A gestão de custos de projetos é o conjunto de atividades que busca preservar recursos financeiros para entregar um empreendimento dentro do orçamento definido.
Uma das principais estratégias de competitividade em uma organização é garantir o investimento eficiente de seus recursos visando o retorno e sustentabilidade financeira. Em empresas que comercializam serviços, por sua vez, esta estratégia é ainda mais importante pois visa a lucratividade de suas iniciativas.
Assim, a gestão de custos de projetos surge como uma área fundamental, sendo uma competência essencial dos gerentes de projetos, porque os ajuda a garantir um investimento inteligente e uma entrega do projeto dentro do orçamento definido.
Nesse artigo você vai entender o que é a gestão de custos em um âmbito global, e em seguida, sua aplicação na gestão de projetos para maximizar esforços e melhorar resultados. Continue lendo!
O que você vai aprender:
O que é gestão de custos?
A gestão de custos é um processo de atividades de planejamento, estimativa, monitoramento e avaliação dos investimentos de uma organização.
Ela prevê o diagnóstico e aplicação inteligente dos recursos financeiros de uma organização em processos, operações administrativas, recursos humanos, aquisições e estratégias de marketing, por exemplo.
Benefícios da gestão de custos para uma organização
Quando os custos de uma organização são altos demais, sua margem de lucro pode ser baixa, ameaçando sua sustentabilidade e permanência no mercado. Assim, a gestão de custos tem a importante função de identificar oportunidades para redução de gastos e investimento em alternativas mais lucrativas.
Confira abaixo mais alguns benefícios desse processo:
- Redução de riscos: prevê e se antecipa a riscos envolvendo prejuízos em processos, operações e decisões administrativas.
- Maior produtividade: identifica oportunidades de substituir gastos elevados por adoções tecnológicas que automatizam e eliminam erros operacionais.
- Aumento da lucratividade: reduz ou elimina investimentos desnecessários para aumentar o lucro daquela operação, e consequentemente, da empresa.
- Vantagem competitiva: apoia na precificação de produtos e serviços, uma vez que dá visibilidade sobre todos os custos envolvidos.
- Confiabilidade: combate a corrupção e desvios de dinheiro para promover a ética no trabalho e confiança dos stakeholders.
Importância da gestão de custos de projetos
A gestão de custos de projetos compreende os processos de estimar, distribuir e monitorar os investimentos de uma iniciativa empresarial. Com ela é possível projetar quais são os custos e minimizar as chances de que o orçamento sofra acréscimos desnecessários.
Por isso, a gestão de custos deve se iniciar na fase de planejamento do projeto, mas suas atividades serão envolvidas em todas as etapas do projeto.
Ou seja, a partir da execução do projeto todos os custos devem ser documentados e rastreados para que tudo fique dentro do orçamento inicial. Com isso, durante e após a conclusão do empreendimento, os custos estimados devem ser comparados com os custos reais, servindo também como referência para projetos futuros e estimativas.
Essa gestão garante que o patrocinador do projeto só tenha que gastar com aquilo que realmente for necessário, pois possibilita o mapeamento de todos os custos e a busca por soluções para diminuir esses gastos.
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Quais são os tipos de custos de projetos?
Uma gestão de custos inteligente deve identificar e acompanhar qualquer gasto nos projetos. Veja abaixo alguns exemplos:
Custos diretos
São todos os custos diretamente ligados à execução do projeto:
- Mão de obra (salários, encargos trabalhistas, horas extras)
- Materiais (insumos, equipamentos, matéria-prima)
- Softwares de gestão de projetos
- Contratação de serviços externos (consultorias, outsourcing, treinamentos)
Custos indiretos
São despesas que não estão diretamente ligadas à execução do projeto, mas que são muito importantes para sua realização:
- Despesas administrativas (aluguel, internet, telefone)
- Energia elétrica e infraestrutura
- Seguros e impostos corporativos
Custos fixos
São custos que não variam ao longo do projeto:
- Salários dos recursos fixos
- Contratos de longo prazo
Custos variáveis
São custos que podem aumentar ou diminuir ao longo do projeto:
- Matérias-primas consumidas conforme o avanço do projeto
- Horas extras ou adicionais da equipe
Custos de capital
São investimentos necessários para viabilizar o projeto:
- Compra de equipamentos
- Desenvolvimento de novas tecnologias
Custos com riscos
São valores reservados para lidar com riscos planejados ou não:
- Reserva de contingência para atrasos e retrabalhos
- Penalidades contratuais por não cumprimento de prazos
| Entenda mais sobre gerenciamento de riscos
Quais são as etapas da gestão de custos de projetos?
O PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) recomenda quatro processos fundamentais para a gestão de custos em projetos: planejar a gestão de custos, estimar custos, determinar orçamento e controlar custos.
Planejar a gestão de custos
Planejar a gestão de custos é a etapa de consultar os especialistas e gestores e, através de reuniões, construir um plano de gerenciamento de custos: um documento que detalha sobre como os custos devem ser gerenciados ao longo de todo o projeto, ou seja, uma regulamentação para os processos seguintes.
Esse plano de gestão de custos também deve definir:
- Metodologia para criação do orçamento;
- Divisão das responsabilidades de custo;
- Como serão feitos os relatórios de monitoramento de custos;
- O grau de arredondamento dos valores monetários;
- E como serão os processos para medir e controlar o orçamento.
Depois de terminado o planejamento de gestão de custos, a sua equipe já estará apta para estimar os custos do projeto:
Estimar custos
Estimar custos consiste em mapear os recursos financeiros que serão necessários para realizar o projeto.
Para fazer esse mapeamento, algumas questões precisam ser resolvidas, como: verificar o custo da qualidade do projeto e solicitar propostas de fornecedores par analisar o que é financeiramente mais viável.
É nessa etapa que o gerente do projeto, junto com a equipe envolvida, deverá pensar em possíveis alternativas para economizar com certos custos.
Para fazer essa estimativa é preciso que o cronograma e escopo do projeto já estejam bem definidos (assim como o plano de gerenciamento de custos).
Os custos que serão estimados podem ser divididos entre:
- Custos com materiais: ferramentas que precisarão ser utilizadas no projeto, como softwares, materiais de papelaria e despesas com serviços.
- Custos com capital humano: horas trabalhadas dos colaboradores no projeto, gasto com terceirização de recursos humanos etc.
O objetivo dessa etapa será atingido quando você conseguir atualizar os documentos do projeto com as estimativas de custo.
Atenção! Certifique-se que as estimativas abrangem todos os detalhes de custo do projeto para não haver surpresas na hora de fazer o orçamento de projeto.
Determinar o orçamento
O objetivo de determinar o orçamento é verificar os custos estimados e, através de reuniões de alinhamento e consultas com especialistas, autorizar um orçamento final para a realização do projeto. Esses custos deverão servir de base para o monitoramento na etapa de controle de custos (que veremos em seguida).
Também é parte da determinação do orçamento verificar os riscos do projeto e fazer reservas para esses riscos:
- Reservas de contingência são reservas que podem ser utilizadas para cobrir os riscos mapeados do projeto. São mais imediatos e devem observar o levantamento de riscos do projeto.
- Reservas gerenciais é um orçamento extra definido para cobrir outros riscos que podem surgir e que não foram mapeados.
Essa etapa é fundamental para chegar ao custo total do projeto e para a organização verificar o que precisa ser feito para custear esse projeto.
Assim que o orçamento for definido, você já terá uma base para o controle de custos.
Controlar custos
A última etapa da gestão de custos, o controle de custos (também chamado de controle de orçamento), monitora a utilização do orçamento durante o andamento do projeto, comparando o que está sendo gasto com o que foi planejado, observando se há um alinhamento com a base de custos.
É parte essencial do controle de custos observar solicitações de mudança do orçamento e analisar se são viáveis, verificando se essas alterações cabem dentro do orçamento.
Além disso, o controle de custos deve comparar os custos por etapa, ou seja: deve observar o planejamento de tempo e o orçamento e ver o que foi estipulado para cada etapa do cronograma.
