O que é gestão de tarefas?
Gestão de tarefas é um conjunto de ações para atingir um objetivo ou meta. Dentre essas ações está: listar as atividades, delegá-las corretamente, priorizá-las e controlar sua execução.
Fazer gestão de tarefas é fundamental para que a equipe esteja alinhada com as demandas e as metas da empresa, afinal, em uma geração de colaboradores multitarefa que está cada vez mais ocupada e cada vez menos produtiva, é fundamental controlar todas as tarefas e atividades que precisam ser executadas.
Mas o que é uma tarefa? O que significa fazer gestão de tarefas? Como fazer uma gestão de tarefas que dê resultado? Vamos responder essas e outras perguntas nesse texto. Acompanhe!
Para que serve a Gestão de Tarefas?
Todo negócio tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo tem responsáveis. Entender para que serve a gestão de tarefas num empreendimento é fundamental para que as vantagens de praticá-la sejam tão perceptíveis quanto os seus desafios.
Existem diversos benefícios e utilidades em gerir tarefas profissionalmente, e separamos 4 motivos para te encorajar a revolucionar hoje mesmo a gestão de tarefas na sua empresa. Acompanhe a imagem e os tópicos explicados abaixo:
1. Otimização de produtividade e aumento de performance
Cada vez mais é comprovado que a ideia de profissionais multitarefas é um mito. Em meio a realidades de muitas tarefas, é comum que profissionais estejam muito ocupados e pouco produtivos. Quando, porém, o profissional se vê envolvido numa rotina com uma gestão de tarefas bem feita, a chance de otimizar sua produtividade aumenta.
A melhora na produtividade é consequência dos processos que envolvem a gestão de tarefas: alocação de horários, separação de blocos de atividades etc., que adequam as demandas do colaborador à sua capacidade de execução.
Na mesma lógica, quando a gestão de tarefas permite que o colaborador ajuste as atividades em função do tempo que ele tem disponível, há aumento de performance, porque ele passará a realizar atividades que realmente geram resultados.
2. Priorização e delegação de atividades
Há tarefas de diversas categorias. Além de categorias de urgência, é importante considerar que há tarefas mais importantes e outras menos importantes. Uma vantagem direta da gestão de tarefas é a priorização de tarefas muito importantes e a delegação de tarefas menos importantes.
Quando não se faz gestão de tarefas é comum que profissionais acabem tentando resolver tarefas sem tanta importância (e que poderiam ser delegadas), e deixando para trás tarefas de alta relevância e que precisariam de mais atenção.
3. Conhecimento e cumprimento de prazos
Existem dois motivos principais para atrasos na entrega de atividades:
- Falta de clareza sobre o os objetivos de prazo;
- Desorganização na hora de executar as atividades.
A gestão de tarefas traz a vantagem de tornar os prazos conhecidos e permitir que sejam organizados de forma realista e possível.
É comum, infelizmente, que cronogramas (prazos) sejam frustrados porque não estão claros para toda a equipe – e até mesmo porque o escopo de atuação não foi bem apresentado.
4. Melhora na comunicação e no clima organizacional
Quando todos da equipe sabem o que fazer – e o que não fazer – é automática a melhora na comunicação entre os envolvidos. Um clássico exemplo de problema que a gestão de tarefas evita é que o colaborador se incomode ao ter um pedido negado, porque com tarefas bem geridas a própria equipe entende o que é e o que não é responsabilidade dos colegas.
A comunicação entre a equipe é responsável direta pelo clima organizacional – a forma como o colaborador se sente na empresa e que perspectivas consegue dar ao seu trabalho. O clima organizacional, por sua vez, é responsável direto pelos resultados da empresa – que são apenas consequência do engajamento dos envolvidos.
Como fazer gestão de tarefas?
O processo de gestão de tarefas consiste em usar métodos para que os aspectos principais da tarefa (prazo, esforço, objetivo) sejam bem gerenciados. Há vários passos possíveis (e necessários) para uma boa gestão que consiga conciliar os aspectos humanos, técnicos e organizacionais das tarefas dentro do projeto.
