O controle de projetos consiste no uso de técnicas e ferramentas para acompanhar a execução do projeto e verificar se tudo está de acordo com o previsto. Por ser justamente um aspecto tão importante da gestão de projetos, muitos erros podem ser cometidos, comprometendo o sucesso do seu empreendimento.

 

Para te ajudar a evitar esses equívocos, vamos listar nesse texto os principais erros cometidos para você se preparar e não deixá-los acontecer.

 

Vamos lá!

6 erros comuns de controle de projetos e como evitá-los

1 – Falta de controle do cronograma

O cronograma é uma parte fundamental de um projeto, afinal, todo empreendimento deve ter um um ponto final, e para que esse prazo seja cumprido o cronograma deve ser controlado periodicamente.

 

No entanto, alguns problemas como o surgimento de riscos inesperados ou cliente insatisfeito com as entregas podem aparecer, acarretando em mais trabalhos que não foram programados no início do projeto. Nesse caso, se não houver mecanismos de controle de cronograma eficientes não há como fazer milagre: o projeto vai atrasar.

 

Para evitar o erro: não basta apenas registrar os prazos do projeto e esquecê-los em uma planilha ou em software. O gerente de projetos precisa acompanhar o cronograma do projeto do início ao fim e, para auxiliar no monitoramento das entregas, ele pode estipular marcos que ajudarão a verificar se tudo está dentro do esperado.

2 – Mudanças de escopo não analisadas

Seja por solicitação do cliente ou para corrigir falhas inesperadas: mudanças no escopo de projeto podem acontecer. No entanto, quando essas mudanças não são controladas pelo gerente de projetos certamente problemas vão surgir, como por exemplo: falta de cumprimento dos prazos do cronograma e orçamento inicial ultrapassado.

 

Para evitar o erro: todas as solicitações de mudanças de escopo que surgir devem ser analisadas pelo gerente de projetos (ou por um comitê, dependendo do tamanho do projeto) para avaliar sua viabilidade e calcular todos os impactos do aceite dessas mudanças. Sem um controle adequado o escopo pode se tornar o maior vilão do sucesso do projeto.

3 – Falta de controle das comunicações

Garantir que as partes envolvidas tenham todas as informações do projeto e organizar artefatos para possibilitar essa troca de informações é uma das responsabilidades de um gerente de projetos. Essa pode até parecer uma área simples de ser administrada, no entanto, não controlar o fluxo das comunicações e deixar as partes interessadas sem as informações necessárias é um erro muito comum.

 

Para evitar o erro: é preciso estabelecer um canal único e eficaz para toda a troca de informações entre a equipe do projeto. Um software de gerenciamento de projetos, por exemplo, pode resolver o problema e ainda permite anexar documentação e instruções para a realização do projeto.

4 – Demanda maior que a capacidade

Em equipes que executam vários projetos ao mesmo tempo é muito comum haver erro de controle de demanda vs. capacidade. Significa que o líder da equipe aceita mais projetos do que a equipe tem capacidade de atender, causando um atraso nos prazos e sobrecarregando todos os membros da equipe.

 

Para evitar o erro: o líder da equipe de projetos deve ter um controle das demandas que a equipe de projetos já está executando e antes de aceitar novos empreendimentos é preciso calcular como isso impactará no trabalho da equipe e declinar se exceder a capacidade. Se essa não for uma opção viável, contratar reforços para a equipe é o melhor caminho.

5 – Não contabilizar e qualificar os riscos

Todo projeto possui incertezas, sejam elas grandes ou pequenas, que podem comprometer o sucesso do projeto se não forem contidas. Cabe ao gerente de projetos mapear os riscos ainda no início do projeto, monitorar esses riscos e implementar respostas a eles.

 

No entanto, quando esses riscos não são controlados da maneira correta eles podem surpreender o gerente de projetos e causar danos difíceis de serem reparados.

 

Para evitar o erro: é preciso identificar todos os riscos do projeto e controlá-los (nem que seja em uma planilha), para facilitar o controle de todas as incertezas que podem atingir o projeto. Além disso, o gerente de projetos também deve ficar atendo às condições de gatilho, isto é, sinais que indicam que um risco está prestes a ocorrer.

6 – Falta de controle dos custos

Todo projeto possui um orçamento estipulado que deve ser respeitado durante todo planejamento e execução. Quando o projeto acaba gastando mais do que o previsto muitas complicações podem acontecer, afinal, houve um valor acordado com o patrocinador do projeto e quando esse valor é ultrapassado o gerente de projetos precisa justificar.

 

Para evitar o erro: cabe ao gerente de projetos monitorar todos os custos de forma organizada, computando desde a quantidade de horas trabalhadas pela equipe de projetos até o valor das aquisições para executar o empreendimento e comparar periodicamente com o orçamento total.

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[Bônus] Documentar as lições aprendidas

Quando alguma coisa fugir do controle e dar errado, você deve documentar o que causou esse erro e quais foram os impactos gerados por ele. Assim, em projetos futuros, os mesmos erros podem ser evitados.

 

Por isso, não se esqueça de criar uma lista com todas as lições aprendidas no final de cada projeto, levantando também o que deu certo para ir aprimorando a sua experiência e a sua habilidade no controle de projetos.

 

Nesse texto listamos apenas os principais erros cometidos pela falta de controle, mas muitos outros podem surgir. Por isso, lembre-se de não tratar o controle de projetos como algo pontual, que deve ser feito periodicamente, mas sim como algo que se aplica ao projeto durante toda sua execução.

 

Parece bastante coisa para controlar e analisar, não é? Por isso, se você não tiver alguma ferramenta que te dê suporte durante todo o gerenciamento do projeto, documentando e fornecendo dados reais sobre a execução e o monitoramento, as chances de erros serão ainda maiores.

 

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