Dashboard de gestão de projetos: saiba como ter sucesso com essa tecnologia

Como funciona o dashboard de gestão de projetos?

Como dissemos, um dashboard é utilizado para o acompanhamento das operações de uma organização, integrando diferentes informações sobre o negócio. Assim, além de viabilizar uma análise rápida, a ferramenta ainda possibilita o cruzamento de informações.

Em geral, os dashboards são automatizados e podem funcionar em diferentes plataformas, como desktops, tablets e smartphones.

Isso significa que, dada a tecnologia intrínseca à ferramenta, ela possibilita o ágil compartilhamento de informações entre a equipe, otimizando os processos de análise e contribuindo para escolhas rápidas e acertadas.

Como ter sucesso com o dashboard de gestão de projetos?

Algumas iniciativas simples permitem explorar o máximo daquilo que o dashboard pode oferecer à gestão de projetos. A seguir, estão listadas algumas delas:

1. Use o dashboard como inteligência de negócio

É comum muitos gestores fazerem uso de dashboards apenas para acompanhamento dos projetos em andamento na empresa. Porém, essa é uma prática limitada, que não aproveita todo o potencial que a gestão por meio de dashboards pode oferecer.

Sendo quantitativos e qualitativos, os dados devem ser utilizados para insights e tomadas de decisão em todo o negócio — não se restringindo apenas à gestão dos empreendimentos.

Por exemplo: a melhoria de processos deve ser explorada, bem como a minimização de despesas e a identificação de gargalos em toda a empresa.

Para tanto, deve-se buscar definir tanto indicadores macro quanto específicos, além de criar metas e promover uma análise crítica de relatórios como parte da estratégia de gestão.

Afinal, todas as informações são reunidas em um ambiente centralizado, e o gestor deve aproveitar essa visão global proporcionada. Promovendo, assim, uma gestão mais ágil e eficiente em diferentes níveis da organização.

2. Apresente as informações mais relevantes para as decisões estratégicas

Antes de começar a aplicar o dashboard na gestão de projetos, é preciso saber exatamente quais são as perguntas que ele deve responder.

Só depois de ter muito bem mapeados os dados mais relevantes e as informações decisivas para a estratégia é que se pode configurar adequadamente aquilo que o dashboard deverá monitorar e apresentar.

Afinal, a depender dos objetivos da gestão, a ferramenta pode exibir informações sobre o andamento da operação, como projetos, vendas, finanças, produção etc.

O que permite que os resultados sejam analisados viabilizando modificações na estratégia ou a intensificação das ações. Ainda assim, é importante ter em mente que não é necessário criar um dashboard muito robusto.

Na verdade, quanto mais informações forem incluídas, menores são as chances de a ferramenta ser consultada. O ideal é se concentrar na identificação dos principais indicadores e eliminar qualquer informação que seja redundante.

Além disso, é importante se atentar para o fato de que os dados apresentados são, sim, importantes, mas a forma como eles são exibidos é ainda mais.

Ou seja, o ideal é que o dashboard não seja maior que uma página. Se isso não for o suficiente, conceba organizá-lo de outra forma, com diversas abas separadas por setor, por exemplo.

3. Compartilhe o dashboard de gestão de projetos

Ao analisar as tecnologias disponíveis, prefira aquelas soluções que compartilham indicadores de desempenho com toda a equipe. Assim, todos os envolvidos estarão empenhados nas metas do projeto, e poderão atingir resultados com maior precisão.

Nesse sentido, aliás, vale ressaltar que os dashboards individuais — exclusivos para cada gestor ou grupo de pessoas — é um formato utópico.

Deve-se, sim, customizar os painéis conforme as peculiaridades do negócio ou projeto. Mas, em vez de focar em determinadas pessoas, são as áreas que devem ser levadas em consideração. Construindo, assim, um dashboard que pode ser compartilhado com todos.

Para isso, no processo de desenvolvimento do dashboard, deve-se entender, de fato, as necessidades ou as preocupações dos envolvidos. E, em seguida, fazer questionamentos sobre quais indicadores deverão ser acompanhados de perto.

4. Garanta que as informações do dashboards estejam integradas

Em vez de se valer de soluções que demandam por atualização manual, requerendo mão de obra para realizar a coleta e inserção de registros, o ideal é optar por uma ferramenta que unifique as informações de diferentes fontes de forma autônoma.

Desse modo, na medida em que as equipes vão inserindo informações no sistema, o dashboard é atualizado em tempo real — o que coíbe erros e a demora na visualização dos dados, permitindo uma tomada de decisão mais ágil.

Mas isso não é tudo: contando com uma ferramenta tecnológica, que garante a integração de informações, o compartilhamento de metas e resultados ainda é otimizado, viabilizando o acesso de toda a equipe de modo simples.

Assim, atingir os objetivos fica muito mais fácil, e o trabalho em equipe se torna ainda mais eficiente.

5. Evite alterar o dashboard

Após a criação, é natural que o dashboard seja consultado com frequência, se tornando uma ferramenta, de fato, útil.

Trata-se de ferramenta que fará parte da cultura organizacional do negócio, servindo como um termômetro tanto para os gestores, como para as equipes operacionais.

Por essa razão, é fundamental evitar a inclusão ou exclusão de novos indicadores todos os dias. Isso tende a prejudicar muito a estabilidade do dashboard, e acaba “poluindo” a interpretação do seu conteúdo.

Por fim, ainda que não seja vedado um ajuste, em nome da precisão e da confiabilidade a longo prazo, é importante lembrar que qualquer alteração deve ser bem estudada e aprovada por todas as partes interessadas, antes que seja, de fato, implementada.

E aí, gostou do post? Ainda não está convencido das vantagens do dashboard de gestão de projetos? Que tal aproveitar e conferir um pouco mais sobre as vantagens de utilizar dashboards para os seus projetos?