Gerenciamento de tarefas em projetos: conheça os benefícios e soluções

Atualizado em 21/08/2023

Quantas vezes você já falou a frase “não fiz porque não tive tempo”?

Essa é uma das desculpas mais comuns quando não cumprimos nossas obrigações. Mas, com 24 horas diárias, não é o tempo que é pouco, mas sim a organização.

Nos projetos, uma atividade não realizada pode atrasar todas as entregas. Por isso, aprender a administrar o tempo e gerenciar as tarefas de modo eficiente é o primeiro passo para ter resultados.

Então, venha descobrir todo o poder que o gerenciamento de tarefas tem nos projetos e como alcançá-lo!

O que é gerenciamento de tarefas?

O gerenciamento de tarefas é uma prática que engloba tudo o que é necessário para concluir as atividades dentro dos prazos estabelecidos e com a qualidade esperada.

Assim, ele envolve a identificação das tarefas, atribuição de responsabilidades, estabelecimento de prazos, monitoramento do progresso e a resolução de problemas que possam surgir ao longo do caminho.

Aí você pode se perguntar: e qual a relação disso com os projetos?

Importância do gerenciamento de tarefas para os projetos

Os projetos são empreendimentos com um objetivo único. Porém, esse resultado só é atingido a partir da combinação de uma série de tarefas. Por isso, não tem como ter uma boa gestão de projetos sem o gerenciamento de tarefas.

Quando as atividades são conhecidas e organizadas, os projetos têm uma chance muito maior de sucesso, porque ela traz várias facilidades no acompanhamento e controle das ações.  Confira:

Quais os benefícios do gerenciamento de tarefas em projetos?

O gerenciamento de tarefas detalha tudo o que será feito durante a execução de um projeto. Com isso, ele traz um embasamento maior para os gestores montarem um cronograma da forma certa e garantir que os recursos necessários estejam presentes.

Quando as tarefas, prazos e responsáveis são bem definidos, as vantagens são inúmeras:

• Mais facilidade para compreender as demandas;
• Visão geral das atividades do projeto;
• Maior eficiência da equipe;
• Menos retrabalhos;
• Entregas no prazo;
• Otimização do tempo.

Agora, você sabe como aplicar o gerenciamento de tarefas na prática e alcançar todos esses benefícios? Veja algumas ações que você deve implementar:

Boas práticas no gerenciamento de tarefas

Fazer o gerenciamento de tarefas pode envolver uma série de etapas para garantir uma abordagem organizada e eficiente. Algumas das principais são:

Identifique e liste as tarefas

Comece identificando todas as tarefas necessárias para concluir o projeto ou atingir seus objetivos. Liste-as em uma planilha, documento ou gerenciador de tarefas.

Defina prioridades

Ao lidar com um grande número de tarefas, é essencial definir prioridades. Identifique as tarefas mais importantes e urgentes para concentrar esforços nelas. Use critérios como impacto no projeto, prazos e dependências para estabelecer uma ordem de execução adequada.

|Leia também: matriz de priorização – como saber o que é prioridade?

Estipule prazos realistas para as entregas

Determine prazos com base na complexidade da tarefa, recursos disponíveis e dependências. Certifique-se de que os prazos sejam alcançáveis e que haja margem suficiente para contingências.

Entenda que delegar tarefas é importante

Os projetos são realizados por várias pessoas, porque cada uma terá habilidades e conhecimentos em determinada área. Assim, ao atribuir responsáveis às tarefas, leve em consideração as competências da equipe para aumentar a qualidade das entregas.

Lembre-se de garantir que todos tenham uma compreensão clara de suas responsabilidades e do que é esperado deles, porque isso promove a eficiência e o desenvolvimento individual.

Promova a gestão do tempo

Ensine a equipe a organizar o tempo de forma eficiente. Incentive a criação de agendas pessoais, a definição de prioridades diárias e a utilização de técnicas de gestão do tempo, como o Pomodoro.

Além disso, encoraje sua equipe a registrar o tempo gasto em cada atividade, pois, assim, será possível analisar a eficiência dos processos e alocar recursos de maneira mais precisa.

Padronize as atividades

Estabelecer processos padronizados para a execução das tarefas ajuda a garantir consistência e qualidade nos resultados. Documente procedimentos, crie templates e guias de boas práticas para orientar a equipe durante as atividades.

Crie checklists para tarefas complexas

Quando lidamos com tarefas complexas, é recomendado criar checklists que auxiliem nos passos necessários a serem cumpridos. Essa prática reduz as chances de cometer erros e assegura que nenhum detalhe seja esquecido durante a execução.

Tenha uma visão global das tarefas

Mantenha uma visão holística do projeto, acompanhando não apenas as tarefas individuais, mas também as interdependências e o progresso geral. Isso permite entender como cada tarefa afeta o planejamento e fornece uma tomada de decisão mais informada.

| Leia também: gestão de tarefas para equipes

Agora que você já sabe quais são as boas práticas para alcançar um gerenciamento de tarefas eficaz, que tal conferir as ferramentas que vão te ajudar nesse processo?

Ferramentas essenciais para o gerenciamento de tarefas em projetos

O gerenciamento de tarefas pode ser feito até mesmo numa folha de papel. Porém, com a tecnologia, a maneira mais eficaz de fazê-lo é por meio de sistemas gerenciadores de tarefas.

Essas plataformas são desenvolvidas especificamente para auxiliar no planejamento, acompanhamento e controle das atividades e projetos. Mas, com tantas opções e recursos disponíveis no mercado, pode ser difícil identificar o que é mais adequado.

Para gerenciar tarefas, é interessante que o gerenciador traga ferramentas como:

Listas de Tarefas

A lista de tarefas permite criar e visualizar as atividades de forma organizada. Ela é fundamental pois oferece uma visão estruturada de todas as tarefas que precisam ser realizadas.

Por meio dessa visualização, os membros da equipe podem entender quais tarefas são necessárias, entender as futuras demandas e organizar seu dia de modo mais produtivo.

Kanban

O Kanban é uma ferramenta visual utilizada para gerenciar fluxos de trabalho, que permite acompanhar o progresso das tarefas em tempo real.

Sua estrutura é baseada em um quadro com colunas de “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. À medida que as tarefas avançam no processo, elas são movidas entre as colunas, proporcionando uma atualização constante sobre o status de cada atividade.

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Agenda compartilhada

Criar um calendário compartilhado, que possa ser acessado por todos da equipe, permite um trabalho mais colaborativo. Assim todos visualizam os marcos importantes do projeto e se ajudam para concluir as tarefas dentro do prazo.

|Leia também: por que você precisa de um software de agenda para equipe?

Apontamento de horas

O apontamento de horas é uma funcionalidade que permite aos membros da equipe registrarem o tempo dedicado a cada tarefa. Ela é muito útil para criar estimativas futuras mais reais e identificar gargalos nos processos.

Cronograma

O cronograma é essencial para o gerenciamento de tarefas, pois permite o planejamento efetivo, a identificação de dependências entre as atividades e o monitoramento do progresso em relação ao plano estabelecido.

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Legal! Agora que você já sabe quais as boas práticas e as ferramentas que vão te a concluir todas as suas atividades, vamos conhecer uma solução de traz tudo isso e muito mais?

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