Projetos complexos geralmente dependem de várias áreas da empresa, certo?
E aí entra um dos maiores desafios dos gerentes de projetos: garantir que todas as entregas sejam realizadas por quem está mais qualificado (área) sem perder a visão geral do projeto.
Nesse contexto, implementar uma gestão integrada é uma das melhores opções, pois garante que os projetos, atividades e tarefas estejam alinhados ao planejamento estratégico e à visão da organização.
Quer saber mais sobre esse assunto? Então pegue sua bebida favorita e venha aprender como fazer uma gestão integrada na prática!
O que é gestão integrada de projetos?
A gestão integrada consiste basicamente em centralizar a gestão da organização em um único lugar , estabelecendo processos padrões e alinhando todas as metas.
Assim, na gestão integrada de projetos, o objetivo é reunir dados de todas as áreas que estão envolvidas na execução, de forma que seja possível relacionar as informações e ter uma visão mais completa do status do projeto.
Mas, atenção! Isso não significa que os líderes e especialistas das áreas deixarão de gerenciar as atividades em que são responsáveis.
Fazer uma gestão integrada em projetos significa compartilhar e cruzar as informações , garantindo que tudo esteja alinhado e que desvios não ocorram.
Veja também: Canvas de projeto – reúna todas as principais informações sobre seu projeto
Ter essa visão mais completa é importantíssimo e uma das principais chaves para o sucesso dos projetos. Entenda porquê:
O Por que é importante utilizar a gestão integrada em projetos?
Muitas vezes, as áreas de uma empresa atuam de forma isolada porque as atividades de cada uma são diferentes. Assim, é comum que cada uma execute seus próprios processos e pense em melhorias para a atividade pontual, não considerando o melhor para o negócio como um todo.
Com uma gestão integrada, isso não acontece, uma vez que todos saibam o status geral do projeto e ajam estrategicamente em prol da organização.
Assim, uma das principais importâncias de implementar uma gestão integrada em projetos é uma melhora considerável na comunicação entre as equipes, que também permite:
1. Aumentar a entrega de valor
A gestão integrada em projetos busca alinhar todas as áreas ao alcance dos objetivos de negócio. Dessa forma, fica mais fácil identificar pontos de melhoria e traçar estratégias que sejam mais eficazes, entregando mais valor ao final do projeto.
2. Otimizar os processos
Com a devida comunicação, o gestor consegue identificar mais facilmente os gargalos, corrigindo os erros e deixando o fluxo de trabalho mais coerente. Assim, implementar mudanças e ganhar produtividade são consequência dessa centralização de informações.
3. Evitar retrabalhos
Se todos sabem o que precisa ser feito e quando precisa ser feito, o trabalho fica muito mais assertivo, evitando retrabalhos e duplicidade de ações.
4. Garantir o cumprimento de prazos
Ao gerenciar tudo em um único lugar, é possível prever quando os recursos estarão disponíveis e quais atividades precisam ser concluídas para que outras iniciem.
Além disso, a visão do cronograma fica muito clara, o que permite ao gestor cobrar as entregas antes que elas extrapolem o prazo e pensar em ajustes caso algum atraso vá ocorrer.
5. Reduzir custos
Se os recursos são utilizados no momento certo, os prazos são cumpridos e os gargalos são eliminados, os gastos consequentemente também serão reduzidos.
Seria um sonho que tudo isso acontecesse, não é? Então veja como implementar uma gestão integrada em projetos pode ser mais fácil do que você imagina:
Na prática: como fazer uma gestão integrada em projetos?
A gestão integrada é algo que afeta e depende de todos os colaboradores da empresa. Por isso, muitos gestores acreditam que ela seja algo extremamente complexo de ser implementado. Mas isso não é verdade, se for feito da forma correta!
Como o objetivo é centralizar todas as informações em um único lugar, a melhor maneira de obter uma gestão integrada em projetos é por meio de um sistema preparado para isso.
E é nessa hora que pode dar tudo certo ou tudo errado!
Existem três tipos de sistemas específicos para gerenciar dados e que possibilitam a gestão integrada:
- SGI (sistema de gestão integrada);
- ERP (sistema de planejamento de recursos empresariais);
- Software de gestão de projetos.
Apesar das três opções serem capazes de fazer um bom gerenciamento, quando falamos de projetos, nem todas são indicadas.
Os SGIs e ERPs têm muitas funcionalidades importantes para o negócio, mas acabam sendo sistemas mais superficiais para os projetos, que podem apresentar alguns gaps no dia a dia da gestão.
Por isso, para ter uma gestão integrada em projetos, a forma mais completa e fácil é por meio dos softwares de gestão de projetos.
Software de gestão de projetos
Os softwares de gestão de projetos são uma opção supercompleta para gerenciar equipes, tarefas, atividades e projetos. Para isso, eles contam com diversas funcionalidades que vão desde cronograma até indicadores de performance.
A vantagem destes sistemas é que eles são projetados para o gerenciamento de projetos. Então, eles trazem campos prontos para reunir toda informação que é útil para o gerente de projetos.
Além disso, com ele é possível extrair relatórios personalizados , que filtrem e organizem dados específicos a serem analisados. Dessa forma, fica muito fácil comparar os processos de diferentes áreas, analisar gargalos e pensar em melhorias para a execução.
Ainda não entendeu como esses sistemas podem te ajudar na sua gestão integrada? Então, assista a uma demonstração do Artia, nosso software de gestão, e veja na prática como eles funcionam,
DICA EXTRA! Aposte na implementação PMO
Outro ponto importante que facilita a gestão integrada de projetos é implementar um PMO. Traduzido como “escritório de projetos”, é uma estrutura organizacional que será responsável por centralizar e gerir todos os projetos do negócio.
Tudo a ver com a gestão integrada, não é? Se você quiser saber mais sobre ele e entender como implementar um PMO na sua empresa, nós temos um webinar bem completo sobre o assunto para te ajudar. Clique no botão abaixo e confira!
