Atualizado em 18 de setembro de 2023
Você já se sentiu perdido em meio a tantas tarefas, sem saber por onde começar? Agora, pense nessa mesma situação, só que aplicada para várias pessoas ao mesmo tempo.
É exatamente esse o desafio de coordenar uma equipe, em que é preciso ficar de olho no que cada membro está fazendo, garantir que todos cumpram suas responsabilidades e equilibrar as demandas.
Por isso, ter uma gestão de tarefas para equipes é fundamental para que isso não vire uma dor de cabeça e o fluxo de trabalho se mantenha ativo. Se você quer descobrir como ficar em dia com todas as atividades do seu time, esse texto para você!
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é um conjunto de práticas e estratégias utilizadas para planejar, organizar, acompanhar e controlar as atividades dentro da gestão de projetos.
Isso envolve a definição clara de objetivos, a alocação de recursos apropriados, o estabelecimento de prazos realistas e a supervisão contínua para garantir a conclusão bem-sucedida das tarefas.
Se você quiser saber quais as melhores técnicas para gerenciar tarefas, as melhores ferramentas e os principais indicadores, leia nosso Guia completo sobre a gestão de tarefas!
Agora, vamos nos aprofundar no poder que a gestão de tarefas tem para as equipes, confira!
Qual é a importância da gestão de tarefas para as equipes?
A gestão de tarefas traz muito mais organização para os processos. Assim, ela é uma importante aliada para alcançar resultados com eficiência.
Ela permite que o gestor de projetos tenha uma visão panorâmica do trabalho em andamento, possibilitando a identificação de gargalos, alocação de recursos de forma otimizada e a tomada de decisões mais assertivas.
Além disso, ela possibilita a cada membro do time saber exatamente o que precisa ser feito e permite um trabalho mais focado e produtivo.
Assim, ao investir na gestão de tarefas para equipes, é possível ter:
- Um fluxo de trabalho mais estruturado;
- Um clima organizacional mais colaborativo;
- Aumento na produtividade;
- Redução de erros e retrabalhos;
- Entregas mais eficientes.
Como fazer uma boa gestão de tarefas para equipes?
A base para fazer uma boa gestão de tarefas é PRIORIZAR, DELEGAR E CONTROLAR as atividades.
Antes de tudo, a equipe deve discutir quais tarefas são mais importantes e urgentes para o projeto, de forma a saber qual a ordem de prioridade para concentrar os esforços.
Depois disso, vem a delegação, em que o gerente do projeto deve distribuir as tarefas entre os membros da equipe com base em suas habilidades e experiências. Aqui, é importante que cada pessoa tenha clareza sobre quais são suas responsabilidades de entrega.
Por fim, como terceiro elemento da gestão de tarefas entra o controle. Aqui é momento de monitorar o progresso das tarefas e realizar ajustes necessários para garantir que o projeto esteja no caminho certo.
Agora que você já sabe a base de como a gestão de tarefas funciona, que tal ver o passo a passo para fazê-la na prática?
5 passos para fazer uma boa gestão de tarefas para equipes
1. Conheça claramente as tarefas do projeto
O primeiro passo para uma boa gestão de tarefas é definir as tarefas de forma clara e objetiva. Cada tarefa deve ter uma descrição detalhada que inclua o objetivo, o escopo e os resultados esperados.
Isso ajuda a equipe a entender exatamente o que precisa ser feito e evita confusões ou mal-entendidos durante a execução do projeto.
2. Organize as tarefas por ordem de prioridade
Definir uma ordem adequada para a realização das atividades garante que a equipe trabalhe nas tarefas mais críticas para o sucesso do projeto. Assim, fica mais fácil manter o projeto dentro do prazo e orçamento estipulados.
| Leia também: matriz de priorização em projetos
3. Atribua responsabilidades
Depois de saber exatamente quais tarefas devem ser feitas, é importante atribuir responsabilidades a cada uma delas.
Cada pessoa da equipe deve ter uma função clara e definida em relação às tarefas, pois isso evita a duplicidade de esforços e conflitos. Além disso, ao atribuir quem será responsável pelas atividades, o gerente também sabe a quem cobrar caso haja desvios no planejamento.
4. Atribua prazos
Outro ponto importante para que as tarefas ocorram da melhor maneira é definir datas de entregas específicas. Ao se ter um cronograma, é possível compreender a disponibilidade dos membros da equipe e garantir que as tarefas sejam concluídas no tempo certo.
