Um dos maiores desafios da gestão de projetos, de acordo com pesquisa do PMI, é o gerenciamento apenas de quesitos básicos, como tempo, escopo e orçamento.
Para o sucesso do projeto, existem muitos fatores que indiretamente auxiliam o cumprimento de prazos e custos, devendo estes fazer parte da gestão.
Um destes elementos é a alocação de recursos, que apesar de ter um objetivo específico, contribui para o planejamento total. Confira mais!
O que é alocação de recursos?
A alocação de recursos é a distribuição dos recursos organizacionais de acordo com as atividades.
Quando fazemos o planejamento do projeto, a cada nova etapa descrita mais detalhes são incorporados ao plano. Assim, ela é o detalhamento responsável por alinhar recursos, cronograma e orçamento.
Toda atividade tem um prazo e envolve a utilização de algum recurso. Todo recurso tem um custo. Então, apesar da alocação ter como objetivo a distribuição dos recursos, ela contribui para otimizar as ações, controlar melhor o que será executado e garantir a entrega final.
Tipos de recursos do projeto
Ao falarmos desse tema, é muito comum associarmos o termo apenas a objetos materiais, mas não é só isso. Para que o projeto ocorra, é necessário ter uma parte operacional que vá desenvolvê-lo. Por isso, os recursos são físicos e humanos.
Recursos físicos
Os recursos físicos são todas as coisas materiais: equipamentos, matéria prima, suprimentos e até locais de trabalho. Geralmente, eles têm especificações objetivas e, para gerenciá-los, analisamos custo, disponibilidade e funcionalidade.
Recursos Humanos
Este segundo tipo de recurso é referente às pessoas do projeto. Aqui, as características consideradas são mais extensas, pois englobam habilidades e competências individuais.
Antes de mobilizar os recursos, é preciso considerar também questões como jornada de trabalho, férias, banco de horas e os papéis dos profissionais.
Cada pessoa possui um nível de conhecimento e especialização diferente, o que impactará no tempo de ação, custo por hora e resultado obtido. Assim, é extremamente importante que estes pontos sejam avaliados para melhor alocar os recursos.
Por que fazer a gestão da alocação dos recursos?
Garantir que os recursos certos sejam utilizados reduz as chances de retrabalho e otimiza os processos. Por isso, a alocação de recursos:
Reduz custos
Quando os recursos estão bem alocados, a gestão tem conhecimento de tudo o que precisará utilizar ao longo do projeto.
Saber se os recursos disponíveis serão suficientes é fundamental, porque se houver a necessidade de adquirir novos recursos ou realocá-los, isto pode ser feito com planejamento e pesquisa de preços, o que ajuda a reduzir custos e tempo de trabalho.
Otimiza recursos
A boa gestão da alocação permite distribuir os recursos de modo otimizado, pois o gestor irá analisar todas as atividades e identificar quais são mais compatíveis a cada recurso e qual a urgência dessa utilização. Assim, os melhores recursos podem ser destinados para os momentos mais adequados.
Garante as entregas do projeto
Um mesmo recurso pode ser utilizado em projetos e etapas diferentes. A gestão da alocação planeja todo o portfólio de projetos antes de iniciar estas etapas. Assim, ela garante que os recursos estarão disponíveis no momento necessário.
Por exemplo: se o projeto X precisa de um designer específico para avançar, é preciso que este esteja livre no momento da atividade. Com a gestão da alocação dos recursos, as demandas são previamente agendadas e o gerente sabe exatamente quando o recurso será utilizado.
Evita a escassez de recursos
Ao executar vários projetos simultaneamente, nem sempre os recursos estarão disponíveis no momento necessário. Mas, ter conhecimento dessa indisponibilidade é importante porque direciona a aquisição de novos recursos ou o replanejamento das atividades.
5 dicas de como fazer uma alocação de recursos eficiente
1. Invista no gerenciamento dos recursos
A alocação de recursos faz parte do gerenciamento de recursos. Agendá-los de acordo com o cronograma e acompanhar a disponibilidade permite um controle maior das ações e evita problemas como atraso nas entregas, desperdício de tempo e desequilíbrio nas despesas.
| Leia também: 6 etapas para fazer a gestão de recursos
2. Defina escopo, cronograma e orçamento
A alocação de recursos é um processo que alinha as etapas do planejamento. Por isso, antes de iniciá-la, é preciso garantir que escopo, cronograma e orçamento estejam desenvolvidos e haja os dados necessários para fazê-la.
