Quem acompanha o nosso blog já sabe a importância da tecnologia da informação (TI) para o sucesso de um negócio. Graças a ela, é possível aprimorar a infraestrutura de trabalho e otimizar os resultados obtidos. Os empreendimentos que não utilizam suas funcionalidades estão fadados ao fracasso.
Os avanços das tecnologias acontecem a todo instante. Por mais que você acompanhe constantemente o mercado, você será surpreendido por um lançamento em algum momento. Dessa forma, o uso de novas ferramentas de gestão é um processo a ser praticado por um gerente de TI que deseja se tornar um líder no setor.
Como qualquer tipo de mudanças enfrenta obstáculos a serem superados, é fundamental preparar a equipe e a empresa de maneira correta. Portanto, veja o nosso post de hoje e conheça as melhores dicas para essas situações.
Confira!
Escolha a tecnologia correta
Antes de tomar qualquer atitude, você deve fazer uma análise interna sobre os procedimentos, as práticas e os objetivos do negócio. Esses conceitos são essenciais para auxiliá-lo na escolha de uma ferramenta de gestão.
Optar por uma solução que não fornece aquilo que você necessita é uma péssima ideia e pode colocar em risco o funcionamento das atividades. Por isso, faça uma pesquisa de mercado e encontre um parceiro de trabalho que tenha um produto prático e que facilita o gerenciamento de projetos.
Faça um bom planejamento
Após escolher entre as inúmeras ferramentas de gestão existentes, é necessário criar um planejamento. Determine metas e prazos a serem cumpridos. Caso julgue necessário, crie uma equipe apenas para realizar o processo de transição.
Não se esqueça também de tratar esse período como um projeto — ele deve ser a ligação entre o velho e o novo sistema. Essa dica pode parecer óbvia, mas muitos gerentes acreditam que basta comprar um sistema e sua adaptação acontecerá milagrosamente e sem grandes problemas.
Evite também implementá-lo em equipes que já estão trabalhando com o prazo muito curto em algum projeto. Tentar fazer esse tipo de mudança atrapalha o desempenho de todos e causa mais desgaste do que o necessário.
A implementação em fases pode facilitar o entendimento de todos e a obtenção de resultados positivos. Escolha projetos mais simples e que não são muito relevantes para a estabilidade financeira da empresa.
Por mais que todas essas funções exijam tempo e recursos financeiros, elas garantem o sucesso da implantação da nova ferramenta de gestão e reduzem a probabilidade de erros e falhas.
Mostre os benefícios da ferramenta de gestão
A próxima etapa está relacionada à divulgação da solução escolhida. Informe a todos os colaboradores quais serão as alterações em suas rotinas de trabalho. Seja bem claro e sincero nessa apresentação e esteja preparado para tirar todas as dúvidas que surgirem.
Você pode realizar palestras ou até mesmo divulgar nos meios de comunicação da empresa — como quadros de aviso, e-mails e jornais internos. Revele os procedimentos e métodos de implementação e mostre a importância de cada um nessas etapas.
Os benefícios do software de gestão devem ser ilustrados e apresentados de maneira bem clara. Na maioria dos casos, eles facilitam a execução de processos, reduzem o tempo das atividades e melhoram a vida profissional dos colaboradores.
Deixe bem claro que o uso dessa nova tecnologia não está associado à redução de mão de obra. Infelizmente, essa ideia ainda é muito recorrente em empresas que passam por mudanças.
Desse modo, mostre exemplos de outros empreendimentos que tiveram sucesso em situações parecidas e seja enfático ao demonstrar as vantagens gerenciais e operacionais.
Realize treinamentos
Uma novidade tecnológica exige conhecimentos e técnicas específicas para ser operada. De nada adianta adquirir uma solução moderna e eficiente se a equipe de trabalho não souber utilizá-la, não é mesmo?
Por causa disso, você deve realizar treinamentos para capacitar toda a equipe. Os colaboradores devem aprender todos os procedimentos e conceitos do funcionamento da ferramenta de gestão. Simulações de situações reais também ajudam na melhoria do aprendizado.
Participe dessas práticas e mostre que você está engajado na mudança. Essa atitude mostra que você é ótimo líder e que quer se preparar para tirar dúvidas e solucionar problemas que surgirem no futuro.
Escolha auxiliares internos
Por mais que um gerente de TI seja um profissional bem capacitado e com muito conhecimento, ele não pode se sobrecarregar demasiadamente com funções. Sua rotina de trabalho já exige muito empenho e dedicação normalmente e, assim, toda ajuda é válida na hora de preparar a equipe para usar uma nova ferramenta de gestão.
Por isso, escolha em seu time os colaboradores aqueles que apresentam os melhores resultados e estão mais propensos às mudanças. A curiosidade e as habilidades com tecnologias são sinais de que um trabalhador pode ser um ótimo auxiliar interno.
Eles devem ajudar na divulgação, no preparo e no treinamento do restante dos funcionários, tirando dúvidas e dando suporte enquanto o gerente de TI desempenha outras funções, quando necessário.
Monitore os resultados
Algumas gestões se esquecem da importância do período após a implementação da ferramenta de gestão. Por mais que os processos anteriores tenham ocorrido com tranquilidade e facilidade, ainda podem acontecer imprevistos e problemas.
O monitoramento dos resultados e do desempenho dos colaboradores é uma atividade que deve ser realizada constantemente. Ele garante a fácil solução de problemas e ajudam na identificação de gargalos operacionais e financeiros que atrapalham a performance de todos.
Atualmente, existem várias ferramentas de gestão que geram inúmeros benefícios para um negócio. Essas tecnologias mudaram a maneira como empresas, trabalhadores e fornecedores interagem entre si. Com o uso do sistema correto, é possível sair na frente dos concorrentes e prestar um serviço que supera as exigências do mercado.
Dessa forma, é fundamental fazer uma escolha adequada às suas necessidades e que aumente a produtividade do empreendimento. Todo processo de mudança causa atritos e desgastes entre funcionários e gestores. Por isso, siga as dicas citadas acima e veja os resultados positivos surgirem naturalmente.
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