As três principais restrições de um projeto são tempo, custo e escopo. Ou seja, investir no gerenciamento destes fatores é investir no sucesso do seu empreendimento!
Por isso, neste artigo, reunimos 21 estratégias que vão te ajudar a dominar o tempo dos seus projetos e proporcionar um ambiente de trabalho mais produtivo.
Neste artigo você vai aprender:
O que é a gestão do tempo?
A gestão do tempo é o processo de planejar e controlar como você gasta seu tempo em atividades específicas para maximizar sua eficiência e produtividade. Isso envolve:
- Planejar objetivos, prioridades e prazos;
- Organizar as tarefas e gerenciá-las de forma eficiente;
- Priorizar aquilo que é mais importante;
- Eliminar distrações;
- Manter o foco em uma tarefa por vez;
- Acompanhar seu progresso e fazer ajustes conforme necessário.
Uma boa gestão do tempo pode ajudar a reduzir o estresse, aumentar a produtividade e melhorar os resultados organizacionais.
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21 estratégias para fazer uma gestão do tempo eficaz
01. Faça um planejamento a curto, médio e longo prazo
O planejamento estratégico é o primeiro passo para qualquer gestão bem-feita. Através dele, tem-se uma visão panorâmica do negócio, com definição de objetivos, estratégias e ações a serem implementadas.
Ao dividir esse planejamento em diferentes períodos temporais, é possível direcionar os esforços de forma mais eficaz e desenvolver cronogramas mais precisos, que sigam uma lógica clara e que faça sentido.
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02. Defina metas SMART
As metas SMART são uma forma de definir objetivos específicos (S), mensuráveis (M), alcançáveis (A), relevantes (R) e com um prazo definido (T).
Utilizar esse tipo de meta é muito importante para a gestão do tempo, porque elas tornam os objetivos mais palpáveis e facilitam o entendimento sobre o que precisa ser feito. Assim, elas ajudam a garantir que seu tempo seja dedicado às atividades que realmente importam para alcançar seus objetivos.
03. Crie listas de tarefas
Criar listas de tarefas é uma forma prática de organizar as atividades diárias e garantir que você não se esqueça de nada importante. Além disso, com elas, é mais fácil visualizar as urgências e compreender quais as prioridades em cada momento.
DICA!
Seja específico sobre o que precisa ser feito e evite listas genéricas. Por exemplo, em vez de escrever “planejar o projeto X” liste: “escrever o escopo do projeto”, “planejar os prazos de entrega” e “identificar os recursos necessários”.
04. Crie checklists diárias
Além de listar as atividades, é importante criar listas ainda mais específicas com aquilo que precisa ser finalizado naquele dia.
Ao marcar cada tarefa conforme é concluída, as checklists diárias proporcionam uma sensação de realização progressiva, o que pode aumentar a motivação e aumentar a produtividade.
DICA!
Planeje a checklist ao final do expediente do dia anterior. Listar as tarefas que precisam ser realizadas – incluindo compromissos, ligações e e-mails para responder – com antecedência, faz com que você inicie seu dia de trabalho com mais foco e tenha uma sensação maior de controle sobre o tempo.
Lembrando que você pode revisar essa lista e atualizá-la se necessário.
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05. Priorize as tarefas com base na importância e urgência.
Parte da gestão do tempo eficaz é entender que nem sempre haverá tempo para fazer tudo o que é preciso. Por isso, aprenda a priorizar.
Tarefas importantes são aquelas que contribuem significativamente para os objetivos de longo prazo, enquanto tarefas urgentes são aquelas que têm prazos iminentes ou consequências imediatas se não forem realizadas. Então, avalie as atividades com base nesses critérios e faça um balanço do que trará menos impacto negativo se for atrasado.
06. Utilize a matriz de Eisenhower
Organizar as tarefas de acordo com a importância e a urgência é crucial para otimizar o tempo e a matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz de priorização, é a ferramenta certa para fazer isso.
Baseada nos critérios de “importância” e “urgência”, ela categoriza as tarefas em quatro quadrantes:
- Importante e Urgente: tarefas que demandam atenção imediata e precisam ser feitas o mais rápido possível.
- Importante, mas não Urgente: tarefas que são importantes para os objetivos de longo prazo, mas que não têm uma pressão imediata. Reserve tempo para planejar e executar essas tarefas com antecedência.
- Urgente, mas não Importante: tarefas que exigem atenção imediata, mas que não contribuem significativamente para os objetivos de longo prazo. Tente delegar essa demanda para outras pessoas.
- Não Importante e Não Urgente: tarefas que não são essenciais e devem ser eliminadas da lista dos projetos, porque podem ser distrativas e consumir energia desnecessária.
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07. Separe tempo para as tarefas rotineiras
Embora as tarefas rotineiras possam parecer menos urgentes ou importantes em comparação com outras atividades, negligenciá-las pode levar a atrasos, acumulação de trabalho e até mesmo interrupções indesejadas. Então, separe um tempo do dia para responder e-mails, fazer ligações de acompanhamento, atualizar documentos ou relatórios, entre outros.