3. Mapeie os recursos da organização
Para destinar corretamente os recursos do projeto, devemos ter conhecimento de todos os recursos físicos e humanos disponíveis na organização. Portanto, ter uma lista com a descrição de todos os recursos e mantê-la atualizada é fundamental.
Uma dica é descrever os recursos por categoria, pois isso facilita a análise de funcionalidade e distribuição durante a alocação.
4. Monitore constantemente
Os projetos raramente são executados conforme o planejado, pois imprevistos e riscos podem afetar o andamento das atividades. Por isso, a prática de monitorar as informações e atualizá-las constantemente permite uma visão mais real da utilização dos recursos e confere mais segurança ao projeto.
5. Invista em um software de gestão de projetos
A alocação de recursos pode ser realizada em qualquer lugar, numa planilha, em um quadro na parede ou numa caderneta. Porém, utilizar estes métodos pode dificultar o controle e a análise dos dados quando há muitas informações.
Assim, a melhor maneira de controlar os recursos é por meio dos softwares de gestão de projetos. Nestes, todas as informações ficam em um mesmo ambiente, o que simplifica a visualização dos recursos de acordo com as atividades em que serão alocados.
Dessa forma, é possível controlar as tarefas, visualizar o cronograma, gerenciar os custos, conferir os prazos e emitir relatórios. Além disso, os softwares trazem diversas outras funcionalidades que auxiliam no gerenciamento de projetos como um todo.
| Aprofunde seu conhecimento: guia completo da gestão de projetos
Ao seguir estes 5 passos você estará no caminho certo para alocar seus recursos de forma eficiente. Mas, sempre existem alguns truques que os gestores mais experientes utilizam, né?
Então, confira qual a dica do nosso especialista para potencializar a alocação de recursos!
Dicas do especialista: como potencializar a alocação de recursos?
Mapear e monitorar de perto os recursos da sua organização é fundamental para acertar na alocação de recursos. No entanto, principalmente quando falamos de recursos humanos, não basta apenas ter um membro da equipe disponível para realizar a tarefa, é preciso pensar também nas competências exigidas na atividade.
A importância das competências na alocação
Uma boa alocação de recursos não se trata apenas de preencher lacunas de disponibilidade, mas de garantir que cada tarefa seja realizada pela pessoa mais qualificada.
Ter a pessoa certa para o trabalho pode fazer uma enorme diferença nos resultados do projeto, porque melhora a qualidade do trabalho e maximiza as habilidades da equipe.
Por exemplo: em um projeto de desenvolvimento de software, se você alocar um programador para realizar testes de software, pode ser que ele execute a tarefa de forma eficiente, mas não será o uso mais produtivo do seu tempo e expertise. Por outro lado, ao designar um tester especializado para essa função, você garantirá que os testes sejam realizados com mais precisão, além de liberar o programador sênior para resolver problemas complexos de codificação, aumentando a produtividade geral da equipe.
| Assista também: competências na gestão de projetos
Definindo responsabilidades com a matriz RACI
Outro ponto crucial é definir claramente as responsabilidades de cada membro da equipe para evitar a duplicidade de esforços. A matriz RACI é uma das principais ferramentas para isso, que elimina ambiguidades através da classificação dos recursos em:
- Responsável: quem executa a tarefa.
- Aprova: quem aprova o trabalho realizado.
- Consultado: quem é consultado antes de se tomar uma decisão.
- Informado: quem é mantido atualizado sobre o progresso e as decisões.
Conheça a alocação de recursos do Artia
Na gestão de projetos, um dos desafios mais comuns é garantir que os recursos estejam alocados de forma eficiente e estratégica. Para ajudar a superar essa dificuldade, o Artia oferece uma poderosa solução de alocação de recursos, que traz:
Gráficos de alocação de equipe
Entenda a demanda da equipe graficamente e mensure possibilidade de absorver mais projetos.
Alocação de equipe por competências
Filtre a competência necessária para a alocação e visualize facilmente a disponibilidade dos recursos com essa habilidade específica.
Visão de atividades por recurso
Veja a quantidade exata de trabalho que cada recurso possui, evite sobrecargas e faça ajustes antes que atrasos comprometam o projeto.
Planejamento preciso do dia a dia de trabalho
Elimine sobreposições de atividades e otimize os fluxos de trabalho.
Acompanhamento de horas trabalhadas
Analise a necessidade de aumentar as equipes e calcule headcount realista.
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