PMO: o que é, tipos, funções e como implementar o Escritório de Projetos

Ultima atualização em: 23/02/2024

Quando uma empresa roda diversos projetos simultaneamente, é comum que eles fiquem desorganizados e até conflitantes entre si. Para evitar isso, a solução mais inteligente é contar com um Project Management Office (PMO)!

Nesse artigo você vai aprender:

O que é PMO (Project Management Office)?

O PMO é uma estrutura organizacional que centraliza as funções de gerenciamento de projetos de uma empresa e define os processos, metodologias e ferramentas que serão utilizados.

Ele pode ser um grupo, uma agência ou um departamento, mas seu objetivo sempre será fornecer o necessário para garantir que os projetos sejam entregues no prazo e dentro do orçamento.

E um projeto dentro do prazo e do orçamento é sinônimo de sucesso, não é? Só por isso, já poderíamos afirmar que o Project Management Office é muito importante. Mas, não para por aí, veja só:

Por que é tão importante contar com um PMO?

Ter um PMO é comprovadamente a melhor saída para aumentar as chances de sucesso nas entregas de projetos. De acordo com a MPCM, organizações que tem um nível de maturidade em gestão de projetos elevado (níveis 4 e 5) apresentam quase o dobro de sucesso total quando comparadas com as de baixa maturidade (níveis 1 e 2).

E o PMO, onde entra nisso?

O nível 5 de maturidade é caracterizado justamente pelas empresas que têm um escritório de projetos. Ou seja, ter um PMO é estar no nível mais elevado de gerenciamento e, consequentemente, ter a capacidade de alcançar os melhores resultados.

| Leia também: níveis de maturidade em gestão de projetos Esse alto desempenho e alta de resultados é proporcionado porque o PMO traz:

Uma estrutura sólida de governança empresarial

O PMO define medidas concretas para gerenciar os riscos, visualizar a execução, medir o desempenho e tomar decisões. Com maior transparência e visibilidade para realizar as entregas, os gerentes de projetos têm maior suporte e conseguem traçar estratégias mais eficazes.

Integração e alinhamento

O escritório de projetos tem como diferencial o alinhamento entre todas as iniciativas da empresa.

Isso significa que os projetos são feitos com base no que é importante para a estratégia geral do negócio. Dessa forma, só é desenvolvido aquilo que gera algum valor, facilitando a priorização do que traz mais retorno para a organização.

Aprimoramento dos processos

Outro papel importante é a identificação dos processos mais eficientes para torná-los um padrão e a promoção de melhorias. Ao ter uma visão global da estratégia empresarial, o PMO consegue adaptar os processos de acordo com os projetos e indicar as melhores práticas, o que eleva a eficiência.

Desenvolvimento das pessoas

O Project Management Office é mais do que uma ferramenta para organizar os projetos. Ele instaura uma cultura de melhoria contínua e uma mentalidade de aprendizagem das práticas de alto desempenho. Assim, ele fortalece o desenvolvimento das equipes, com treinamentos, orientações, processos colaborativos e construção de relacionamentos.

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Muitas vantagens, né? Mas, para conseguir proporcionar tudo isso, o PMO é dividido em alguns tipos e tem algumas funções essenciais. Confira mais a seguir!

Quais os tipos de PMO?

Quanto a classificação dos PMOs, existe uma certa variação de nomenclaturas que costuma confundir o que diferencia cada um deles. De modo geral, consideramos 3 tipos de PMO – suporte, controle e diretivo -, que são os definidos na sexta edição do Guia PMBOK®.

Mas, além desses três tipos, o PMO pode ser classificado quanto ao tamanho da estrutura que ele gerencia, podendo ser: corporativo, departamental ou de projeto.

PMO de Suporte

O PMO de suporte é aquele que indica as melhores práticas, treinamentos, templates e ferramentas, mas não assume responsabilidades diretas de gerenciamento de projetos. Isto é, ele atua de forma a ajudar os gerentes de projetos através de recomendações, apontando vantagens e desvantagens das ações e sugerindo métodos a serem seguidos.

PMO de Controle

Este tipo de PMO assume um papel mais ativo no gerenciamento de projetos. Ele estabelece padrões, processos e metodologias que os projetos devem seguir rigidamente. Além disso, monitora o desempenho dos projetos e intervém quando necessário para garantir que eles estejam alinhados com os objetivos organizacionais.

