Gestão de tarefas para equipes: a chave para projetos de alta performance

Quando as tarefas são gerenciadas de maneira eficiente, a equipe é capaz de trabalhar de forma mais organizada, cumprir prazos e entregar resultados com alta qualidade.  

Pensando nisso, neste texto, vamos te mostrar como a gestão de tarefas para equipes pode ser feita de forma eficaz através da delegação, priorização e controle das tarefas. Confira!

Por que é importante investir na gestão de tarefas para equipes?

A gestão de tarefas define, distribui e controla as atividades realizadas por uma equipe, o que possibilita a cada membro do time saber exatamente o que precisa ser feito e permite um trabalho mais focado e produtivo. 

Ter uma gestão de tarefas estruturada ajuda a ter entregas dentro do prazo e com mais qualidade, sendo um importante elemento para ter projetos bem-sucedidos.  

Assim, ao investir na gestão de tarefas para equipes, é possível ter:  

• Um fluxo de trabalho mais estruturado;  
• Um clima organizacional mais colaborativo; 
• Aumento na produtividade;
• Redução de erros e retrabalhos; 
• Entregas mais eficientes.

Os 3 pilares da gestão de projetos

Há três elementos essenciais para que exista a gestão de tarefas:  

O primeiro pilar para uma boa gestão de tarefas é a priorização. A equipe deve discutir quais tarefas são mais importantes e urgentes para o projeto, de forma a concentrar esforços nessas tarefas primeiro e definir prazos para concluí-las. 

Depois disso, vem a delegação, em que o gerente do projeto deve distribuir as tarefas entre os membros da equipe com base em suas habilidades e experiências. Aqui, é importante que cada pessoa tenha clareza sobre quais são suas responsabilidades de entrega. 

E, por fim, como terceiro elemento da gestão de tarefas temos o controle das tarefas. Este pilar se refere ao monitoramento do progresso das tarefas e ajustes necessários para garantir que o projeto esteja no caminho certo. 

| Leia também: controle prazos e responsáveis com o calendário de equipe 

Agora que você já sabe a base de como a gestão de tarefas funciona, que tal ver o passo a passo para fazê-la na prática?

5 passos para desenvolver uma gestão de tarefas para equipes

1. Conheça claramente as tarefas do projeto

O primeiro passo para uma boa gestão de tarefas é definir as tarefas de forma clara e objetiva. Cada tarefa deve ter uma descrição detalhada que inclua o objetivo, o escopo e os resultados esperados.  

Isso ajuda a equipe a entender exatamente o que precisa ser feito e evita confusões ou mal-entendidos durante a execução do projeto. 

2. Organize as tarefas por ordem de prioridade

Definir uma ordem adequada para a realização das atividades garante que a equipe trabalhe nas tarefas mais críticas para o sucesso do projeto. Assim, fica mais fácil manter o projeto dentro do prazo e orçamento estipulados.  

| Leia também: matriz de priorização em projetos 

Dica! Utilize uma matriz de gestão de tempo 

A matriz de gestão de tempo é uma das ferramentas mais eficazes para priorizar as tarefas, porque ela as organiza de forma visual e que facilita o entendimento da importância de cada uma delas.  

Esta matriz divide as tarefas em quatro quadrantes, com base na urgência: 

• Tarefas importantes e urgentes devem ser realizadas imediatamente; 
• Tarefas importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas e agendadas para o futuro; 

• Tarefas urgentes, mas não importantes, devem ser delegadas;  
• Tarefas não importantes e não urgentes devem ser eliminadas. 

3. Atribua responsabilidades

Depois de saber exatamente quais tarefas devem ser feitas, é importante atribuir responsabilidades a cada uma delas.  

Cada pessoa da equipe deve ter uma função clara e definida em relação às tarefas, pois isso evita a duplicidade de esforços e conflitos. Além disso, ao atribuir quem será responsável pelas atividades, o gerente também sabe a quem cobrar caso haja desvios no planejamento.  

4. Atribua prazos

Outro ponto importante para que as tarefas ocorram da melhor maneira é definir datas de entregas específicas. Ao se ter um cronograma, é possível compreender a disponibilidade dos membros da equipe e garantir que as tarefas sejam concluídas no tempo certo. 

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5. Estabeleça uma comunicação ativa

O quinto passo para uma gestão de tarefas eficiente é manter uma comunicação ativa, afinal, é ela que garantirá que toda a equipe esteja na mesma página.  

Assim, é muito importante que haja atualizações regulares sobre o andamento e que os membros do time sempre estejam informados acerca de problemas, desafios e mudanças que possam ocorrer no projeto.  

Dica! Utilize ferramentas de gestão de tarefas 

A gestão de tarefas pode ser realizada de diversas formas, desde manualmente até planilhas no Excel. Mas, na prática, a maneira mais eficaz para ter uma boa gestão de tarefas para equipes é contar com ferramentas específicas para isso.  

Por isso, muitas equipes optam por utilizar os softwares de gestão! Essas ferramentas permitem que a equipe atribua tarefas, estabeleça prazos, monitore o progresso e compartilhe arquivos e informações importantes, tudo em um só lugar. 

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O artia é um dos softwares de gestão de projetos mais completos do mercado. Com uma interface intuitiva e personalizável, ele permite que a equipe crie projetos, defina tarefas e prazos, delegue responsabilidades e acompanhe o progresso das tarefas em tempo real.  

Além disso, esta ferramenta também oferece importantes recursos para o planejamento e acompanhamento das tarefas do projeto. Os membros da equipe conseguem atualizar o status de suas tarefas e atribuir um nível de conclusão, o que ajuda a manter os envolvidos sempre atualizados sobre o progresso do projeto. 

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