Plano de projeto: passo a passo completo para criar o seu

O plano de projeto (também conhecido como plano de gerenciamento do projeto) é um documento que formaliza todo o planejamento para executar, controlar e encerrar o projeto. Através dele é possível saber qual o objetivo do projeto, quais os custos e tempo estimados, quais recursos serão envolvidos para sua execução, e muito mais.

Por se tratar justamente de uma parte tão importante do projeto, que servirá como um guia para tudo que virá depois, a elaboração do plano do projeto pode ser um tanto quanto complexa. Mas para te ajudar com isso vamos te explicar, de forma prática e simplificada, como fazer um plano de projeto em apenas 3 passos. Acompanhe!

Caso também se interesse, pode conferir nosso post sobre a relação de uma Gestão de Projetos Online e o Planejamento Estratégico.

Como criar um plano de projeto?

A sexta edição do PMBOK®, guia de boas práticas para gerenciamento de projetos, traz o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto como um processo da área de gerenciamento da integração do projeto.

Sendo assim, o guia descreve quais as entradas (inputs), ferramentas e técnicas, e as saídas (outputs) deste processo. Acompanhe para entender melhor:

Parece bastante coisa, mas são se preocupe, vamos explicar cada uma das etapas e seus tópicos:

1) Entradas

Termo de abertura do projeto

O primeiro elemento para desenvolver o plano de projeto é o termo de abertura do projeto (ou project charter). Trata-se do documento que autoriza o início do projeto e contém as suas principais informações, como: nome, necessidade do projeto e quem será o gerente de projetos.

A equipe de projetos, liderada pelo gerente, se reunirá para analisar e detalhar esse documento, que servirá como base para todo o plano de gerenciamento.

Saídas dos processos de planejamento

O PMBOK possui dez áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, e cada uma delas apresenta um plano de gerenciamento específico (chamados planos auxiliares). Esses planos são integrados e consolidados como um subplano do plano de projeto.

Aqui cabe destacar que, uma vez que os planos auxiliares estão integrados ao plano de gerenciamento, eles não poderão ser modificados sem antes terem essas modificações aprovadas pelo gerente de projetos. Além disso, é importante entender que nem todos os projetos terão dez planos auxiliares (para cada área de gerenciamento), isso dependerá da sua complexidade.

Por exemplo: em projeto de baixa complexidade talvez não será preciso ter um plano de gerenciamento dos riscos.

Fatores ambientais da empresa

Os fatores ambientais da empresa são elementos da própria organização que podem influenciar o desenvolvimento do plano do projeto, como por exemplo: governança corporativa, restrições legais da instituição, infraestrutura e cultura organizacional.

Esses fatores precisam ser levados em consideração na hora da elaboração do plano porque podem representar restrições ao gerente de projetos.

Por exemplo: qual a política de qualidade da organização?

Ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais são informações dos processos da organização que podem influenciar o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto.

Um ativo de processo organizacional pode ser, por exemplo, informações históricas de outros projetos já realizados na organização.

Deseja aprender mais sobre Gestão de projetos? Conceitos, benefícios, metodologias, técnicas, certificações, indicadores e dicas. Confira tudo o que precisa saber de Gestão de Projetos em nosso atlas.

2) Ferramentas e técnicas

Ferramentas e técnicas são instrumentos e procedimentos utilizados para auxiliar a execução de alguma atividade dentro do projeto.

No caso do desenvolvimento do plano, as ferramentas e técnicas auxiliam a envolver as partes interessadas para coletar e analisar informações que vão compor o documento.

São eles:

Opinião especializada

A opinião especializada consiste em contratar agentes externos com conhecimento especializado para auxiliar no desenvolvimento do plano do projeto, como por exemplo um outsourcing especialista em gerenciamento de projetos. A técnica de opinião especializada pode auxiliar a:

• Determinar quais recursos humanos serão empreendidos na execução do projetos e quais habilidades eles devem ter.
• Determinar quais são os processos de gerenciamento necessários ao projeto.

Coleta de dados

A coleta de dados consiste em técnicas que podem ser utilizadas pela equipe de projetos para buscar soluções para problemas, discutir a abordagem de gerenciamento de projetos, a integração do projeto, e muito mais.