Montamos um passo a passo com 4 etapas para você otimizar a partir de hoje a gestão de tarefas de sua equipe. Acompanhe a imagem e cada um dos passos, faça anotações e veja como colocar em prática agora mesmo:
1. Elenque e categorize todas as suas tarefas que precisam de atenção
O primeiro passo para uma gestão de tarefas eficiente é ter clareza de tudo que precisa ser feito. Comece fazendo uma lista (elencando) todas as tarefas pendentes de alguma ação. Quando você tiver clareza de todas as tarefas pendentes, faça uma categorização entre tarefas emergentes, urgentes, no prazo e planejadas. A partir daí, comece a delegar e executar o que for necessário.
2. Organize suas tarefas e estabeleça prazos
Tarefas sem prazo podem acabar não fazendo sentido e não gerando todo o resultado esperado. Por isso, organize suas tarefas de acordo com prazos e quebre tarefas muito grandes em pequenas partes, para que seja possível sistematizar o andamento das etapas.
Ainda seguindo o exemplo de um desenvolvimento de software, essa separação de uma tarefa em partes menores pode deixar tudo mais claro, assim cada pessoa pode utilizar suas habilidades para executar uma determinada parte da tarefa.
3. Comunique a equipe
Uma gestão de tarefas só tem sentido quando todos os envolvidos entenderem como ela funcionará. Por isso, depois de elencar e categorizar as tarefas e organizá-las de acordo com prazos, comunique a equipe sobre as como a gestão será feita. Uma equipe de sucesso é aquela que entende bem a gestão de tarefas da empresa e trabalha de acordo com ela.
4. Escolha um sistema para fazer a gestão de suas tarefas
A gestão de tarefas sempre foi desafiadora. Atualmente, porém, a velocidade com que mudanças acontecem tornou a prática ainda mais intensa. Gestores e líderes têm cada vez mais deixado o uso de diversas planilhas para contar com sistemas de gestão de tarefas que incluam todos os processos envolvidos. Hoje já existem sistemas que integram toda a equipe, as tarefas e os diversos projetos. Escolher um sistema para sua gestão de tarefas é parte fundamental!
5 melhores ferramentas de gestão de tarefas
1- Artia
O Artia é uma das melhores ferramentas de gestão de tarefas disponíveis no mercado atualmente. Isso porque o software une uma série de funcionalidades úteis para a gestão, como Kanban, apontamento de horas, lista de atividades, agenda, cronograma, e ainda gera indicadores para que você possa verificar os resultados depois!
O Artia possui uma versão Slim para quem busca gerenciar atividades e processos mais simples, e uma versão completa para quem gerencia projetos mais robustos. Vale a pena conferir.
2- Google Agenda
O Google Agenda é outra excelente ferramenta indispensável para quem quer gerenciar tarefas. Pode parecer algo simples, mas usar um calendário digital vai impedir que você esqueça de reuniões, eventos e outros compromissos.
Além de entregar lembretes e informações sobre as tarefas agendadas, a ferramenta ainda conta com integração com outros aplicativos do Google, como o Meet, Gmail e Drive.
3- Trello
Além de entregar lembretes e informações sobre as tarefas agendadas, a ferramenta ainda conta com integração com outros aplicativos do Google, como o Meet, Gmail e Drive.
Com uma interface personalizável, a plataforma permite criar quadros, colunas e cartões à vontade, assim como adicionar imagens e marcadores nas atividades.
4- Evernote
O Evernote é mais uma dessas ferramentas mão na roda para quem quer organizar atividades. Com um funcionamento muito simples, o Evernote permite fazer anotações, organizar o planejamento diário, anexar fotografias, desenhos, links etc.
O aplicativo funciona muito bem na versão mobile e ainda integra com o Google Agenda.
5- Fleeg
Se a sua ideia é fazer gestão de tarefas para times comerciais, o Fleeg é a melhor ferramenta disponível no mercado atualmente. Muito mais do que um simples CRM, o software automatiza a criação de tarefas, gestão da agenda, o controle do funil de vendas e a gestão de indicadores individuais e de equipe.