O PMO de controle, além de oferecer suporte e expertise, também avalia a conformidade das ações dos gerentes de projetos. Assim, ele estabelece rotinas de monitoramento e controle dos projetos, com o objetivo de garantir que eles sejam entregues no prazo e dentro do orçamento.

PMO Diretivo

O PMO diretivo vai além de monitorar as ações do gerente de projetos de perto e controlar os processos, ele assume o controle total dos projetos. Assim, este tipo de PMO não apenas estabelece padrões e processos, mas também designa recursos, define prioridades e toma decisões em nome dos projetos.

Além dessa forma de classificação, é comum dividir esses PMOs quanto ao seu nível de atuação na empresa:

• PMO Corporativo (ou estratégico): é responsável por definir os padrões de gestão da corporação, ou seja, se relaciona e cuida de todos os projetos da empresa.
• PMO Departamental (ou tático): define os padrões de uma área ou um departamento específico da organização. Ele se encarrega de desenvolver e implantar metodologias e dar prioridade a projetos internos e aos gerentes de projetos departamentais.
• PMO Projeto (ou operacional/autônomo): este PMO é aplicado em projetos com um nível tão elevado de importância e complexidade que requerem a elaboração de padrões específicos.

O tipo de PMO que é certo para uma organização dependerá de uma série de fatores, incluindo: tamanho da organização, maturidade  de gerenciamento de projetos e natureza dos projetos que a organização realiza.

Quais as principais funções de um PMO?

Muitas das funções de um PMO dependem do tipo do PMO que será utilizado. Mas, como todos tem o objetivo de gerenciar projetos, podemos elencar algumas funções gerais, como:

Padronizar a gestão de projetos

Uma das funções fundamentais do PMO é estabelecer e manter padrões, processos e metodologias para a gestão de projetos em toda a organização. Isso inclui a definição de modelos de documentos, templates, ferramentas e diretrizes que devem ser seguidos pelos gerentes de projeto e equipes.

Capacitar e suportar os gerentes de projetos

O PMO não apenas indica as boas práticas, mas ensina os gerentes de projetos a utilizá-las. Assim, ele é responsável por fornecer treinamento, orientação e suporte aos gerentes e às equipes.

Aqui, podem ser realizados workshops, cursos de capacitação, mentoring e coaching para desenvolver as habilidades e competências necessárias para o sucesso na gestão de projetos.

Administrar o portfólio de projetos

O PMO centraliza a gestão do portfólio de projetos da organização. Isso envolve avaliar e alinhar os projetos com os objetivos estratégicos da empresa, garantir a alocação adequada de recursos, acompanhar o progresso e o desempenho dos projetos e tomar decisões sobre a continuidade, encerramento ou modificação dos projetos conforme necessário.

Elaborar relatórios de desempenho

Também é responsabilidade do PMO coletar, analisar e reportar dados de desempenho dos projetos para as partes interessadas relevantes. Isso inclui a elaboração de relatórios de status, análise de tendências, avaliação de métricas de desempenho, como prazo, custo, qualidade e satisfação do cliente, e calcular o retorno sobre o investimento (ROI) dos projetos.

Gerenciar os riscos

O PMO desempenha um papel crucial na identificação, avaliação, mitigação e monitoramento dos riscos associados aos projetos. Aqui, são feitas análises de riscos regulares, desenvolvidos planos de contingência e a comunicação de informações sobre riscos para as partes interessadas relevantes.

Agora que você já sabe o que faz um PMO, vamos descobrir como implementá-lo? A gente já vai te mostrar o passo a passo, mas, antes, veja se sua organização realmente está preparada para implementar um PMO!

Checklist: o que você precisa para implementar um PMO?

Avalie se realmente precisa de um PMO

Antes de tudo, é essencial avaliar se sua organização realmente necessita de um PMO. Isso envolve examinar o volume e a complexidade dos projetos em andamento, além de considerar se as melhorias desejadas podem ser alcançadas apenas com a troca de ferramentas ou se é necessária uma abordagem mais estruturada de gerenciamento de projetos.

• A organização possui um volume significativo de projetos que exigem padronização e centralização?
• A organização possui processos de gerenciamento de projetos bem definidos e documentados?
• A organização está aberta a mudanças e à implementação de novas práticas?

Garanta que haja patrocínio da direção da empresa

A implementação de um PMO exige apoio e sustentação da direção da empresa. Isso inclui comunicar os benefícios esperados do PMO para a organização e garantir o comprometimento dos principais líderes.

