Processos de gerenciamento de projetos: quais os 5 grupos + como colocá-los em prática

Não é novidade pra ninguém que o gerenciamento de projetos coordena e alinha uma série de processos, não é? Mas, você sabe quais são os processos utilizados para gerenciar os projetos?

Na prática, é muito comum que os gestores foquem nos processos que querem gerenciar e esqueçam que, para fazer este gerenciamento, também existe uma série de processos.

Pensando nisso, neste texto a gente vai te contar tudo sobre quais são os processos de gestão de projetos e como fazer o gerenciamento desses processos. Vem saber mais!

O que é um processo?

O processo é um conjunto de ações empreendidas para alcançar um objetivo. Ou seja, qualquer coisa que tenha um propósito para ser feito pode ser considerado um processo.

Porém, para a gestão de projetos, existem outros elementos que são considerados nessa definição, como as entradas, saídas, técnicas e ferramentas que se associam à ação. Assim, para gerenciar os projetos, é necessário realizar o gerenciamento dos processos que também o compõe.

De acordo com o PMBOK®, há duas categorias de processos:

• Processos de gerenciamento de projetos;
• Processos orientados a produtos.

Esta segunda classificação se refere às atividades de criação e desenvolvimento dos produtos, o que varia conforme os setores e ramos organizacionais. Por isso, no guia, são detalhados apenas os processos de gestão de projetos, que são os que abordaremos a partir de agora.

O que são os processos de gerenciamento de projetos?

Os processos de gerenciamento de projetos são aqueles responsáveis por manter o fluxo de trabalho ao longo do desenvolvimento das tarefas. Isso significa que eles são o conjunto de ferramentas e técnicas que possibilitam a gestão das 10 áreas de conhecimento do projeto.

Esses processos são classificados em 5 grupos diferentes: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Aí você pode se perguntar: então, eles são a mesma coisa que as 5 etapas do ciclo de vida do projeto?

Nada disso! Essas duas coisas estão relacionadas, mas não são sinônimos, veja o porquê:

Processos de gerenciamento de projeto X Ciclo de vida do projeto

Apesar de ter a mesma nomenclatura, os grupos de processos não correspondem às fases do ciclo de vida, porque, em uma única fase, é comum aplicarmos mais de um tipo de processo.

Porém, para classificarmos esses processos em uma das 5 categorias, a referência é a etapa em que a maior parte de suas atividades é realizada.

Por exemplo: um processo que normalmente ocorre na fase de planejamento é definido como um processo de planejamento. Mas, se eventualmente ele for feito durante a execução, essa definição não será alterada.

Além disso, os processos são ações recorrentes, que irão acontecer mais de uma vez ao longo do ciclo de vida do projeto. Por isso, não podemos dizer que os processos de gestão de projetos sejam a mesma coisa que o ciclo de vida.

Quais são os processos de gerenciamento de projetos?

Os processos de gestão de projetos podem ser de 5 tipos, veja qual a função de cada um deles:

1. Processos de iniciação

Os processos de iniciação são aqueles que definem o início de um projeto ou a inclusão de uma nova etapa a um projeto já existente.

O objetivo destes processos é alinhar as ideias pensadas e apertar o botão de “start” de uma proposta. Para isso, as atividades deste grupo pretendem:

• Delimitar o escopo;
• Alinhar as expectativas dos stakeholders com o objetivo do projeto;
• Liberar os recursos financeiros iniciais.

É importante ressaltar que, na maioria destes processos, há a participação de gestores da empresa e das partes interessadas, porque toda iniciativa precisa ser autorizada antes de ser colocada em prática.

2. Processos de planejamento

Os processos de planejamento são responsáveis pelo detalhamento do escopo e pela construção das estratégias e táticas de ação.

Assim, eles servem para desenvolver o plano de gerenciamento e os documentos que guiarão a execução do projeto. Este grupo de processos envolve:

• Refinar os objetivos;
• Definir linhas de base para prazo, escopo e custo;
• Planejar as atividades e planos de ação necessários para a conclusão do projeto.

3. Processos de execução

Os processos de execução são utilizados para pôr o projeto em prática, tendo como base o plano de gerenciamento do projeto.

As atividades aqui realizadas têm como objetivo fazer as entregas do projeto e, para isso, elas irão:

• Coordenar pessoas e recursos;
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas;
• Aplicar o plano de gerenciamento do projeto;
• Revisar riscos;
• Integrar atividades.

Este grupo é o que mais demanda recursos, por isso, grande parte do orçamento do projeto é gasta com os processos de execução.

4. Processos de monitoramento

Os processos de monitoramento são aqueles que controlam e medem o desempenho do projeto, sendo responsáveis por:

• Acompanhar e analisar o progresso do projeto;
• Identificar possíveis mudanças de planejamento;
• Recomendar ações corretivas;
• Monitorar as atividades e a linha de base de desempenho.

Este é um dos grupos que mais abrange as etapas do ciclo de vida, porque o projeto precisa ser monitorado desde o momento de implementação até o término.

Leia também: Como fazer um controle de projetos eficaz!

DICA!

Por serem atividades que se relacionam com todos os outros processos, o modo mais fácil de colocá-las em prática é por meio de mecanismos de controle, como as planilhas e softwares.

Para exemplificar, criamos uma planilha de gerenciamento de projetos, que traz uma estrutura pronta para analisar alguns dos principais elementos do projeto. Vale a pena conferir!

5. Processos de encerramento

Os processos de encerramento consistem em atividades para formalizar a conclusão do projeto ou de uma das suas fases. Dentre suas atividades, destaca-se:

• Fazer o balanço de erros e acertos;
• Verificar se os processos definidos estão completos;
• Revisar os processos realizados;
• Documentar as lições aprendidas;
• Registrar documentos relevantes do projeto para serem usados como dados históricos.

Assim, o objetivo deste grupo é basicamente encerrar todas as atividades referentes a processos e fases anteriores.

Processos de gestão de projetos na prática: como funciona?

Os processos de gestão de projetos indicam os melhores caminhos de ações para obter resultados positivos. Porém, na prática, sabemos que a gestão de projetos engloba muitos outros elementos para ser eficiente, como metodologias, habilidades e ferramentas.

Por isso, apesar dos processos de gerenciamento serem extremamente importantes, é fundamental que eles estejam alinhados a todos os outros fatores da organização.

Assim, ao planejar um projeto, é imprescindível que sejam considerados:

1. O ciclo de vida do projeto;
2. A metodologia a ser utilizada;
3. Os processos de gestão de projetos;
4. As dez áreas de conhecimento;
5. As técnicas e métodos a serem aplicados.

Bastante coisa, né?

Mas, calma. Para te ajudar a entender tudo isso, nós desenvolvemos um guia avançado em gestão de projetos, que irá abordar todos estes elementos e te ensinar a colocá-los em prática.

Se você quiser aprender a implementar a gestão de projetos de forma mais completa e eficiente, baixe já o material e confira todas as dicas que trouxemos para você!