Não é novidade nenhuma que todo projeto precisa ter um cronograma e datas de entrega bem estruturados, né?
Fazer isso é relativamente simples, mas a dificuldade aparece quando as atividades envolvem mais pessoas, porque o gerente precisa encontrar uma maneira de gerenciar muitas coisas em paralelo.
Por isso, o calendário de equipe é uma das ferramentas fundamentais para desenvolver bons projetos. Com ele, é possível coordenar diversas informações simultaneamente, tendo a visão de todos os prazos, responsáveis e atividades em um único lugar.
Quer entender melhor como essa ferramenta pode facilitar o dia a dia dos seus projetos? Nesse texto você verá:
- Como um calendário de equipe funciona?
- Qual o impacto do calendário de equipe para os projetos?
- Benefícios do calendário de equipe
- Como escolher o calendário de equipe ideal?
Como um calendário de equipe funciona?
O calendário de equipe é organizado como qualquer outro calendário, com a diferença de que os t dados dele podem ser compartilhados entre os membros do time.
Quando uma nova atividade é criada, todos os que têm acesso à plataforma conseguem visualizá-la no mesmo momento, tornando a gestão do projeto mais centralizada e colaborativa.
Mas, você sabe por que isso é tão importante para os projetos? Veja só:
Qual o impacto do calendário de equipe para os projetos?
Cada membro do projeto tem suas próprias responsabilidades e tem uma agenda pessoal com as tarefas que precisa realizar. Porém, o projeto é uma coisa só, que será resultado da atividade de todos os colaboradores.
Já imaginou o quão complicado seria se, para descobrir como está o andamento do projeto, o gerente tivesse que abrir dez calendários diferentes?
Pois então! O calendário de equipe é a ferramenta que une os prazos e responsáveis de forma clara, tendo um impacto direto sobre o controle do projeto, que passa a ser muito mais eficiente com ele.
| Quer mais dicas para controlar melhor os projetos? Leia também: Controle de projeto – Aprenda a controlar projetos como ninguém!
Mas, aí você pode se perguntar: se o calendário de equipe traz todos os prazos e atividades do projeto, ele não dificulta a visualização das demandas individuais do time? A resposta é: não!
A maioria dos calendários de equipe têm a possibilidade de filtrar as informações. Dessa forma, tudo é organizado no mesmo sistema, mas os membros do time também conseguem selecionar apenas as suas tarefas para visualizar melhor aquilo que precisam entregar.
Assim, a grande vantagem do calendário de equipe é justamente essa possibilidade de ter uma visão geral, que facilita a tomada de decisões do gestor, ao mesmo tempo que possa ser usada pelo time no dia a dia.
Quer aprender a montar um cronograma que todos do time consigam acompanhar e executar? Clique abaixo e confira nosso webinar de cronograma de projetos!
Mas, aí você pode se perguntar: se o calendário de equipe traz todos os prazos e atividades do projeto, ele não dificulta a visualização das demandas individuais do time? A resposta é: não!
A maioria dos calendários de equipe têm a possibilidade de filtrar as informações. Dessa forma, tudo é organizado no mesmo sistema, mas os membros do time também conseguem selecionar apenas as suas tarefas para visualizar melhor aquilo que precisam entregar.
Assim, a grande vantagem do calendário de equipe é justamente essa possibilidade de ter uma visão geral, que facilita a tomada de decisões do gestor, ao mesmo tempo que possa ser usada pelo time no dia a dia.
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Benefícios do calendário de equipe
O calendário de equipe permite que todos os envolvidos no projeto tenham acesso as atividades planejadas e consigam visualizar novas atualizações no cronograma. Assim, fica muito mais fácil manter os prazos em dia e evitar desvios. Além disso, ele traz:
1. Maior certeza sobre os prazos
Muitas atividades dependem de outras para poder começar, as chamadas dependências. Em um calendário comum, se uma atividade predecessora estiver atrasada, pode ser que a atividade dependente seja iniciada indevidamente por falta de comunicação.
Com um calendário compartilhado isso não acontece, porque qualquer alteração nos prazos é informada a todos e o cronograma real é atualizado. Isso, consequentemente, também evita gastos desnecessários e retrabalhos.
2. Otimização do tempo das tarefas
Ao visualizar tudo o que precisa ser feito para concluir o projeto, o gerente consegue ter uma noção melhor do tempo estimado e prazo de cada entrega. Assim, ele consegue identificar gargalos e melhorias mais facilmente, podendo fazer os ajustes necessários para aumentar a eficiência do fluxo de trabalho.
Além disso, também é possível alocar os recursos de forma mais adequada, de modo que cada membro seja responsável por aquilo que tem maior domínio, elevando a produtividade da equipe.
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3. Melhora na cultura organizacional
Quando todos os membros do time têm uma mesma visão, há uma sensação maior de pertencimento, que melhora o clima organizacional do ambiente de trabalho.
Em organizações que controlam cada atividade separado, é possível que surjam diferenças de tratamento e atritos na comunicação. Já com um calendário de equipe, a colaboração se torna algo mais presente e a cultura de equipe ganha força.
Quer saber como a cultura organizacional pode melhorar a performance do seu time? Acesse o nosso e-book de cultura organizacional e aprofunde seus conhecimentos no assunto!
Agora que você já entendeu o porquê o calendário de equipe é uma ferramenta indispensável para os projetos, que tal aprender como escolher um para sua empresa?
Como escolher o calendário de equipe ideal?
O calendário colaborativo é uma ferramenta bem simples de ser encontrada, pois existem diversos sistemas que oferecem a funcionalidade, indo desde simples soluções até as mais elaboradas.
A própria agenda do Google pode ser uma opção, porque nela é possível compartilhar atividades e vincular algumas contas ao calendário.
Porém, quando falamos de projetos, a complexidade é um pouco maior e uma plataforma dessas pode não ser uma solução tão interessante. O ideal é considerar quais são as necessidades do seu negócio e buscar pela solução mais completa.
Pensando nisso, os softwares de gerenciamento de projetos, que têm a ferramenta de calendário de equipe incluída, são uma das melhores opções, porque você terá todas as facilidades que precisa em apenas um lugar e da forma mais completa possível.
Por exemplo, alguns destes sistemas facilitam a visualização das atividades por meio do Kanban, que é outra ferramenta interessantíssima para organizar os dados do cronograma de forma simples e visual. Com isso, o gestor ganha ainda mais agilidade e praticidade no dia a dia.
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E se você quiser conhecer alguns dos melhores softwares de gerenciamento de projetos do mercado, nós também temos uma lista pronta para te ajudar! Confira: 7 melhores softwares de gestão de projetos.
