Como fazer um gerenciamento de projetos mais assertivo

Ser um gerente de projetos não é tarefa fácil. Acompanhar o andamento dos projetos, mensurar o tempo de entrega e gerenciar as equipes exige muita organização e conhecimento. Por isso separamos algumas dicas para que você consiga fazer um gerenciamento de projetos melhor e mais assertivo. Siga lendo o post para descobrir quais são!

Como fazer um bom gerenciamento de projetos?

Aperfeiçoe seus conhecimentos

O gerente de projetos é o profissional responsável por manter os projetos em ordem, planejando e organizando as etapas de um projeto para que ele seja executado dentro do esperado. Sendo assim, é imprescindível que o gerente de projetos tenha conhecimento sobre todas as funções e etapas do projeto que está assumindo, além de capacidade de liderança, solução de crises e gestão de trabalho em equipe.

Para fazer um bom gerenciamento de projetos, não há formula mágica, há estudo e qualificação. Nesse sentido, uma das mais importantes certificações que um gerente de projetos pode receber é um a PMI.

PMBOK® e Certificação do PMI

Se você quer fazer um gerenciamento de projetos mais assertivo, o ideal é fazer o possível para se tornar um expert no assunto. O PMI (Project Management Institute) reúne um conjunto de boas práticas na gestão de projetos em um guia chamado PMBOK®, e conhece-lo é indispensável.

Além disso, o instituto certifica profissionais de acordo com suas qualificações em gerenciamento de projetos. São 8 certificações diferentes e, para saber tudo sobre cada uma delas, basta ler o post Certificações em Gestão de Projetos: O guia definitivo para se tornar um Gerente de Projetos. Falaremos aqui das duas mais comuns para os gerentes de projetos, a PMP e a CSM

Project Management Professional (PMP)

A certificação de Profissional em Gerenciamento de Projetos (Project Management Professional) é a mais comum das oferecidas pelo PMI e também é reconhecida como a mais importante na gestão de projetos

Para esta certificação, é necessário ter uma formação de quatro anos (bacharelado ou equivalente) e, no mínimo, 35 horas de estudos sobre gerenciamento de projetos, três anos de experiência na área e 4500 horas de liderança de equipes. Caso não houver a formação de quatro anos, as horas mínimas necessárias em liderança de equipes sobem para 7500.

Com esses requisitos, a certificação PMP atesta a formação e experiência do indivíduo em gerenciamento de projetos.

Certified Scrum Master (CSM)

Agile Scrum Master é uma das certificações SCRUM mais populares no universo da gestão de projetos, pois atesta os conhecimentos na metodologia SCRUM (falaremos mais sobre ela a frente) e é cedida pela Scrum Alliance, organização fundada pelos criadores dessa metodologia.

Para ser certificado é necessário realizar um curso presencial e um teste composto por 35 questões, cujo percentual de acertos para aprovação é 68%.

Tenha um cronograma realista

É muito frustrante, para todas as partes envolvidas no projeto, quando o prazo é estourado e o projeto não é concluído. Isso acontece muitas vezes porque os cronogramas estabelecidos não são realistas e tentam trabalhar com prazos que seriam muito bons, mas são quase impossíveis de serem cumpridos.

Sendo assim, não basta elaborar um cronograma antes de iniciar o projeto, mas é essencial que esse cronograma seja realista para que não hajam problemas com o tempo no futuro.

Utilize indicadores de performance

Não utilizar indicadores (KPIs) ao longo da execução do seu projeto é o mesmo que trabalhar às cegas. Os KPIs servem como métricas de análise de desempenho que podem te ajudar a identificar fatores críticos relacionados à execução do projeto e, através das metas estipuladas, te ajudar a entender se tudo está correndo bem no seu projeto.

Existem diversos deles e, se você quiser saber mais sobre, leia o nosso e-book KPIs na gestão de projetos: o guia completo

Utilize metodologias de gestão de projetos

Utilizar uma metodologia de gestão de projetos pode te ajudar a controlar melhor os seus projetos, afinal, elas ajudam a padronizar os processos, tornando tudo mais fácil de ser monitorado e deixando os objetivos mais claros.