Se o gerente de projeto observar que os custos estão descontrolados é responsabilidade dele promover ações para colocar o planejamento de volta aos eixos.
Como podemos ver, a gestão de custos em projetos envolve quatro processos que precisam ser executados para que o custo do projeto esteja dentro do que o patrocinador pode arcar.
Esses processos devem ser supervisionados por um gerente de projetos proativo e todas as decisões de custos devem ser tomadas levando em consideração o planejamento da gestão de custos.
Dicas para uma gestão de custos de projetos eficiente
Você já deve ter percebido que o processo de gerenciar custos é complexo, envolvendo diversas etapas e atividades. Confira abaixo algumas dicas que podem ajudar você:
- Invista tempo no planejamento: reserve o tempo necessário para executar as etapas de planejamento do plano de gerenciamento, estimativa de custos e elaboração do planejamento. Isso definirá as chances do seu projeto não fugir do orçamento.
- Defina uma margem de segurança: com o orçamento definido, considere adicionar um valor para resposta à imprevistos. O valor financeiro dessa margem deve respeitar diversos fatores e características do seu projeto ou ramo de atuação, mas tente começar com 5% ou 10% do valor total.
- Entenda a diferença entre custos e despesas: enquanto os custos são valores financeiros dedicados para a execução do projeto, despesas são gastos adicionais previstos ou não, mas que são importantes para que uma determinada atividade seja executada. Nesse caso, você precisará de uma ferramenta adicional: o relatório de despesas.
- Promova revisões no orçamento: principalmente útil para a primeira vez que você vai gerenciar um determinado tipo de projeto, acompanhar de perto a evolução de gastos e comprometimento do orçamento vai ajudar você a se antecipar e solicitar aumentos de orçamento, evitando interrupções e insatisfação de stakeholders e clientes.
- Estabeleça uma boa comunicação com a equipe: mantenha uma cultura de confiança entre os membros da equipe para garantir maior controle da evolução do projeto e gastos realizados. Em caso de reporte a clientes e stakeholders, essa prática fará muita diferença.
- Gerencie o escopo detalhadamente: se antecipe a necessidades de aumento ou alteração de atividades que podem comprometer o orçamento. Evite que horas de trabalho sejam feitas sem aprovação prévia.
Resumo: o que é a gestão de custos?
Confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre gestão de custos:
| O que é? | Processo de planejar, estimar, orçar, controlar e monitorar os custos de um projeto. |
| Objetivo | Garantir que o projeto seja entregue de acordo com o orçamento previsto. |
| Etapas principais | 1. Planejar a gestão de custos; 2. Estimar custos; 3. Determinar o orçamento; 4. Controlar custos; |
| Benefícios | Evita estouros do orçamento, melhora a tomada de decisão, facilita a estimativa de custos, aumenta a confiança dos stakeholders |
O processo de gestão de custos envolve muitas etapas, atividades, pessoas, documentações, cálculos e dados, se tornando bastante trabalhoso sem as ferramentas de gerenciamento adequadas. Se você está buscando uma solução para ajudar a sua gestão de projetos, confira o próximo tópico.
Como o Artia ajuda na gestão de custos de projetos?
O Artia é a #1 plataforma nacional completa para gestão de projetos, contando com diversas ferramentas para gerenciamento de custos, que ajudam gestores de projetos a facilitar a operação e trazer mais segurança no controle de gastos.
Confira alguns recursos do Artia para gestão de custos:
- Definições de custo: defina custo por hora de cada recurso, horas-extras e centros de custo. Também defina categorias de gasto para facilitar o controle.
- Lançamentos financeiros: registre, categorize e acompanhe detalhadamente os gastos entre custos e despesas para promover maior segurança e controle.
- Relatórios de evolução financeira: acompanhe continuamente os custos por mês e ano para ter maior previsibilidade e facilitar a tomada de decisão.
- Dashboards automatizados: conte com painéis personalizáveis para analisar métricas de gastos e receitas, custo por recurso ou projeto, margens etc. Você também por exportar ou compartilhar com stakeholders e clientes.
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