A implementação de software de gestão é uma solução tecnológica que integra todos os processos e atividades de uma empresa. Com ele, é possível fazer com que todos os departamentos e equipes atuem de forma sistematizada e interligada.
Por isso, cada vez mais, empresas de todos os portes e segmentos têm buscado este tipo de solução.
No entanto, o processo de implementação de um software de gestão empresarial exige adaptação e ajustes em todos os processos. E isso, muitas vezes, pode assustar tanto os gestores quanto suas equipes.
Pensando nisso, listamos 5 dicas que vão te auxiliar muito no processo de implementação de um software de gestão na sua empresa. Acompanhe!
5 dicas para ter uma implementação de software de gestão de sucesso
1. Conheça os pontos fortes e fracos do seu negócio
Para levantar todos os requisitos que o sistema deve atender, é preciso compreender a fundo a realidade da empresa. Ou seja, é necessário visualizar:
- Quais são os pontos fortes do negócio;
- Quais processos estão funcionando;
- Como o dia a dia da operação está organizado;
- Quais são os pontos precisam ser melhorados para que a empresa trabalhe de forma mais eficiente.
2. Verifique a maturidade da equipe para uma solução de gestão
Outro ponto importante de se verificar é o quanto a equipe está preparada para ter um sistema que abranja todos os aspectos da operação.
Com a implementação de um software de gestão, acontecerá dentro da empresa uma mudança significativa na forma como as atividades serão feitas.
Por isso, é preciso preparar as pessoas, durante e depois de implementar o sistema, construindo um trabalho de gestão da mudança.
3. Capriche no treinamento da equipe
Além de preparar as pessoas para a mudança, é fundamental treiná-las para que a implementação de software de gestão seja bem-sucedida.
Um novo software requer adaptações que podem assustar as pessoas, especialmente se elas têm que se acostumar com um novo sistema e são, ao mesmo tempo, cobradas por produtividade e qualidade.
Assim, o treinamento deve ser pensado para que as pessoas entendam e também se envolvam com a solução. Por isso, aqui, é importante:
- Traduzir ao máximo os termos técnicos;
- Trabalhar os benefícios que a implementação do software de gestão trará;
- Permitir que os usuários façam perguntas e exponham suas dúvidas em relação ao software.
| Leia também: 4 ferramentas que te ajudarão nos treinamentos da sua empresa.
4. Envolva o time e desenvolva instrutores internos
O treinamento é muito importante, mas, concorda que ele não terá muito efeito se o time não estiver engajado durante sua aplicação?
Uma boa dica para gerar este engajamento e facilitar a implementação do software de gestão é desenvolver instrutores e facilitadores internos.
Estas pessoas são chamadas de key users, ou usuários-chave. Eles ajudam a garantir mais adesão e diminuem resistências em relação à implementação, porque as informações sobre a solução são transmitidas de maneira mais confiantee com mais credibilidade.
Além disso, incentivar uma cultura organizacional participativa também pode ajudar para que as pessoas se sintam mais envolvidas no processo.
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5. Procure um software que tenha um bom suporte
É importante lembrar que, mesmo que o sistema esteja funcionando a todo vapor, os primeiros meses da implementação do software de gestão são delicados.
- Sanar as dúvidas;
- Demonstrar o que precisa ser feito;
- Corrigir erros de utilização.
Esta segurança é fundamental para que os usuários não só se sintam confiantes, mas também utilizem o sistema da forma correta, evitando vícios e baixa exploração das funcionalidades.
Além disso, outro ponto importante na hora de escolher um software de gestão é a facilidade de contato com o suporte. Alguns sistemas atendem o mundo todo e a comunicação com essas equipes de suporte nem sempre é muito fácil. Por isso, dê preferência aos softwares nacionais.
Se você quiser saber quais são alguns dos melhores softwares de gestão do mercado e que contam com um ótimo suporte, confira nossa lista com os 7 melhores softwares de gestão de projetos.
Gostou das nossas dicas? Então, não deixe de conferir também quais são os 7 problemas mais comuns na implementação de um software de gestão!
Aplicando as dicas certas e evitando os erros mais comuns, a implementação de software de gestão na sua empresa tem tudo para ser um sucesso e trazer resultados muito positivos.
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