Confira 5 dicas para implantar kanban na TI

O kanban é uma técnica de gestão de projetos que possibilita, de forma visual e com poucos recursos, o acompanhamento de fluxos de produção. A simplicidade do sistema, que utiliza cards ou post-its coloridos colocados em um grande quadro bem visível para indicar o status de tarefas, o torna muito útil em projetos de TI.

Ele é uma alternativa mais fácil de ser utilizada e compreendida dos que os complexos sistemas que incluem planilhas de pendências, listas de tarefas e infinitos e-mails. Com a utilização do kanban na TI é possível obter informações sobre as atualizações de status das atividades de um projeto de forma simples e rápida.

Para ajudá-lo a conhecer melhor essa técnica que, apesar de muito antiga, continua inovadora, é que criamos este post. Nele você conhecerá a sua história, a importância do kanban na TI, além de algumas dicas para implantá-lo em seus projetos. Boa leitura!

A história do kanban

O kanban nasceu no Japão, na década de 50. O engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, inspirado no livro de Henry Ford, “Today and Tomorrow” e no método de reposição de mercadorias nas prateleiras dos supermercados americanos, desenvolveu duas metodologias: o JIT (Just in Time) e o kanban.

Na época, a Toyota passava por uma crise que poderia tê-la levado a falência, e precisava se reinventar para retomar o crescimento. Nesse cenário, os dois métodos, que garantiam a aquisição de materiais somente quando eram necessários e a agilidade das linhas de produção, foram cruciais para que a empresa se salvasse.

A importância do kanban na TI

E quando se fala em agilidade no fluxo de produção, logo vem à mente o ambiente competitivo e quase caótico da TI, onde as novidades se tornam velhas em muito pouco tempo. Por isso, métodos de gestão de projetos que garantam a rapidez na execução e no acompanhamento de tarefas são indispensáveis para um PMO. Veja a seguir como o kanban ganhou importância na TI.

Melhora os processos

A facilidade de visualização de andamento das tarefas ajuda na identificação de gargalos, provocando a investigação de suas causas. Com essas descobertas, torna-se possível otimizar os processos truncados e, consequentemente, aumentar a produtividade e qualidade das entregas.

Tem maior produtividade

O sistema tem 4 princípios básicos, que são:

• fácil visualização;
• limite de quantidade de tarefas;
• foco no fluxo;
• melhoria contínua.

Se esses 4 princípios forem seguidos à risca, o dinamismo do projeto estará garantido, o que aliado a melhoria dos processos, aumentará (e muito!) a produtividade da equipe, já que todos os membros terão acesso ao seu to do list de forma rápida e fácil.

Gestão de TI mais eficiente

A melhoria de processos e o aumento da produtividade já são sinais claros da maior eficiência na gestão de TI proporcionada pelo uso do kanban. Isso se deve a simplicidade do método e a sua visibilidade, dinamismos e facilidade.

5 dicas de como implantar o kanban em projetos de TI

1. Mapeie o fluxo de trabalho atual

O primeiro passo para a implantação de qualquer metodologia é entender o que está sendo feito atualmente. Como cada etapa do projeto identificada, fica mais fácil organizar as tarefas que precisam ser concluídas e atribuí-las ao seu responsável. Nesse momento é importante definir também como será o fluxo daqui em diante. O mais comum é:

• to do (a fazer): é o backlog do projeto, onde ficam listadas todas as tarefas que devem ser realizadas independentemente do tipo, da prioridade e do responsável;
• today (a fazer hoje): aqui ficam as tarefas que devem ser priorizadas naquele momento. É interessante que elas sejam classificadas, por exemplo, como teste, melhoria, correção, entre outras, e cada categoria tenha um tempo máximo de permanência no quadro;
• in progress (sendo feito): nessa coluna ficam as tarefas em andamento ou que estão aguardando alguma dependência como, por exemplo, a aquisição de um hardware específico para sua realização;
• done (concluído): aqui ficam as tarefas que já foram concluídas. Pode parecer irrelevante manter à vista o que já está pronto, porém, além de ajudar a ter uma noção do quanto foi realizado em um determinado período, ainda serve como um gatilho motivacional para equipe.

Claro que outras etapas podem ser inseridas no fluxo de acordo com necessidade de cada projeto. E essa é uma das grandes vantagens do kanban, pois é enorme a facilidade em adaptá-lo às mudanças no fluxo quando necessárias. Ou seja, a própria gestão do fluxo de tarefas fica sujeita a melhoria contínua durante a execução do projeto.

2. Defina o que será monitorado com o kanban

Aqui é o momento de listar exatamente o que precisa ser feito, ou seja, descrever cada uma das tarefas propriamente ditas. Note que mesmo que surjam novas atividades no decorrer do projeto, elas poderão ser acrescentadas com a mesma facilidade com a qual estão sendo listadas agora.

É importante que sejam especificadas muito objetivamente, de modo que sua descrição caiba em um post it ou card, para que possam ser visualizadas e identificadas com facilidade no quadro. Processos mais complexos devem ser quebrados ao máximo em pequenas tarefas para ajudar na objetividade do que está sendo listado.

3. Reúna a equipe

Agora que você já sabe como será o seu fluxo de trabalho inicial e quais tarefas devem ser realizadas é hora de reunir a equipe e começar a atribuí-las aos seus respectivos responsáveis. Nesse momento os prazos e prioridades devem ser definidos com a mesma clareza com que foram descritas as atividades.

4. Defina o modelo de cartão

O mais comum é que se usem post its coloridos, sendo cada cor correspondente a uma categoria de tarefas ou a um membro da equipe. Nesse caso, ainda se pode combinar a cor com diferentes tamanhos de post it, conseguindo uma visualização mais fácil de quem é a tarefa e em quanto tempo deverá ser entregue.

5. Mensure e melhore

Com o projeto em andamento e as tarefas se movendo de uma coluna para outra no kanban, fica fácil entender o que está ou não funcionando. Além disso, surgem oportunidades de detectar maneiras de melhorar o fluxo de trabalho, a partir dos erros e acertos do que já foram realizados.

Como você pode ver ao longo deste post, o kanban é um método dinâmico, de implementação fácil e de baixo custo, que pode ser adotado tanto para a gestão de projetos menores, quanto para os mais complexos. Isso faz do kanban na TI uma importante ferramenta para a conquista do sucesso.

E agora que você já sabe como implantar o kanban na TI, que tal conhecer 4 funções de um gestor e melhorar ainda mais a gestão de projetos dos seus projetos?

Separamos 7 modelos de quadro kanban ilustrados para você se inspirar e montar o seu!