Atualizado em 05/02/2023
A rápida evolução das soluções tecnológicas, aliada à crescente complexidade das demandas empresariais, exige uma abordagem cada vez mais estratégica e inovadora na condução de projetos de tecnologia.
Por isso, neste artigo, exploraremos estratégias para enfrentar os desafios contemporâneos com excelência e alcançar resultados reais na gestão de projetos de TI.
O que é gestão de projetos de TI?
A gestão de projetos é um conjunto de processos e técnicas que visam garantir o a boa execução e o sucesso de um projeto. A gestão de projetos de TI é uma subárea disso, que adapta toda essa ideologia à tecnologia da informação, o que inclui projetos de:
- Desenvolvimento de software;
- Implementação de software;
- Atualização de infraestrutura;
- Governança de dados e segurança.
Assim, ela utiliza os mesmos elementos que a gestão de projetos em geral, mas com algumas questões específicas da TI, que levem em consideração a complexidade destes projetos, a rapidez da mudança tecnológica e a necessidade de equipes multidisciplinares.
Então, se você ainda não conhece a fundo os elementos básicos da gestão de projetos, recomendamos que você leia antes nosso guia completo sobre o assunto, porque eles serão a base para entender como a gestão de projetos de TI funciona!
Por que fazer gestão de projetos de TI?
No geral, projetos de TI são mais complexos que outros tipos de projeto porque são extremamente impactados pelas mudanças e avanços tecnológicos. Isso exige mecanismos de controle mais eficazes e respostas mais rápidas, e é aqui que entra a gestão de projetos de TI.
Ao centralizar as informações e investir no gerenciamento, as empresas conseguem:
- Ter maior visibilidade e transparência em relação ao progresso do projeto, o que ajuda as partes interessadas a compreenderem andamento e fazer ajustes quando necessário;
- Identificar e mitigar riscos mais facilmente, o que pode ajudar a reduzir as chances de atraso e custos extras;
- Elevar a produtividade entre as equipes, uma vez que estabeleça canais claros para comunicação e a colaboração.
Agora que você já sabe por que deve gerenciar projetos de TI, vamos ao que interessa? Vamos entender quem faz a gestão de projetos de TI, quais seus principais desafios e como fazê-la na prática!
Quem é responsável pela gestão dos projetos de TI?
Assim como qualquer tipo de projeto, a gestão de projetos de TI precisa de alguém para assumi-la: o gerente de projetos. Este profissional desempenha um papel crucial na condução das iniciativas tecnológicas, pois é ele quem irá coordenar todas as fases, desde o planejamento até a execução.
Dentre suas principais funções destacam-se:
- Estabelecer os objetivos, metas e entregáveis do projeto;
- Criar um plano de ação detalhado, incluindo cronograma, orçamento e recursos necessários;
- Coordenar as atividades da equipe e monitorar o andamento do projeto;
- Identificar e gerenciar os riscos do projeto;
- Manter os stakeholders informados sobre o andamento do projeto;
- Garantir que o projeto seja entregue de acordo com os requisitos de qualidade;
- Finalizar o projeto e documentar as lições aprendidas.
Este é um cargo que exige bastante responsabilidade e tem muitas cobranças, mas é uma área muito promissora também. De acordo com o Glassdoor, o salário base de um gerente de projetos de TI no Brasil fica entre 10 e 20 mil reais, mas a média para a função atinge os R$ 61.154 por mês.
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Principais desafios enfrentados nos projetos de TI
Como trouxemos acima, projetos de TI são complexos. Isso significa que alguns desafios são muito frequentes ao gerenciá-los, dentre os quais se destacam:
Prazos apertados
O cenário tecnológico em constante mudança exige entregas ágeis para se manter competitivo, o que aumenta as demandas por inovação constante em prazos ambiciosos. Isso representa um desafio, porque quando os prazos são apertados, há uma tendência de priorizar a entrega no prazo em detrimento da qualidade.
Isso pode levar a códigos mal escritos, testes inadequados, falhas no sistema e medidas equivocadas de segurança.
Como lidar com este desafio?
Priorizar tarefas, utilizar metodologias ágeis e estabelecer expectativas realistas.
Baixo orçamento
Projetos de TI precisam de tecnologias de ponta que, muitas vezes, consomem grande parte do orçamento. Além disso, as frequentes alterações no escopo também têm alto impacto no consumo orçamentário.
Com esta falta de recursos financeiros, os projetos de TI sofrem com a limitação de recursos essenciais, o que inclui o investimento em ferramentas mais avançadas e até membros para o time.
Como lidar com este desafio?
Identificar áreas de corte de custos, otimizar processos e buscar alternativas econômicas.
Falta de pessoal qualificado
A área de TI é uma das que mais cresce no mercado. Por isso, a demanda por habilidades específicas muitas vezes supera a oferta disponível. Estas lacunas de habilidades podem levar a atrasos, erros e sobrecarga para a equipe existente.
Como lidar com este desafio?
Investir em treinamento, parcerias estratégicas e terceirização.
Falta de empatia entre os departamentos
A TI é vista, por grande parte das empresas, como um setor técnico e isolado. Assim, muitas vezes, há uma falta de compreensão entre os departamentos, que resulta em expectativas irreais e mal-entendidos.
Estes conflitos interdepartamentais prejudicam a colaboração, atrasam decisões e diminuem a qualidade das entregas.
Como lidar com este desafio?
Promover a comunicação aberta, estabelecer canais de colaboração e realizar atividades de integração.
Agora que você já sabe os principais desafios que te esperam, descubra quais passos vão te deixar mais longe deles e mais próximo da excelência.
