá-la com os outros grupos, diminuindo as possibilidades de erro, por exemplo.

Sendo assim, é imprescindível que esse departamento estabeleça uma comunicação eficiente entre os diferentes times e projetos que administra. Essa obrigação se torna ainda maior quando o setor executa muitas ideias simultaneamente, pois contribui para maximizar o desempenho e a harmonia entre as equipes, impedindo eventuais conflitos.

Esse setor ainda faz o alinhamento estratégico dos grupos de colaboradores que estão trabalhando em cada iniciativa, direcionando o trabalho dos times conforme a estratégia principal da organização. O PMO também cria modelos de documentos, procedimentos, políticas e formulários que serão aplicados pelos gerentes de projeto para padronizar os processos de gerenciamento.

Além do mais, o papel do escritório está relacionado à gestão do portfólio de projetos, ajudando a otimizar os recursos organizacionais que serão utilizados em todos os trabalhos. Assim sendo, esse recurso enxerga as propostas a partir de uma visão global, o que viabiliza a identificação de oportunidades e as relações de interdependências entre elas — fator essencial para conectar as equipes e melhorar os resultados conquistados.

Como implantar a estrutura e funcionamento de um escritório de projetos?

Para montar um PMO é necessário se planejar, determinando as métricas para que esse departamento seja eficiente e forneça benefícios que supram as necessidades da sua empresa. Os passos a serem seguidos são:

1. Defina o tipo de PMO

Antes de qualquer coisa, defina o tipo de PMO que será montado na empresa, escolhendo entre as seguintes opções:

PMO corporativo

É responsável por gerenciar, prioritariamente, os projetos com foco nos seus planejamentos estratégicos, determinando as normas e os padrões a serem adotados em todas as iniciativas desenvolvidas internamente. Em alguns casos, pode até designar os gerentes para comandar os projetos disponíveis.

PMO organizacional

A estrutura é montada para atender a um setor específico da empresa. Geralmente está relacionado à TI ou a áreas operacionais que geram valor para o negócio.

PMO para fins especiais

É criado para a gestão de projetos por determinado período de tempo. Normalmente essa modalidade é aplicada em grandes empreitadas que compreendem muitos projetos tecnológicos, como um programa de inovações tecnológicas.

2. Designe o padrinho do projeto

O PMO só pode sair do papel a partir do apoio de alguém que esteja autorizado a efetuar as mudanças estruturais que essa ferramenta exige. Aqui, é preciso definir o padrinho do projeto, que normalmente é o diretor ou CEO da organização. Essa figura será responsável por fornecer os recursos e o suporte necessários para implantar o escritório.

3. Desenvolva a infraestrutura de departamento

Monte a infraestrutura do departamento definindo quais serão os seus principais processos, os cargos a serem ocupados pelos profissionais da sua equipe e qual será o centro de custos do setor. Essa etapa é fundamental para minimizar os impactos causados pela implantação do projeto no empreendimento.

4. Instrua os profissionais envolvidos no processo

O sucesso de qualquer área da empresa depende da colaboração dos seus profissionais, e com o escritório de projetos não é diferente. Portanto, reúna os funcionários que farão parte da iniciativa e instrua-os sobre a importância dessa novidade. Transmita a notícia com leveza para não gerar desconfiança ou colocá-los contra a aplicação da ideia.

5. Instale a estrutura física do escritório

Nessa etapa, há que se colocar a mão na massa, montando o espaço físico do escritório de projetos. Além de uma sala, mesas, cadeiras, materiais de papelaria e computadores, você também vai precisar de licenças de softwares, promoções de colaboradores e possíveis contratações para novos cargos abertos.

6. Organize a equipe de projetos

Para seguir com a estruturação do PMO, construa o organograma desse departamento. O ideal é dispor de um gerente de portfólio para relatar as ideias e os resultados para a diretoria, um gerente de programa para se reportar ao profissional citado anteriormente e um número maior de gerentes de projeto para serem distribuídos e executar o trabalho dentro da companhia.

Também recomenda-se ter assistentes de gestão em projetos que possam auxiliar os gerentes de projeto em tarefas operacionais e demais funções de assessoria. Por fim, designe quem será o Chief Project Officer (CPO), ou seja, o profissional que fará a comunicação entre o escritório e a diretoria.

7. Faça um projeto piloto

Ao iniciar o escritório, provavelmente muitos projetos já estarão em execução e não poderão sofrer intervenções. Para testar a funcionalidade dessa ferramenta, faça um projeto piloto, com escopo simples, e mensure os resultados atingidos visando corrigir os erros e potencializar os pontos fortes.

8. Inicie a operação

Coloque o PMO em operação. Nessa etapa basta lançar a ideia e começar a desenvolver os projetos reais da empresa. No início, é possível se deparar com alguns obstáculos, mas para garantir o sucesso dessa inativa é recomendado colher feedbacks dos colaboradores para promover melhorias contínuas.

Implantar o escritório de projetos é um passo importante para padronizar as suas propostas e seus respectivos processos, aumentando as chances de obter melhores resultados e, consequentemente, manter o cliente satisfeito.

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