Reservar tempo específico na agenda para questões de rotina auxilia a evitar que elas se acumulem e se tornem um estresse, tornando o fluxo de trabalho mais equilibrado e previsível.
08. Use a técnica 1-3-5
A técnica 1-3-5 é uma abordagem simples para evitar sobrecarregas quando se tem uma lista extensa de tarefas. Ela propõe a divisão das tarefas diárias da seguinte forma:
- Escolha 1 tarefa grande, que exige mais tempo e esforço, para realizar ao longo do dia.
- Selecione 3 tarefas de média importância, aquelas que são menos complexas, mas ainda são significativas para seus objetivos.
- Identifique 5 tarefas mais simples que podem ser realizadas rapidamente.
Ao usar a técnica 1-3-5, você estabelece um conjunto claro e gerenciável de tarefas para o dia, equilibrando as demandas e mantendo o foco nas prioridades.
09. Evite fazer multitarefas
Muitas pessoas acreditam que realizar várias tarefas simultaneamente aumenta a eficiência, mas na realidade, o efeito é o oposto. Uma pesquisa feita pelo psicólogo e cientista Gerald Weinberg no livro Quality Software Management, aponta que fazer duas coisas simultaneamente reduz 20% do desempenho aplicado nas tarefas.
Além disso, dividir a atenção entre várias atividades, geralmente leva a erros, retrabalho e uma sensação de sobrecarga mental, além de prolongar o tempo necessário para concluir cada uma delas. Por isso, foque em terminar uma coisa de cada vez, com qualidade e dedicação.
10. Delegue tarefas
A sobrecarga de tarefas é um vilão da produtividade. Ao delegar atividades para membros da equipe ou colaboradores qualificados é possível aproveitar os pontos fortes individuais e ter mais tempo para se concentrar em atividades que exigem sua atenção prioritária.
11. Aprenda a dizer não
Muitas vezes, somos solicitados a assumir compromissos adicionais, participar de reuniões ou realizar tarefas que não estão alinhadas com nossas prioridades. Dizer não de forma educada e assertiva é uma prática essencial da boa gestão do tempo.
Negar-se a pedidos indevidos ou que sobrecarregam sua agenda não é egoísmo, mas sim uma forma de autocuidado e respeito por si mesmo.
12. Estabeleça limites de tempo
Dentro de um extenso cronograma, saber claramente as datas de cada entrega, reduz a sensação de estar sempre correndo contra o relógio, porque todas as atividades serão feitas, mas cada uma a seu tempo.
Assim, estabelecer limites de tempo ajuda as equipes a trabalhar de forma mais eficiente e a evitar procrastinação, trazendo uma pressão saudável para o cumprimento dos prazos.
13. Utilize a técnica Pomodoro
Fazer pausas regulares promove o descanso e a recuperação, o que é essencial para manter um desempenho consistente ao longo do dia. Para isso, uma das técnicas mais utilizadas na gestão do tempo é o Pomodoro.
Essa técnica envolve dividir o tempo de trabalho em períodos de trabalho focado, geralmente de 25 minutos, seguidos por breves intervalos de descanso, que geralmente duram 5 minutos.
Esses intervalos curtos permitem que os indivíduos relaxem, se movimentem e recarreguem suas energias, preparando-se para retomar o trabalho com mais concentração.
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14. Mapeie o que prejudica seu tempo
Além de buscar alternativas que melhorem a gestão do tempo e aumentem a produtividade, é fundamental também identificar aquilo que te impede de cumprir os prazos e alcançar os objetivos de forma eficiente.
24% das pessoas apontam que a interrupção por colegas do escritório é a causa da improdutividade, enquanto, para outros 22%, a causa principal é a quantidade insuficiente de pausas longe do computador.
Fonte: onepull
Para mapear o que prejudica seu tempo, comece observando suas rotinas diárias e identifique padrões de comportamento, como procrastinação, multitarefa excessiva, falta de priorização, interrupções frequentes, reuniões desnecessárias ou tarefas mal planejadas.
Ao identificar o que prejudica seu tempo, tome medidas para mitigar esses fatores e melhorar sua eficiência.
DICA!
Preste atenção também em hábitos pessoais que podem estar prejudicando sua produtividade, como distrações causadas por redes sociais, e-mails excessivos, uso excessivo do celular ou falta de organização pessoal.
15. Utilize bloqueadores de distrações e aplicativos de foco
Bloqueadores de distrações são aplicativos ou extensões de navegador que bloqueiam temporariamente sites, aplicativos ou redes sociais que podem te distrair durante o trabalho. Ao eliminar essas distrações digitais, reduz-se desvios no trabalho e aumenta a capacidade de concentração nas tarefas importantes.
Alguns exemplos de aplicativos são:
- Forest: neste aplicativo, você planta uma semente virtual e, conforme se concentra em sua tarefa, a semente cresce até se tornar uma árvore. Se você sair do aplicativo antes do tempo determinado, a árvore morre, incentivando a permanecer focado.