• Garanta o apoio e empenho da alta direção da empresa para a implementar um PMO.
• Obtenha o patrocínio necessário para garantir recursos financeiros, humanos e de infraestrutura para o PMO.

Planeje as implicações do Project Management Office

O PMO deve ser implementado de forma planejada e gradual. Isso pode envolver a definição de um cronograma de implementação, a identificação de recursos necessários e a criação de uma estratégia de comunicação para envolver e informar todas as partes interessadas.

Depois de estabelecer o tipo de PMO que será utilizado, está na hora de idealizar uma estrutura para o escritório de projetos, decidindo coisas como: qual será a metodologia utilizada? Quais serviços serão oferecidos pelo PMO? Quais indicadores de performance serão levados em conta?

• Defina o tipo de PMO mais adequado às necessidades e à cultura da organização.
• Estabeleça objetivos claros e mensuráveis para o PMO, alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.
• Desenvolva um plano de implementação com cronograma, recursos necessários, atividades e responsabilidades.

6 passos para implementar um Project Management Office (PMO)

1. Faça um diagnóstico do cenário da organização

Antes de iniciar qualquer iniciativa para implementar um PMO, é crucial compreender o contexto e as necessidades específicas da organização. Isso envolve avaliar a cultura organizacional, os processos existentes de gerenciamento de projetos, a maturidade em gerenciamento de projetos, os desafios enfrentados e os objetivos estratégicos da empresa.

Como fazer?

• Identifique as partes interessadas chave – executivos, gerentes de projetos, membros da equipe e outros stakeholders.
• Entenda a cultura da empresa e como ela pode afetar a implementação do PMO.
• Levante dados dos projetos passados da organização e compreenda o nível de maturidade em gerenciamento de projetos.
• Compare as práticas da organização com empresas de referência no mesmo setor.
• Observe desafios e oportunidades em relação aos projetos.
• Identifique boas práticas que podem ser adaptadas à realidade da organização.

2. Estruture o PMO e analise sua viabilidade

Como você viu acima, o PMO envolve uma série de fatores. Por isso, após identificar as necessidades e capacidades da organização, é o momento de definir de fato como o PMO deve funcionar e ver se é possível fazer isso.

Aqui, você deve criar um escopo para o seu escritório de projetos, definir um plano de implantação, desenhar processos, delimitar um orçamento e qualquer outro fator que possa interferir na execução.

Como fazer?

• Estabeleça os objetivos estratégicos que o PMO pretende alcançar.
• Determine o tipo de PMO que melhor se adapta à organização.
• Decida onde o PMO será posicionado dentro da estrutura organizacional.
• Determine o número de pessoas necessárias, levando em consideração o escopo de atuação, a complexidade dos projetos e a maturidade da organização em gestão de projetos.
• Selecione ferramentas que auxiliarão na gestão dos projetos.
• Determine o orçamento necessário para o funcionamento.
• Estabeleça métricas e indicadores chave de desempenho (KPIs) para avaliar o sucesso do PMO e dos projetos.

3. Defina um projeto piloto

Testar é o terceiro passo para garantir o sucesso do seu PMO!

Um projeto piloto é uma excelente maneira de testar e validar a abordagem do PMO antes de implementá-la em toda a organização. Ao fazê-lo, é possível verificar os processos e ferramentas do PMO em um ambiente real e identificar possíveis problemas antes da implantação.

Como fazer?

• Selecione um projeto que seja representativo dos projetos da organização.
• Crie um plano detalhado para o projeto piloto baseando-se no plano criado na etapa anterior.
• Comunique o projeto piloto a todos os stakeholders.
• Monitore o progresso e os resultados do projeto piloto.
• Avalie os resultados e determine se o PMO está pronto para ser implementado em larga escala.
• Faça ajustes no plano do PMO com base nas lições aprendidas durante o projeto piloto.

4. Inicie a implantação do PMO

Após o planejamento e a realização do projeto piloto, é hora de iniciar a implantação efetiva do PMO em toda a organização. Aqui, um dos fatores mais importantes é garantir que as pessoas compreendam o papel do escritório de projetos, porque os processos definidos previamente começarão a ser utilizados e impactarão o trabalho de fato.

E lembre-se!  A implementação do PMO é um processo gradual que exige tempo e esforço. Então, adapte os processos aos poucos e garanta o engajamento de todos os stakeholders durante todo o processo.