7 passos para fazer uma gestão de projetos de TI eficiente
A gestão de projetos como um todo considera que exista 5 fases para se elaborar um projeto:
- Iniciação: estabelecer a visão do projeto, identificar necessidades, definir objetivos e realizar análises de viabilidade.
- Planejamento: desenvolver um plano detalhado que inclua escopo, cronograma, orçamento, recursos e estratégias de mitigação de riscos.
- Execução: implementar as atividades do projeto conforme o planejado, alocar recursos e manter uma comunicação eficaz.
- Monitoramento e Controle: acompanhar o progresso do projeto, identificar e gerenciar riscos, implementar mudanças conforme necessário e realizar revisões periódicas.
- Encerramento: formalizar o término do projeto, entregar as entregas, conduzir avaliações de desempenho, documentar lições aprendidas e arquivar informações relevantes.
Essas etapas ocorrem na prática, mas, com a dinamicidade atual, muitas vezes elas se sobrepõem e não são muito claras. Por isso, tenha em mente que todos esses processos farão parte do seu dia a dia, mas há outros elementos que realmente são passos para uma boa gestão de TI.
| Quer saber mais sobre o ciclo de vida de um projeto? Leia: 5 etapas de um projeto
1. Defina um escopo claro para o projeto de TI
O escopo do projeto é o ponto de partida, porque ele define o que será entregue. Isso inclui definir os seguintes elementos:
- Objetivos do projeto: O que deve ser obtido ao final do projeto? Quais são os benefícios e valores esperados?
- Cronograma: Quando o projeto será concluído? Quais são os prazos para cada atividade?
- Responsáveis: Quem realizará cada atividade?
- Priorização: Quais atividades são mais importantes?
- Cerimônias: Quais cerimônias serão realizadas?
Tenha em mente que esses elementos serão o seu guia ao longo de todo o projeto, mas que a TI costuma ser bastante impactada por mudanças. Então, desenvolva algo flexível e esteja aberto a futuras alterações de escopo.
2. Escolha a metodologia mais adequada
Se o primeiro passo é definir o que será feito, o segundo é estabelecer o “como”. As metodologias estabelecem a forma como o gerenciamento de projetos TI será colocado em prática, deixando os processos a serem seguidos mais claros.
Existem diversas metodologias de projetos, mas há uma tendência que projetos de TI adotem metodologias ágeis, por serem mais flexíveis e terem uma resposta rápida a mudanças. Então, considere recursos disponíveis, orçamento, capacidade da equipe e resultados esperados na hora da sua escolha e veja o que faz mais sentido para a sua realidade.
Além disso, é importante entender que cada operação pode exigir uma metodologia diferente. As vezes um projeto de implementação de software pode usar o Scrum enquanto a atualização de infraestrutura siga uma modelo cascata, por exemplo.
| Conheça as principais metodologias de projetos!
3. Crie uma cultura de gestão de riscos
Na TI, mudanças são uma contante, mas muitos dos riscos podem ser identificados e evitados previamente. Por isso, investir no gerenciamento de riscos é um passo essencial para garantir a viabilidade dos projetos de TI.
A gestão de riscos é o processo de identificar e implementar medidas para mitigar os riscos que podem afetar o sucesso do projeto. Então:
- Identifique riscos potenciais e avalie seu impacto e probabilidade;
- Desenvolva estratégias de mitigação para os riscos mais significativos;
- Monitore continuamente e ajuste as estratégias conforme necessário ao longo do projeto.
4. Faça a gestão de mudanças
Se algo imprevisto acontecer, qual será a sua reação? É essa pergunta que a gestão de mudanças irá te responder! Ao estabelecer uma gestão de mudanças, cria-se um processo formal para lidar com mudanças no escopo, cronograma ou requisitos, trazendo mais rapidez nas respostas.
Para isso, prepare as partes interessadas, tanto com habilidades técnicas quanto comportamentais, para que elas saibam lidar com as mudanças, avaliar rapidamente os impactos e agir.
5. Incentive a colaboração e comunicação
Uma das características dos projetos de TI é contar com equipes multidisciplinares, as quais devem estar alinhadas e a par de todo o projeto. É importante criar um ambiente de trabalho colaborativo e incentivar a comunicação entre os times. Assim, considere:
- Utilizar ferramentas de colaboração;
- Realizar reuniões regulares com as partes interessadas;
- Criar um ambiente aberto e transparente;
- Incentivar o feedback e a discussão.
| Leia também: gestão de equipes de alta performance
6. Terceirize demandas
Muitos projetos de TI necessitam de conhecimentos específicos e profissionais especializados em determinado assunto. Nesses casos, considerar a terceirização de alguns serviços pode ser uma maneira de obter esse trabalho com custos reduzidos.
Além disso, a terceirização oferece a vantagem de acesso imediato aos profissionais qualificados nas áreas técnicas, o que antecipa o trabalho e promove agilidade na TI.
7. Conte com ferramentas e softwares avançados
Tecnologia se melhora com tecnologia, certo?
Contar com ferramentas e softwares avançados é uma estratégia inteligente para tornar a gestão dos projetos de TI mais eficiente. Essas tecnologias modernas oferecem funcionalidades avançadas que podem agilizar tarefas, melhorar a precisão e impulsionar a produtividade.
Com um software de gestão de projetos, se tem uma visão global dos projetos, o que ajuda o gestor a planejar todas as etapas e proporcionam insights detalhados, facilitando a tomada de decisões informadas durante o ciclo do projeto.
| Confira: quais as 7 melhores ferramentas de gerenciamento de projetos do mercado
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