- RescueTime: este aplicativo rastreia quanto tempo você passa em diferentes aplicativos e sites, fornecendo dados sobre seus hábitos de uso do computador.
- Freedom: bloqueie sites e aplicativos que podem distraí-lo durante o horário de trabalho.
16. Tenha cuidado com reuniões
Reuniões são essenciais em qualquer modelo de trabalho e podem, inclusive, ser grandes aliadas da gestão do tempo. Porém, em excesso, elas podem ser ineficazes e improdutivas, consumindo tempo e gerando frustração aos participantes.
65% dos gerentes seniores admitem que fazem reuniões desnecessárias e que atrapalham a conclusão de outros trabalhos.
Fonte: SurveyMonkey
Então, antes de agendar reuniões, avalie se é realmente necessário e se existe outra forma de comunicação mais eficaz, como um e-mail ou chamada telefônica. Além disso, planeje as reuniões com antecedência para otimizar o tempo, definindo uma agenda detalhada com os tópicos a serem discutidos e o tempo alocado para cada um.
17. Aplique o método Eat the Frog
Se você luta contra a procrastinação e sente que as tarefas mais importantes sempre ficam para trás, o método Eat the Frog (Coma o Sapo, em português) pode ser a saída para sua gestão do tempo.
O nome vem de um provérbio que diz que, se a primeira coisa que você fizer de manhã for comer um sapo vivo, então o resto do dia parecerá mais fácil. Assim, a essência desse método é identificar a tarefa mais desafiadora e importante do dia – o “sapo” – e realizá-la logo no início da manhã. Ao enfrentar essa tarefa difícil primeiro, você se sente vitorioso e ganha impulsiona sua produtividade ao longo do dia.
18. Seja flexível
Imprevistos são inevitáveis, por isso, ter flexibilidade é indispensável na gestão do tempo. Aprender a ajustar os planos e prioridades quando necessário, sem se frustrar ou perder o controle da situação, ajuda a enfrentar os problemas com resiliência e assertividade.
55% dos funcionários apresentam melhor desempenho quando tem mais flexibilidade em relação à onde, quando e com quem trabalham.
Fonte: Gartner
Mas, atenção! Ser flexível na gestão do tempo não significa abandonar completamente o planejamento, mas sim estar aberto e pronto para adaptar as demandas às constantes mudança do ambiente de trabalho e da vida pessoal.
19. Use o Princípio de Pareto e comece com o essencial
O Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, sugere que aproximadamente 80% dos resultados são gerados por apenas 20% das ações.
Embora a proporção 80/20 nem sempre seja precisa, ele destaca a importância de identificar os poucos fatores que causam a maior parte do impacto. Assim, no contexto da gestão do tempo, esse princípio pode ser aplicado para identificar as atividades mais significativas e focar nelas para maximizar a eficiência.
20. Priorize a inteligência emocional
Boa parte das dicas que trouxemos aqui envolvem a capacidade de organização, análise e planejamento. E, para que isso tudo funcione, é preciso ter motivação no trabalho, coisa que não acontece sem a inteligência emocional.
Por isso, saber lidar com suas próprias emoções e ter habilidades interpessoais é fundamental. Priorizar a inteligência emocional na gestão do tempo não apenas melhora a eficiência e produtividade, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais colaborativo e motivador.
21. Utilize um software de gestão do tempo
Utilizar tecnologias para comunicação e controle de tarefas pode aumentar a produtividade média dos trabalhadores em até 25%.
Fonte: McKinsey
A tecnologia sempre é uma grande aliada, pois permite fazer muito mais em menos tempo. Os softwares de gestão do tempo trazem uma variedade de funcionalidades para gerenciar as tarefas, organizar a agenda, monitorar o gasto de tempo e até identificar pontos de melhoria.
Alguns exemplos populares de softwares incluem o Google Agenda, Todoist, artia, Trello, entre outros. Ao encontrar o software que melhor se adapta às suas necessidades e preferências, você pode melhorar significativamente a visibilidade das tarefas e realizá-las de forma mais eficiente.
BÔNUS! Conte com o artia para melhorar a gestão do tempo em projetos
Otimizar o tempo, aumentar a produtividade e reduzir o estresse são fatores que todo mundo busca para alcançar seus objetivos com mais eficiência. Por isso, trouxemos 21 estratégias muito eficazes e que permitem melhorar esses pontos.
Mas, para te ajudar ainda mais nessa jornada, trouxemos um bônus: conte com o artia!
O artia é um software de gestão de projetos completo que te oferece ferramentas poderosas para otimizar o tempo e aumentar a produtividade. Com ele, você pode:
- Criar listas de tarefas;
- Definir prazos de forma clara;
- Atribuir responsabilidades;
- Acompanhar o progresso dos projetos;
- Monitorar quanto tempo é gasto em cada tarefa, projeto ou atividade;
- Compartilhar calendários e arquivos entre a equipe;
- Criar modelos para automatizar tarefas repetitivas;
- Muito mais!
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