O Fleeg ainda possui integração com outros aplicativos comumente utilizados por times comerciais, como Jivochat, WhatsApp e LinkedIn.
Metodologias e técnicas para fazer Gestão de Tarefas
Fazer a gestão de tarefas inclui utilizar metodologias e técnicas que auxiliem líderes e gestores a terem uma melhor visualização de suas atividades para oferecer uma gestão mais assertiva. Para te ajudar, separamos abaixo 2 metodologias, 3 técnicas e 5 ferramentas para fazer a gestão de tarefas.
1. GTD
Em inglês Getting Things Done, significa “concluindo coisas” em tradução livre.
A metodologia em geral promove a gestão de tarefas através da conclusão de atividades por meio de etapas, sendo as principais Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer). A metodologia consiste em enfrentar cada um dos passos e concluir cada um antes de passar para a próxima fase.
2. Kanban
A metodologia do Kanban consiste em organizar tarefas através de quadros visuais considerando os fluxos de trabalho em andamento.
Em geral é organizada em quadros e cartões separados por estágio (situação da atividade) no projeto, permitindo que as tarefas tenham responsáveis, quadros de tempo empenhado, acompanhamento de progresso etc. Para você se aprofundar melhor nessa técnica separamos um GUIA completo para gerenciar o fluxo de atividades com Kanban!
3. Metodologia de Justin
Deve ser iniciada na noite anterior ao dia que as tarefas forem executadas.
Consiste em dividir uma folha de papel em três partes iguais – de cima para baixo. Na primeira parte, você escreve três objetivos de vida; na segunda, três metas da semana; na terceira, atividades que você precisa desempenhar ao longo do dia (no máximo 10). Tendo clareza de seus objetivos de vida (ou, no caso, de trabalho), metas próximas e atividades a serem desempenhadas no dia, fica mais fácil definir quais tarefas serão executadas ao longo do dia e assim é possível focar nelas.
4. Tags de tempo
Consiste em organizar todas as tarefas do dia a partir de tags do tempo (como 15 minutos, meia hora, 1 hora, 3 horas e 6 horas).
Antes de começar a produzir as tarefas do dia, você distribui as tags de acordo com sua previsão de duração de tempo. Assim, quando sobra algum tempo entre compromissos, é possível apenas alocar uma tarefa já tagueada pelo tempo.
5. Mentalização de conquistas
Um grande problema do mundo agitado é não comemorar (e relembrar) as pequenas conquistas do dia a dia produtivo.
A técnica de mentalização de conquistas consiste em listar suas conquistas ao longo de uma semana e organizá-las em três categorias: 1) UAU, para tarefas complexas concluídas ao longo da semana; 2) EU MAIOR, para metas futuras que trazem desenvolvimento pessoal 3) ETC, momentos aleatórios do seu dia a dia que merecem ser lembrados.
Aproveite e veja como o Artia pode te ajudar a fazer a gestão de suas tarefas e confira mais conteúdos sobre tarefas aqui no blog!
Boa leitura
5 dicas para fazer uma boa gestão de tarefas
1. Categorize
O primeiro passo para fazer um bom gerenciamento de tarefas é categorizar as tarefas por tipo. Essa divisão pode levar em conta categorias como “tarefas para fazer sozinho” e “tarefas que precisam ser feitas em equipe” ou por solicitante (clientes).
Além de categorizar por tipo, também é possível categorizar de acordo com o nível de urgência. Essa organização permite que você veja o que precisa ser feito imediatamente e o que pode ser deixado para depois.
Essa atitude permite que a equipe tenha um controle e uma visão maior sobre as tarefas que precisam ser executadas.
2. Estabeleça prazos
Para fazer um gerenciamento de tarefas eficaz é preciso estabelecer prazo para absolutamente tudo. Até porque, se não há prazo, não há nenhum parâmetro sobre quando essa tarefa deverá ser feita. Portanto, estabelecer prazos e deixá-los bem claros é fundamental para que os resultados buscados sejam alcançados.
