Segundo dados do Sebrae, no Brasil há 6,4 milhões de estabelecimentos. Desses, 99% são micro e pequenas empresas. Apesar de terem tanto impacto na economia do país, a maioria dessas empresas ainda não encara suas atividades e entregas como projetos, por isso é muito necessário falarmos sobre a gestão de projetos para pequenas empresas.

Nesse texto vamos aprender algumas dicas de como fazer gestão de projetos em pequenas empresas e quais métodos e ferramentas utilizar!

Antes de continuarmos, se você ainda tiver alguma dúvida sobre projetos e gerenciamento de projetos, leia nosso post com TUDO que você precisa saber sobre Gestão de Projetos.

Dicas de como fazer gestão de projetos para pequenas empresas

Para te ajudar a fazer gestão de projetos na sua empresa de pequeno porte, separamos algumas dicas que podem te ajudar. Acompanhe:

Seja ágil

Pequenas empresas costumam ter menos colaboradores e projetos de menor complexidade, por isso é possível fazer uma gestão de projetos mais ágil, sem gastar muito tempo com o planejamento, mas sim com a execução. Essa agilidade auxilia as empresas a não gastarem uma quantidade de dinheiro tão elevada com horas de trabalho de colaboradores e a não perderem prazos, pois qualquer projeto atrasado gera um impacto muito grande para o pequeno negócio.

Divida um projeto em pequenas entregas

Algumas pequenas empresas se assustam com a complexidade dos projetos que precisam executar, por isso muitas vezes o melhor caminho é dividir o projeto em pequenas entregas, para que as tarefas sejam mais fáceis de compreender por todas as partes. Além de auxiliar na organização, essa divisão também auxilia o gerente a fazer o gerenciamento do projeto.

Melhore a comunicação

O planejamento e a execução de um projeto exigem comunicação constante entre todas as partes envolvidas, por isso é muito importante estabelecer um canal de comunicação único, em que todos poderão trocar informações.

Treine colaboradores

Para começar a implantar uma cultura de gestão de projetos, é preciso treinar os colaboradores. Essa prática se faz necessária tanto para o início dessa nova cultura, quanto para a implantação de ferramentas e metodologias, conforme vamos ver mais à frente!

De olho nos custos

Como te contamos anteriormente, é preciso priorizar algumas etapas da gestão de projetos em detrimento de outras, justamente observando a gestão de custos nas pequenas empresas. Qualquer gasto desnecessário pode gerar um grande prejuízo para o pequeno negócio. Por isso, elabore um teto de gastos e divida as tarefas entre os colaboradores de modo a equilibrar os custos.

Além dessas dicas para fazer gestão de projetos em pequenas empresas, separamos também alguns dos principais métodos que podem ser aplicados no pequeno negócio. Descubra quais são:

Métodos para fazer gestão de projetos em pequenas empresas

O mundo da gestão de projetos é composto de alguns métodos. Esses métodos nada mais são do que modelos que visam auxiliar os recursos e os gestores no planejamento e execução do projeto.

Não é obrigatoriamente necessário seguir um método, no entanto, costuma ser mais fácil dessa forma, já que eles orientam os gestores a fazerem de um modo já testado e comprovado.

Para te ajudar listamos abaixo algumas metodologias de gestão de projetos que você pode usar na sua pequena empresa:

PRINCE2

Trata-se de uma metodologia de gestão de projetos baseada em um gerenciamento genérico em Ambientes Controlados.

Ele divide o gerenciamento de projetos em quatro elementos:

  • Princípios (orientações que determinam que o projeto será executado de acordo com a metodologia).
  • Temas (aspectos que devem ser tratados ao longo do gerenciamento de projetos).
  • Processos (processos que acontecem dentro do gerenciamento para execução do projeto)
  • Adequação do ambiente do projeto (adequa a metodologia ao contexto do projeto).

As vantagens de utilizar o PRINCE2 consistem em: contar com uma metodologia que permite a comunicação em comum entre todos, possibilidade de acompanhamento integral do projeto, tem poucas técnicas e não comporta mudanças de ideia durante a execução do projeto, o que o torna ideal para empresas de pequeno porte cujos projetos não têm uma complexidade tão grande e estão menos sujeitos à mudança de escopo.

