A implementação de software de gestão é uma solução tecnológica que integra todos os processos e atividades de uma empresa. Com ele, é possível fazer com que todos os departamentos e equipes atuem de forma sistematizada e interligada.
Por isso, cada vez mais, empresas de todos os portes e segmentos têm buscado este tipo de solução.
No entanto, o processo de implementação de um software de gestão empresarial exige adaptação e ajustes em todos os processos. E isso, muitas vezes, pode assustar tanto os gestores quanto suas equipes.
Pensando nisso, listamos 5 dicas que vão te auxiliar muito no processo de implementação de um software de gestão na sua empresa. Acompanhe!
5 dicas para ter uma implementação de software de gestão de sucesso
1. Conheça os pontos fortes e fracos do seu negócio
Para levantar todos os requisitos que o sistema deve atender, é preciso compreender a fundo a realidade da empresa. Ou seja, é necessário visualizar:
- Quais são os pontos fortes do negócio;
- Quais processos estão funcionando;
- Como o dia a dia da operação está organizado;
- Quais são os pontos precisam ser melhorados para que a empresa trabalhe de forma mais eficiente.
2. Verifique a maturidade da equipe para uma solução de gestão
Outro ponto importante de se verificar é o quanto a equipe está preparada para ter um sistema que abranja todos os aspectos da operação.
Com a implementação de um software de gestão, acontecerá dentro da empresa uma mudança significativa na forma como as atividades serão feitas.
Por isso, é preciso preparar as pessoas, durante e depois de implementar o sistema, construindo um trabalho de gestão da mudança.
3. Capriche no treinamento da equipe
Além de preparar as pessoas para a mudança, é fundamental treiná-las para que a implementação de software de gestão seja bem-sucedida.
Um novo software requer adaptações que podem assustar as pessoas, especialmente se elas têm que se acostumar com um novo sistema e são, ao mesmo tempo, cobradas por produtividade e qualidade.
Assim, o treinamento deve ser pensado para que as pessoas entendam e também se envolvam com a solução. Por isso, aqui, é importante:
- Traduzir ao máximo os termos técnicos;
- Trabalhar os benefícios que a implementação do software de gestão trará;
- Permitir que os usuários façam perguntas e exponham suas dúvidas em relação ao software.
| Leia também: 4 ferramentas que te ajudarão nos treinamentos da sua empresa.
4. Envolva o time e desenvolva instrutores internos
O treinamento é muito importante, mas, concorda que ele não terá muito efeito se o time não estiver engajado durante sua aplicação?
Uma boa dica para gerar este engajamento e facilitar a implementação do software de gestão é desenvolver instrutores e facilitadores internos.
Estas pessoas são chamadas de key users, ou usuários-chave. Eles ajudam a garantir mais adesão e diminuem resistências em relação à implementação, porque as informações sobre a solução são transmitidas de maneira mais confiantee com mais credibilidade.
Além disso, incentivar uma cultura organizacional participativa também pode ajudar para que as pessoas se sintam mais envolvidas no processo.
Se você quiser como fortalecer o engajamento do time através da cultura, baixe nosso e-book gratuito sobre Cultura Organizacional.
5. Procure um software que tenha um bom suporte
É importante lembrar que, mesmo que o sistema esteja funcionando a todo vapor, os primeiros meses da implementação do software de gestão são delicados.
- Sanar as dúvidas;
- Demonstrar o que precisa ser feito;
- Corrigir erros de utilização.
Esta segurança é fundamental para que os usuários não só se sintam confiantes, mas também utilizem o sistema da forma correta, evitando vícios e baixa exploração das funcionalidades.
Além disso, outro ponto importante na hora de escolher um software de gestão é a facilidade de contato com o suporte. Alguns sistemas atendem o mundo todo e a comunicação com essas equipes de suporte nem sempre é muito fácil. Por isso, dê preferência aos softwares nacionais.
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Se você quiser saber quais são alguns dos melhores softwares de gestão do mercado e que contam com um ótimo suporte, confira nossa lista com os 7 melhores softwares de gestão de projetos.
Gostou das nossas dicas? Então, não deixe de conferir também quais são os 7 problemas mais comuns na implementação de um software de gestão!
Aplicando as dicas certas e evitando os erros mais comuns, a implementação de software de gestão na sua empresa tem tudo para ser um sucesso e trazer resultados muito positivos.
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