3. Faça reuniões periodicamente
Fazer uma reunião de gestão de tarefas com a equipe consiste em listar tudo que foi feito no último período (geralmente na última semana) e tudo que precisa ser feito no próximo período. O objetivo desse momento é identificar falhas e pontos que podem ser melhorados, além de distribuir as tarefas do próximo período entre os membros.
4. Utilize um software
Considerar o uso de um sistema de gestão de tarefas é um passo muito importante para ter um bom controle sobre esse gerenciamento. Hoje em dia existem várias opções de softwares dessa natureza, que, além de alinhar a comunicação entre os participantes e facilitar a troca de informações, também permite que o gestor tenha um controle total sobre os principais indicadores de produtividade da equipe.
5. Estabeleça indicadores
Os indicadores servem como um parâmetro para que o gestor consiga identificar o nível de entrega e produtividade da equipe, e tomar atitudes para melhorar esses números, caso não estejam muito bons.
Mas para entender melhor quais são e qual a importância de estabelecer indicadores de gestão de tarefas, preparamos um tópico completo sobre esse assunto:
Indicadores de gestão de tarefas
Estabelecer indicadores para acompanhar o progresso das entregas de uma equipe é importante não apenas para ter um controle de produtividade individual, mas também para poder avaliar a capacidade produtiva da equipe como um todo. Além disso, estabelecer e acompanhar indicadores é importante para prestação de contas e para otimizar resultados.
Alguns indicadores de gestão de tarefas importantes de serem monitorados são:
- Entregas por colaborador: monitorar as entregas individuais de cada colaborador dentro de um determinado período serve para que o gestor consiga enxergar onde pode estar havendo sobrecarga ou ociosidade, além de revelar como os colaboradores estão respondendo às demandas que lhes são passadas.
- Tarefas concluídas: também é possível acompanhar o número total de tarefas concluídas. Assim, quando um ciclo é fechado, o gestor pode usar os indicadores para avaliar se a tarefa foi bem executada no geral, se houve excesso de esforço, desvio de rota etc.
- Tempo gasto por tarefa: por fim, outro indicador muito importante de ser monitorado é o tempo gasto por cada tarefa. Esse número revela quanto tempo cada colaborador gasta, em média, para entregar uma tarefa e pode te ajudar a equilibrar as tarefas entre a equipe, porque assim você terá mais insights sobre quais tarefas consomem mais tempo.
O papel do gestor das tarefas de uma equipe
Um gestor de tarefas desempenha funções muito importantes dentro de uma equipe, listamos abaixo as três principais:
1. Delegar
Dentre todas as funções de um líder, delegar tarefas é umas das principais. Isso acontece porque muitas vezes há um desequilíbrio na distribuição de tarefas na equipe, ao mesmo tempo em que haverá pessoas ociosas, haverá pessoas sobrecarregadas. Por isso, é importante sempre identificar quais tarefas podem ser delegadas e assim promover esse equilíbrio.
O papel do gestor de tarefas na hora de delegar tarefas, no entanto, não se resume apenas a transferir essas tarefas. Ele também deve oferecer as informações e estrutura necessária para que o colaborador esteja apto para fazer o que precisa ser feito. Por isso, o gestor deve, junto com a explicação da demanda, estabelecer prazo e acompanhar a produtividade da tarefa.
2. Priorizar
O especialista em gerenciamento do tempo Christian Barbosa afirma que 80% dos profissionais que trabalham mais do que 9 horas por dia acreditam gastar até 3 horas do dia em tarefas inúteis. Isso é resultado de um gerenciamento de tarefas mal feito em relação ao tempo disponível. Em outras palavras, isso acontece porque as pessoas não priorizam as atividades que são mais importantes. E essa é outra importante função de um gestor de tarefas.