PMBOK

O PMBOK® é um guia de boas práticas para gestão de projetos. Ele divide o gerenciamento em dez áreas do conhecimento:

• Escopo.
• Cronograma.
• Custo.
• Qualidade.
• Recursos.
• Comunicação.
• Riscos.
• Aquisições.
• Partes interessadas.
• Integração.

O PMBOK é uma metodologia mais tradicional e, portanto, também não é ágil o bastante para comportar mudanças de escopo durante a execução do projeto.

Também é preciso analisar cada projeto antes de aplicar o PMBOK. Não são todos os projetos que terão necessidade de gerenciamento entre todas essas áreas do conhecimento, principalmente os de baixa complexidade, por isso é preciso escolher entre as mais necessárias.

As vantagens de utilizar o PMBOK consistem em: melhorar o fluxo de comunicação, otimizar custos e utilização de recursos e controlar todas as partes do projeto com eficácia.

Scrum

Scrum é uma metodologia ágil para gestão de projetos. Ela consiste em dividir o projeto em pequenos sprints (um conjunto de atividades que deve ser executado).

Cada projeto também possui um backlog, uma lista de tudo que precisa ser desenvolvido para que ele chegue ao seu resultado.

As vantagens de uso do Scrum consistem em permitir mudanças durante a execução do projeto. Ele permite iniciar um projeto inclusive sem nem mesmo saber como será o seu resultado.

Kanban

Kanban é outro método de gestão ágil. Um kanban nada mais é do que um quadro com três colunas: fazer, fazendo e feito.

Esse método é simples e ideal para equipes menores e com menos maturidade para uma metodologia mais sofisticada. O foco do Kanban está no gerenciamento de tarefas para se chegar ao resultado do projeto.

Como pudemos ver, há muitas metodologias para gestão de projetos. No entanto, para o gerenciamento de projetos funcionar totalmente é preciso também utilizar as melhores ferramentas.

Como escolher ferramentas para a gestão de projetos em pequenas empresas

Para te ajudar a escolher uma ferramenta para gestão de projetos, separamos uma lista de aspectos que você deve observar na hora de escolher a melhor ferramenta para gerenciar os projetos da sua pequena empresa. Confira:

Nem muito complexo, nem muito simples

Muitos softwares de gestão de projetos têm funcionalidades muito complexas, que podem mais atrapalhar do que ajudar a sua empresa. Em contrapartida, algumas ferramentas possuem poucas funcionalidades e você provavelmente sentirá falta de alguma coisa. Por isso, escolha uma ferramenta que se adeque às suas necessidades na medida certa, nem muito complexo, nem muito simples.

Escolha uma empresa com experiência em Gestão de Projetos

Se a sua empresa vai iniciar nesse mundo da gestão de projetos, vocês certamente precisarão de ajuda. Por isso, escolha uma ferramenta oferecida por uma empresa com experiência em gestão de projetos, que consiga ajudar vocês a implantar e fazer um gerenciamento eficaz.

Ferramenta deve facilitar a comunicação online

Lembra que falamos pra você lá no início sobre como a comunicação é importante para gerenciar um projeto em pequenas empresa? Então escolha uma ferramenta que possibilite uma comunicação online muito mais ágil e centralizada, assim você poderá controlar tudo que está sendo discutido e interferir quando for necessário. Além disso, uma ferramenta com suporte para comunicação online pode facilitar no compartilhamento de ideias e arquivos.

Cronograma online

Não importa o tamanho do projeto ou da empresa: sempre será preciso elaborar um cronograma para dividir as tarefas que serão executadas em função de um tempo. Um cronograma permitirá a organização da equipe e a possibilidade de visualização das entregas pelo gerente de projetos. Por isso, escolha uma ferramenta online com suporte para inserir um cronograma e fazer o seu gerenciamento.

Para você saber ainda mais sobre esse assunto, recomendamos a leitura do post Gerenciamento de Projetos: como escolher a ferramenta na medida certa.

Esperamos que nossas dicas ajudem você a fazer um bom gerenciamento de projetos na sua pequena empresa. O Artia possui vasta experiência na gestão de projetos de pequenas, médias e grandes empresas. Se você tiver qualquer dúvida sobre o assunto, não hesite em nos contatar!