Algumas das técnicas de coletas de dados são:

• Brainstorming: dinâmica de grupo que tem o objetivo de reunir novas ideias para o projeto.
• Listas de verificação: uma checklist que auxilia o gerente de projetos a confirmar se todas as informações indispensáveis ao projeto estejam disponíveis no plano.
• Grupos de discussão: reuniões com as partes interessadas para discutir pontos específicos do planejamento do projeto.
• Entrevistas: questionários realizados com as partes interessadas para obter informações que irão compor o plano de projeto.

Habilidades interpessoais e de equipe

São um conjunto de habilidades que o gerente de projetos deve ter e/ou desenvolver para liderar o desenvolvimento do plano de projeto. As principais são:

• Gerenciamento de conflitos: habilidade de resolver divergências entre a equipe que está desenvolvendo o documento.
• Facilitação: habilidade de driblar obstáculos e orientar as partes que estão envolvidas no desenvolvimento do projeto para chegar a resolução de problemas juntos.
• Gerenciamento de reuniões: gerenciar as reuniões para que sejam claras e objetivas.

Reuniões

Reuniões são utilizadas para decidir detalhes do plano de projeto e envolver as partes interessadas nesse processo. Elas são importantes principalmente para marcar o início e o fim do processo de desenvolver o plano.

3) Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Depois de coletar todas as entradas e utilizar as ferramentas e técnicas, você dará origem ao plano de gerenciamento do projeto, que vai conter as informações básicas sobre o projeto, os planos auxiliares, as linhas de base de custo, cronograma e escopo, e alguns componentes adicionais que serão necessários ao seu projeto (como o ciclo de vida do projeto e o plano de gerenciamento das mudanças).

Desta forma, a estrutura do plano do projeto poderá ser, por exemplo:

1. Título do projeto
2. Nome do gerente
3. Nome do patrocinador e/ou cliente
4. Justificativas
5. Objetivos
6. Aspectos gerais do gerenciamento do projeto
7. Ciclo de vida do projeto
8. Gerenciamento do escopo
9. Gerenciamento do cronograma
10. Gerenciamento dos custos
11. Gerenciamento da qualidade
12. Gerenciamento das aquisições
13. Gerenciamento das comunicações
14. Gerenciamento de risco
15. Gerenciamento das partes interessadas
16. Gerenciamento dos recursos
17. Gerenciamento da integração
18. Referências
19. Anexos

Considerações importantes sobre o conteúdo do plano de projeto

Alguns projetos são mais complexos que outros, e portanto, precisam de um plano mais detalhado, que contenha as informações necessárias para orientar o projeto. Mas de modo geral, todo plano de gerenciamento de projetos deve responder as seguintes perguntas: o que é o projeto? Quando ele vai acabar? Qual o seu custo estimado? Como ele será feito? E qual o trabalho necessário para executá-lo?

Nós falamos lá em cima sobre as linhas de base, certo? Bem, são três linhas de base que compõem o plano de gerenciamento do projeto: a linha de base do cronograma, do escopo e dos custos. Cada uma dessas linhas fornece uma projeção inicial (do cronograma, do escopo e dos custos) e devem ser formalizadas no plano e monitoradas durante todo o projeto.

Os passos descritos acima podem ser adaptados, bem como os itens do projeto, afinal, nem todas as etapas precisarão ser executados minuciosamente, dependerá das necessidades do seu plano de projeto.

De qualquer forma, você precisará ter o plano sempre em mãos e consultá-lo para verificar se o cronograma, os custos e as demais áreas de gerenciamento estão sendo executadas de acordo com o previsto, além de disponibilizar esse documento para as partes interessadas.

Tudo isso parece bastante trabalhoso, não é?

Mas e se a gente te contar que o Artia, nosso software de gerenciamento de projetos, pode facilitar tudo isso para você? Com o Artia você pode organizar todo o seu projeto de acordo com as linhas de base formalizadas no plano de gerenciamento, assim é possível comparar o estipulado com o já realizado. Além disso, com o nosso software é possível disponibilizar o plano de projeto para todas as partes interessadas e centralizar o controle e a comunicação do projeto em uma só ferramenta.

Quer saber mais como nós podemos te ajudar? Assista a uma de nossas demonstrações ou entre em contato para falar com um de nossos consultores.

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