Como fazer?

• Comunique a decisão de implementar o PMO em toda a organização.
• Destaque os benefícios esperados da implementação do PMO para a equipe.
• Forneça treinamento e capacitação adequados para os gerentes de projeto e equipes.
• Integre as ferramentas e sistemas necessários para apoiar os processos do PMO, garantindo que estejam configurados e funcionando conforme necessário.
• Defina uma estrutura de governança clara para garantir a tomada de decisões eficaz.
• Estabeleça processos para revisão e controle de projetos, incluindo relatórios de status, reuniões de acompanhamento e avaliações de desempenho.
• Monitore de perto a implementação do PMO e os resultados dos projetos após a sua introdução.
• Realize avaliações regulares do desempenho do PMO.
• Solicite feedbacks das pessoas envolvidas no PMO para identificar áreas de melhoria.

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5. Defina um comitê de projetos

O que diferencia o PMO do gerenciamento de projetos tradicional é o alinhamento estratégico que ele tem, focando em metas e compromissos maiores da organização. Por isso, assim que o escritório de projetos for implantado, é importante construir um comitê de alinhamento.

O comitê de projetos é um grupo de stakeholders seniores que se reúne periodicamente para fornecer orientação estratégica, auxiliando na tomada de decisões assertivas e aprovações.  

Como fazer?

• Determine os membros que comporão o comitê de projetos.
• Defina claramente as funções e responsabilidades do comitê.
• Estabeleça a frequência das reuniões do comitê, a agenda das reuniões e o processo de tomada de decisões.
• Crie uma estrutura clara para a comunicação entre o comitê de projetos, o PMO e outras partes interessadas relevantes.
• Promova a transparência nas atividades do comitê de projetos, garantindo que todas as decisões e discussões relevantes sejam documentadas e compartilhadas.

6. Melhoria contínua do PMO

A melhoria contínua é um princípio fundamental para garantir que o Project Management Office (PMO) continue a agregar valor à organização ao longo do tempo.

Para isso, é importante revisar regularmente o desempenho do PMO em relação aos seus objetivos e metas estabelecidos. Isso pode ser feito por meio de revisões formais, pesquisas de satisfação dos clientes internos, análises de KPIs e outras métricas de desempenho.

Como fazer?

• Analise as lições aprendidas em cada projeto concluído e identifique oportunidades de melhoria nos processos, metodologias e práticas do PMO.
• Encoraje a equipe do PMO e os gerentes de projeto a compartilhar suas experiências e insights para impulsionar a melhoria contínua.
• Invista no desenvolvimento profissional da equipe do PMO.
• Compare o desempenho do PMO com benchmarks do setor e identifique melhores práticas.
• Garanta que o PMO permaneça ágil e flexível para responder efetivamente a mudanças internas e externas.
• Esteja atento a tendências emergentes e inovações no campo do gerenciamento de projetos e considere como elas podem ser aplicadas ao PMO da organização.

| Quer saber quais as tendências emergentes de 2024? Assista:

BÔNUS: alcance a alta performance do PMO com as ferramentas certas

O PMO é uma estrutura complexa e, para garantir uma alta performance, é essencial contar com um conjunto de ferramentas adequadas para apoiar suas operações! Veja algumas delas:

Portfólio de projetos

# visualização da carteira de projetos

O portfólio de projetos fornece uma visão consolidada de todos os projetos, permitindo que o PMO avalie e tome decisões estratégicas sobre alocação de recursos, entregas e priorização.

Status report

# acompanhamento dos projetos

O status report é um documento que fornece uma atualização regular sobre o progresso de cada projeto, incluindo informações sobre prazos, orçamentos, recursos e principais desafios enfrentados. Utilizá-lo é ideal para saber o que o PMO deve priorizar.

Alocação da equipe

# gestão de tempo da equipe

A alocação da equipe ajuda o PMO a gerenciar e atribuir recursos de maneira eficiente entre os projetos. Isso inclui acompanhar a disponibilidade da equipe, suas habilidades e competências, e garantir que estejam alocados nos projetos certos e no momento certo.

Dashboards

# análise de dados

Os dashboards são ferramentas que permitem ao PMO acompanhar kpis chave, identificar tendências e tomar decisões informadas para melhorar o desempenho dos projetos.

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Dúvidas frequentes sobre PMO