3. Acompanhar
O papel de acompanhamento da execução de tarefas é tão importante quanto os demais. O gestor de tarefas é aquele que delega, prioriza, mas ao mesmo tempo aquele que acompanha e auxilia no processo de execução das tarefas. Existem pelo menos três atitudes que todo gestor de tarefas deve colocar em prática para acompanhar a execução de tarefas:
- Conhecer bem seus colaboradores: na arte de gerir tarefas e delegar papéis, é fundamental que o gestor conheça bem sua equipe. Para delegar atividades o gestor deve não apenas ter noção das competências teóricas dos colaboradores, mas também conhecer suas reais habilidades técnicas e socioemocionais.
- Expressar-se com clareza: o gestor de tarefas deve ser claro na exposição dos detalhes das tarefas para que, a partir das informações fornecidas, o colaborador possa desempenhar as funções pelas quais é responsável. Instruções bem definidas e um desenho claro do caminho que deve ser seguido diminui consideravelmente os desvios de esforço e, consequentemente, aumenta a produtividade da equipe.
- Comportar-se como líder, não como um chefe: o líder corporativo deixou de ser o profissional que diz aonde os colaboradores devem ir. Na verdade, o líder é a peça da equipe que vai à frente mostrando o caminho a ser percorrido, ou seja, é papel do gestor de tarefas oferecer suporte aos membros da equipe para que consigam desempenhar suas funções da melhor maneira possível.
Avanço da tecnologia e seu impacto na gestão de tarefas
Os sistemas de gestão de tarefas estão evoluindo cada vez mais, e contar com a tecnologia é um excelente caminho para otimizar a gestão de tarefas de uma equipe. Listamos abaixo os três principais avanços da tecnologia em relação ao gerenciamento de tarefas:
Decisões através de dados
Quando a gestão de tarefas é feita através de ferramentas digitais, aumenta-se consideravelmente a precisão dos dados e a facilidade em acessá-los. A partir de dados acessíveis e confiáveis, todos os números relacionados à gestão de tarefas se tornam uma ferramenta poderosa na tomada de decisões.
Controle de distribuição de horas de trabalho
Através de painéis virtuais com informações sobre tempo, fluxo de atividades e andamento de tarefas é possível controlar o emprego de forças dos colaboradores e estabelecer previsão de distribuição de horas gastas por atividade.
Melhora do trabalho coletivo
A missão de conseguir melhorar o trabalho coletivo da equipe é papel do gestor de tarefas. Quando se tem disponível recursos tecnológicos esse processo é facilitado, pois os colaboradores têm mais facilidade em visualizar de forma macro todas as tarefas nas quais estão envolvidos.
Há diversos recursos tecnológicos que facilitam a vida de um gestor de tarefas, como um bom software de gestão de tarefas. Mas quais os benefícios em utilizar uma ferramenta dessa natureza? Acompanhe a leitura para saber.
4 benefícios de ter um software de gestão de tarefas
1. Indicadores de desempenho
Um software de gestão de tarefas oferece relatórios acerca da quantidade de horas que determinado colaborador empenhou em alguma tarefa. Dessa forma, é possível verificar qual o tempo médio investido em uma determinada tarefa na sua empresa como um todo, a média de um colaborador em específico ou de toda a equipe.
Essa informação permite criar indicadores de desempenho importantes sobre a produtividade da equipe.
2. Segurança de informação
Quem pode acessar quais dados? Num software de gestão de tarefas é possível categorizar os usuários para que tenham acessos apenas a determinadas áreas de informação. Esse procedimento feito de forma digital é absolutamente mais seguro do que de forma manual, com arquivos e relatórios impressos.
Não apenas há segurança acerca de quem pode acessar os dados, mas sim com relação à conservação de dados. Uma vez que tudo é armazenado de maneira online, na nuvem, a empresa não fica suscetível a perder informações valiosas por conta de assaltos ou acidentes. Os dados estão armazenados de maneira segura, e ao mesmo tempo acessíveis rapidamente.
3. Acesso remoto
Cada vez mais o regime do local de trabalho vem se tornando flexível. Muitas empresas já têm equipes que trabalham totalmente a distância. Mesmo que não seja o caso da sua empresa, a possibilidade de acesso remoto é sempre uma vantagem.