Quer aprender a construir um cronograma de projetos que toda a equipe consiga acompanhar? Baixe nosso e-book e aprenda!
5. Estabeleça uma comunicação ativa
O quinto passo para uma gestão de tarefas eficiente é manter uma comunicação ativa, afinal, é ela que garantirá que toda a equipe esteja na mesma página.
Assim, é muito importante que haja atualizações regulares sobre o andamento e que os membros do time sempre estejam informados acerca de problemas, desafios e mudanças que possam ocorrer no projeto.
Dica! Utilize ferramentas de gestão de tarefas
A gestão de tarefas pode ser realizada de diversas formas, desde manualmente até em planilhas do Excel. Mas, na prática, a maneira mais eficaz para ter uma boa gestão de tarefas para equipes é contar com ferramentas específicas para isso.
Por isso, muitas equipes optam por utilizar os softwares de gestão! Essas ferramentas permitem que a equipe atribua tarefas, estabeleça prazos, monitore o progresso e compartilhe arquivos e informações importantes, tudo em um só lugar.
Quer entender melhor como essas ferramentas podem te ajudar? Veja quais as vantagens de utilizar uma ferramenta para a gestão de tarefas:
Vantagens de utilizar uma ferramenta para gestão de tarefas em equipes
Quando se trata de otimizar a eficiência e produtividade da sua equipe, uma ferramenta de gestão de tarefas pode ser um grande diferencial para seu fluxo de trabalho. Com ela você consegue:
Centralizar as informações
As ferramentas de gestão de tarefas trazem todas as informações relevantes de forma acessível para a equipe. Isso significa deixar de lado inúmeras planilhas e dados espalhados em caixas de e-mail desorganizadas, tendo todos os detalhes sobre tarefas, prazos e status em um só lugar.
Todos do time na mesma página
As ferramentas de gestão de tarefas criam um espaço virtual em que as tarefas são compartilhadas e atualizadas em tempo real. Assim, a equipe consegue visualizar quem está responsável por cada uma e quais tarefas estão interconectadas.
Isso elimina a sobreposição de esforços, permite que os colaboradores se antecipem a possíveis problemas e promove uma abordagem mais colaborativa.
Funcionalidades de colaboração
As melhores ferramentas de gestão de tarefas permitem que a equipe trabalhe como uma unidade coesa, maximizando a eficiência e a qualidade dos resultados finais.
Monitoramento embasado em dados
O que não é medido, não pode ser melhorado, certo? Com uma ferramenta de gestão, você pode acompanhar o tempo gasto em cada tarefa, identificar padrões de atrasos, analisar métricas de produtividade e muito mais.
Esses dados não apenas permitem uma visão precisa do progresso, mas também fornecem insights valiosos para otimizar o fluxo de trabalho, identificar gargalos e tomar decisões fundamentadas.
Essas ferramentas são verdadeiras aliadas, não é? Mas, com tantas opções no mercado, é preciso saber escolher a ideal para o seu negócio.
| Leia também: como escolher o melhor software de gestão de tarefas?
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Conheça o artia
Quando se trata de excelência de gestão, o artia se destaca como uma das opções mais abrangentes e eficazes do mercado. Com um robusto pacote funcional, a plataforma permite que a equipe crie projetos, defina tarefas e prazos, delegue responsabilidades e acompanhe o progresso das tarefas em tempo real.
Alguns de seus recursos são:
- Gráfico de Gantt: visualize a linha do tempo do projeto em um formato claro e estruturado, permitindo que a equipe entenda o sequenciamento das tarefas e as interligações entre elas.
- Kanban: organize as tarefas em colunas de acordo com seu status, proporcionando uma visão visual e simplificada do fluxo de trabalho.
- Chat integrado: facilite a comunicação em tempo real entre os membros da equipe, eliminando a necessidade de trocar mensagens em plataformas externas.
- Compartilhamento de documentos: centralize os recursos relevantes e garanta que todos os membros tenham acesso às informações necessárias.
- Comentários: insira comentários e atualizações diretamente nas tarefas, promovendo a colaboração e mantendo um registro claro das discussões.
E sabe o melhor? O artia é uma solução 100% nacional, o que traz suporte e treinamentos em português. Assim, sua equipe terá toda a ajuda que precisa para utilizar o sistema da forma certa!
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