Calendário de equipe: controle os prazos e responsáveis de forma eficiente

Calendário de equipe: controle os prazos e responsáveis de forma eficiente

Escrito por Roberto Gil Espinha

21 Mar 2023

7 min de leitura

Não é novidade nenhuma que todo projeto precisa ter um cronograma e datas de entrega bem estruturados, né?

Fazer isso é relativamente simples, mas a dificuldade aparece quando as atividades envolvem mais pessoas, porque o gerente precisa encontrar uma maneira de gerenciar muitas coisas em paralelo.

Por isso, o calendário de equipe é uma das ferramentas fundamentais para desenvolver bons projetos. Com ele, é possível coordenar diversas informações simultaneamente, tendo a visão de todos os prazos, responsáveis e atividades em um único lugar.

Quer entender melhor como essa ferramenta pode facilitar o dia a dia dos seus projetos? Nesse texto você verá:

  • Como um calendário de equipe funciona?
  • Qual o impacto do calendário de equipe para os projetos?
  • Benefícios do calendário de equipe
  • Como escolher o calendário de equipe ideal?

Como um calendário de equipe funciona?

O calendário de equipe é organizado como qualquer outro calendário, com a diferença de que os t dados dele podem ser compartilhados entre os membros do time.

Quando uma nova atividade é criada, todos os que têm acesso à plataforma conseguem visualizá-la no mesmo momento, tornando a gestão do projeto mais centralizada e colaborativa.

Mas, você sabe por que isso é tão importante para os projetos? Veja só:

Qual o impacto do calendário de equipe para os projetos?

Cada membro do projeto tem suas próprias responsabilidades e tem uma agenda pessoal com as tarefas que precisa realizar. Porém, o projeto é uma coisa só, que será resultado da atividade de todos os colaboradores.

Já imaginou o quão complicado seria se, para descobrir como está o andamento do projeto, o gerente tivesse que abrir dez calendários diferentes?

Pois então! O calendário de equipe é a ferramenta que une os prazos e responsáveis de forma clara, tendo um impacto direto sobre o controle do projeto, que passa a ser muito mais eficiente com ele.

| Quer mais dicas para controlar melhor os projetos? Leia também: Controle de projeto – Aprenda a controlar projetos como ninguém!

Mas, aí você pode se perguntar: se o calendário de equipe traz todos os prazos e atividades do projeto, ele não dificulta a visualização das demandas individuais do time? A resposta é: não!

A maioria dos calendários de equipe têm a possibilidade de filtrar as informações. Dessa forma, tudo é organizado no mesmo sistema, mas os membros do time também conseguem selecionar apenas as suas tarefas para visualizar melhor aquilo que precisam entregar.

Assim, a grande vantagem do calendário de equipe é justamente essa possibilidade de ter uma visão geral, que facilita a tomada de decisões do gestor, ao mesmo tempo que possa ser usada pelo time no dia a dia.

Quer aprender a montar um cronograma que todos do time consigam acompanhar e executar? Clique abaixo e confira nosso webinar de cronograma de projetos!

Mas, aí você pode se perguntar: se o calendário de equipe traz todos os prazos e atividades do projeto, ele não dificulta a visualização das demandas individuais do time? A resposta é: não!

A maioria dos calendários de equipe têm a possibilidade de filtrar as informações. Dessa forma, tudo é organizado no mesmo sistema, mas os membros do time também conseguem selecionar apenas as suas tarefas para visualizar melhor aquilo que precisam entregar.

Assim, a grande vantagem do calendário de equipe é justamente essa possibilidade de ter uma visão geral, que facilita a tomada de decisões do gestor, ao mesmo tempo que possa ser usada pelo time no dia a dia.

Quer aprender a montar um cronograma que todos do time consigam acompanhar e executar? Clique abaixo e confira nosso webinar de cronograma de projetos!

Benefícios do calendário de equipe

O calendário de equipe permite que todos os envolvidos no projeto tenham acesso as atividades planejadas e consigam visualizar novas atualizações no cronograma. Assim, fica muito mais fácil manter os prazos em dia e evitar desvios. Além disso, ele traz:

1. Maior certeza sobre os prazos

Muitas atividades dependem de outras para poder começar, as chamadas dependências. Em um calendário comum, se uma atividade predecessora estiver atrasada, pode ser que a atividade dependente seja iniciada indevidamente por falta de comunicação.

Com um calendário compartilhado isso não acontece, porque qualquer alteração nos prazos é informada a todos e o cronograma real é atualizado. Isso, consequentemente, também evita gastos desnecessários e retrabalhos.

2. Otimização do tempo das tarefas

Ao visualizar tudo o que precisa ser feito para concluir o projeto, o gerente consegue ter uma noção melhor do tempo estimado e prazo de cada entrega. Assim, ele consegue identificar gargalos e melhorias mais facilmente, podendo fazer os ajustes necessários para aumentar a eficiência do fluxo de trabalho.

Além disso, também é possível alocar os recursos de forma mais adequada, de modo que cada membro seja responsável por aquilo que tem maior domínio, elevando a produtividade da equipe.

Você sabe como anda a produtividade do seu time? Faça o teste e descubra!

3. Melhora na cultura organizacional

Quando todos os membros do time têm uma mesma visão, há uma sensação maior de pertencimento, que melhora o clima organizacional do ambiente de trabalho.

Em organizações que controlam cada atividade separado, é possível que surjam diferenças de tratamento e atritos na comunicação. Já com um calendário de equipe, a colaboração se torna algo mais presente e a cultura de equipe ganha força.

Quer saber como a cultura organizacional pode melhorar a performance do seu time? Acesse o nosso e-book de cultura organizacional e aprofunde seus conhecimentos no assunto!

Ebook Cultura Organizacional como usar para melhorar a performance do time CTA

Agora que você já entendeu o porquê o calendário de equipe é uma ferramenta indispensável para os projetos, que tal aprender como escolher um para sua empresa?  

Como escolher o calendário de equipe ideal?

O calendário colaborativo é uma ferramenta bem simples de ser encontrada, pois existem diversos sistemas que oferecem a funcionalidade, indo desde simples soluções até as mais elaboradas.

A própria agenda do Google pode ser uma opção, porque nela é possível compartilhar atividades e vincular algumas contas ao calendário.

Porém, quando falamos de projetos, a complexidade é um pouco maior e uma plataforma dessas pode não ser uma solução tão interessante. O ideal é considerar quais são as necessidades do seu negócio e buscar pela solução mais completa.

Pensando nisso, os softwares de gerenciamento de projetos, que têm a ferramenta de calendário de equipe incluída, são uma das melhores opções, porque você terá todas as facilidades que precisa em apenas um lugar e da forma mais completa possível.

Por exemplo, alguns destes sistemas facilitam a visualização das atividades por meio do Kanban, que é outra ferramenta interessantíssima para organizar os dados do cronograma de forma simples e visual. Com isso, o gestor ganha ainda mais agilidade e praticidade no dia a dia.

Assista ao nosso webinar Gestão à vista com Kanban online clicando no botão abaixo e conheça mais sobre poder que a gestão à vista tem nos projetos!

E se você quiser conhecer alguns dos melhores softwares de gerenciamento de projetos do mercado, nós também temos uma lista pronta para te ajudar! Confira: 7 melhores softwares de gestão de projetos.

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.