Existem diversas metodologias e várias delas são muito conhecidas, como a PRINCE2, além de metodologias ágeis como a SCRUM e a XP.

PRINCE2

PRINCE2 é uma metodologia de gestão de projetos baseada nas melhores práticas em gerenciamento de projetos. Ela é muito flexível e pode ser aplicada em praticamente todos os tipos de projetos.

Sua estrutura consiste em 7 princípios que funcionam como orientações para a boa execução de um projeto. Eles são os seguintes:

  • Justificativa contínua do negócio
  • Aprender com a experiência
  • Papéis e responsabilidades bem definidos
  • Gerenciar por estágios
  • Gerenciar por exceção
  • Foco em produtos
  • Adequar ao ambiente do projeto

Se você não está familiarizado com essa metodologia, vale a pena estuda-la. Como fonte de referência, a OGC (Office of Government Commerce) possui um manual chamado “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2®”, no qual ela é descrita em detalhes.

Há 3 níveis de certificação em PRINCE2 e, para obtê-las, é necessário comprovar a habilidade em gerenciamento de projetos utilizando a metodologia, sendo que o voucher para a prova é obtido através de uma entidade certificadora.

SCRUM

A metodologia SCRUM é um framework ágil de gestão de projetos, e consiste na criação de uma lista com tudo o que é indispensável em um projeto para que ele possa ser entregue. Essa lista é priorizada e dividida em ciclos chamados Sprints. Em cada Sprint, há um conjunto de tarefas a serem colocadas em prática e, em seguida, entregues ao usuário final. Ou seja, o cliente não precisa esperar a conclusão do projeto para testar o produto.

Essa metodologia é mais recomendada para projetos de inovação, onde o produto não é completamente conhecido e a tecnologia utilizada para sua elaboração não é dominada pelo negócio. Se quiser saber tudo sobre o assunto, leia nosso guia completo para implementar o SCRUM na sua empresa.

FDD

A metodologia FDD (Feature Driven Development) é uma metodologia focada em funcionalidade de produtos e planejamento por etapas.

A primeira coisa a se fazer é um aprofundamento no produto, que é subdividido por áreas a serem modeladas, fazendo uma descrição detalhada das funcionalidades. O produto, então, deve ser desenvolvido por funcionalidade, com um responsável por cada uma.

É claro que essa é uma versão resumida de cada uma das metodologias. Se você quiser utilizar alguma, vale a pena se aprofundar. Além dessas, existem outras metodologias, e você também pode criar a sua própria.

Planeje bem o escopo

É muito comum que projetos tenham problemas durante a sua execução devido a um escopo mal elaborado. O escopo é um documento muito importante, pois descreve como o projeto será executado e deve servir de referência e consulta para os envolvidos. Nesse sentido, é muito importante que ele seja muito bem detalhado, com responsáveis sendo atribuídos para cada atividade e função, especificando os recursos necessários, o prazo, etc.

Paneje bem os custos

Um projeto pode até estar sendo muito bem feito mas, se ele estourar o orçamento, causará problemas à empresa. Por isso o gerenciamento de custos é uma das áreas mais importantes na gestão de projetos.

O PMBOK® recomenda quatro processos para a gestão de custos: planejar o gerenciamento de custos, estimar custos, determinar o orçamento e controlar custos. Se quiser saber tudo sobre isso, leia nosso post sobre o assunto e descubra como fazer gestão de custos em projetos.

Tenha auxilio da tecnologia

Hoje em dia, a utilização da tecnologia em qualquer área é indispensável. Na gestão de projetos, um bom software de gerenciamento pode te ajudar a maximizar o potencial dos projetos e da sua gestão.

Um software de gestão de projetos pode oferecer ferramentas para auxiliar significativamente no planejamento dos projetos, gestão da equipe do projeto, elaboração de gráficos, listas de tarefas, etc., além de ajudar na comunicação das equipes do projeto, pois reúne todos os documentos necessários para sua execução no mesmo lugar.

Se você quiser saber mais sobre como um software de gestão de projetos pode te ajudar, leia nosso post sobre o assunto e saiba como e onde um software de gestão de projetos pode ser útil.