A maioria dos softwares de gestão de tarefas permite acesso tão completo quanto no computador via smartphone e tablet. Assim, os membros da equipe podem acessar a qualquer momento os dados que forem necessários.
4. Acompanhamento para redução de custos
Um dos pilares da gestão eficiente de tarefas é a redução de custos. O lucro aumenta consideravelmente quando a empresa para de perder tempo e dinheiro com atividades sem utilidade, colaboradores mal direcionados e horas buscando por informações.
9 Principais vantagens de utilizar um software online de gestão de tarefas:
- 1 – Acesso remoto
- 2 – Trabalho colaborativo
- 3 – Redução de custo
- 4 – Segurança da informaçãov
- 5 – Mais rapidez
- 6 – Produtividade
- 7 – Focar no que realmente importa
- 8 – Facilita o trabalho do gestor
- 9 – Reduz os riscos
Nesse sentido, a maioria dos softwares de gestão de tarefas conta com suporte e acompanhamento para que a empresa contratante consiga utilizá-lo em sua máxima performance, a fim de reduzir custos, otimizar a produtividade dos colaboradores e alterar práticas para outras mais funcionais.
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Saiba definir (e respeitar) seu horário de trabalho, use a tecnologia a seu favor.
Intuitivo e fácil de usar! Comece hoje mesmo a organizar os projetos, atividades, compartilhar tarefas, apontar horas em tempo real e ter controle das entregas.
Dicas para escolher um software de gestão de tarefas
A tecnologia trouxe diversos avanços para a gestão de tarefas – e o uso de softwares específicos torna isso ainda mais evidente. Mas a pergunta que fica é: como escolher um software que se adeque às necessidades de sua empresa? Veja 3 dicas para escolher um software de gestão de tarefas sem medo de errar:
1. Identifique as demandas e prioridades de sua empresa
Qual é o melhor software de gestão de tarefas? Aquele que se adequa às necessidades e demandas reais da sua empresa. Por isso, faça um levantamento de todas as atribuições que você considera fundamentais para que o sistema supra suas demandas.
Tão importante quanto contextualizar o sistema escolhido à realidade da empresa, é que o gestor responsável saiba o que é mais prioritário, quais as expectativas da empresa e o que deve ser feito primeiro. Um processo de implementação envolve uma série de mudanças – mas acontece com mais facilidade quanto o que é prioritário é conhecido.
2. Verifique restrições e recursos
Este é um passo indispensável antes da contratação. Responda a perguntas como: quantos usuários o sistema precisa disponibilizar? O sistema opera de maneira online, salvando tudo na nuvem? Quanto espaço o sistema disponibiliza para armazenamento? Quais as restrições de suporte?
A mesma lógica também vale para identificar outros recursos que não estejam no seu briefing mas que possam ser úteis: mural de recados, chat entre colaboradores, ferramentas de personalização de relatórios etc. Esse é o momento de fazer um levantamento completo sobre o software que a empresa pretende contratar!
3. Peça feedbacks dos colaboradores
Quem vai utilizar o software de gestão de tarefas? Seus colaboradores. Eles precisam entender, se adequar e, principalmente, visualizar que vale a pena usar o sistema e todas as suas funcionalidades. Por isso, é indicado conversar com colaboradores-chave antes mesmo da contratação, e também durante o processo de implementação.
Mas afinal, como resumir a importância da gestão de tarefas para empresas?
Uma empresa é feita de tarefas. Da hora que entramos no trabalho, até a hora que saímos, executamos tarefas. Tudo é feito com o objetivo de oferecer o melhor produto ou serviço, com a maior produtividade possível, a fim de atrair os melhores resultados. Para que tudo isso seja possível, é imprescindível fazer gestão de tarefas.
Você percorreu conosco uma explicação profunda sobre a gestão de tarefas e como o uso de software de gestão de tarefas é fundamental para subir os níveis de produtividade de sua equipe. Nosso convite, agora, é para que você assista à demonstração de como o Artia Slim pode revolucionar a gestão de tarefas de sua empresa!
