Como se tornar um gerente de projetos? Veja as 9 etapas essenciais!

O mercado de gestão de projetos segue aquecido, com uma acirrada disputa pelos melhores gerentes de projetos. De acordo com o PMI (Project Management Institute), até 2020 serão necessários 13 milhões de novos profissionais para atender à demanda, o que faz com que essa posição se torne o sonho de muitas pessoas que já têm uma carreira consolidada no mercado e pretendem migrar de área e também para aqueles que estão apenas iniciando sua vida profissional.

Tanto para os experientes quanto para os iniciantes, fica a pergunta: como se tornar um gerente de projetos? Quais competências você deve adquirir para entrar neste mercado promissor e ter sucesso? Confira neste post!

Como ser um gerente de projetos?

Desenvolva sua liderança

O gerente de projetos é, acima de tudo, um líder. Ele deve supervisionar o trabalho da equipe, orientar sobre as melhores práticas, ter capacidade para resolver conflitos e estabelecer um alinhamento de expectativas entre todos os envolvidos com a iniciativa.

O mercado está lotado de profissionais com capacidade técnica acima da média, no entanto, quando chega o momento de fazer com que uma equipe inteira entenda os objetivos do projeto e trabalhe em sinergia para atingir os resultados esperados, algumas competências essenciais faltam.

O senso de supervisão, de chefia, acaba se sobrepondo ao comportamento de liderança. As cobranças são constantes e a motivação da equipe cai, comprometendo o desempenho. Os conflitos se acirram, ao invés de serem dissolvidos e a pressão interna desmonta qualquer planejamento.

Desenvolver um olhar mais humano, focado nas necessidades das pessoas, é um bom começo para se tornar um grande líder. Aprender sobre liderança situacional, inteligência emocional, técnicas de coaching e mentoring, pode trazer um novo olhar sobre sua capacidade de liderança. Mais do que competências técnicas, o gerente de projetos deve ter a capacidade de mobilizar pessoas em prol de um propósito em comum.

Melhore sua comunicação

Ser um bom líder pressupõe que você saiba se comunicar muito bem. Não estamos falando apenas de fluência verbal, mas adequar a linguagem ao público para o qual você está se dirigindo e desenvolver mecanismos de feedback para saber se está sendo compreendido.

O contato com clientes deve ser frequente, claro e objetivo, a fim de alinhar expectativas e evitar mudanças de escopo que possam impactar no custo, prazo ou qualidade do projeto. A comunicação com a equipe deve ser fluida, de duas vias, com a abertura necessária para que se construa uma cultura de feedback contínuo.

Boas e más notícias devem ser comunicadas com o máximo de cuidado possível, considerando o contexto, a importância do fato, os desdobramentos possíveis, como as pessoas reagirão e o que pode ser feito a respeito. Neste sentido, usar a inteligência emocional, bem como a programação neurolinguística, é um grande diferencial.

Usando destes recursos você é capaz de se conectar emocionalmente às pessoas, gerar empatia e assim obter o apoio necessário até para as decisões mais difíceis.

Mantenha-se em constante aprendizagem

Uma das melhores formas de se tornar um excelente gerente de projetos é nunca parar de aprender. Se você tem graduação, procure por uma especialização ou MBA em gerenciamento de projetos, para ter uma visão abrangente da área. Caso já tenha feito isso, faça cursos de capacitação para atualizar seus conhecimentos.

Entidades como o PMI estão sempre organizando eventos, palestras, treinamentos, workshops e atualizações para que os profissionais estejam alinhados com as melhores práticas de gerenciamento de projetos. Aproveitar esses momentos para trocar conhecimento e experiências é sempre uma boa forma de se manter em constante atualização.

Desenvolva seu lado negociador

Todo gerente de projetos passa boa parte do tempo negociando: prazos, custos, escopo, prioridades, atividades, recursos, e uma infinidade de outras questões. As negociações servem para que ambos lados saiam ganhando na relação, portanto, é preciso ter tato e conhecer muito bem a pessoa com quem se está negociando.

Um bom negociador tem paciência, sabe a hora de interromper a outra pessoa, tem boa argumentação e se baseia em fatos e dados para influenciar os demais. Ele é um exímio comunicador, por isso, não esqueça do que falamos anteriormente a esse respeito.

A negociação não é usada apenas para definir acordos, mas também para resolver problemas. Cada projeto gera problemas completamente distintos, que devem ser avaliados pelo gerente de projetos de forma imparcial, sem deixar que isso impacte em suas atividades ou humor.

Identifique a raiz do problema, converse com os envolvidos e procure resolver a questão da melhor forma possível, isto é, negociando os termos de modo que ninguém saia prejudicado.

Abrace as mudanças como algo natural

O gerenciamento de projetos é um ambiente dinâmico, flexível e ágil. Nem sempre temos total controle sobre as mudanças e, na maioria das vezes, nossa melhor resposta é estarmos prontos para mudar a qualquer hora.

Quando você faz o planejamento de um projeto, estipula diretrizes que devem ser seguidas, no entanto, não pode tê-las como algo fixo. Uma mudança de escopo pode ser necessária, a promulgação de uma lei pode mudar por completo sua forma de conduzir o projeto. Estar atento a essas possibilidades permite que você e sua equipe se preparem com antecedência para qualquer mudança e vejam nisso uma oportunidade de melhoria, não uma barreira a ser enfrentada.

As mudanças devem fazer parte do seu planejamento e não afetar a rotina da equipe, o que exige disciplina e preparo por parte de todos, tanto para aceitar o que não pode ser evitado quanto para agir rapidamente para incorporar as mudanças necessárias e seguir adiante.

Seja um bom gestor de processos

Muitos gerentes de projetos acreditam que não precisam entender de processos para dar seguimento às suas atividades. Contudo, um dos fatores de sucesso da gestão de projetos é justamente conhecer a fundo os processos envolvidos e saber gerenciá-los.

As dez áreas do gerenciamento de projetos preconizadas no PMBOK preveem processos estruturados para dar sustentação ao desenvolvimento do projeto. Do cronograma de atividades ao relacionamento com stakeholders, você deve ter tudo mapeado, programado e executado segundo padrões que permitam avaliar o desempenho da equipe, corrigir possíveis falhas e controlar os resultados.

Não se trata de amarrar a execução, mas garantir a qualidade das entregas e ciclos de trabalho mais consistentes, baseados em melhores práticas.

Saiba avaliar riscos

A gestão de riscos em projetos é uma das áreas mais importantes a serem gerenciadas. No entanto, nem sempre damos a devida atenção a ela. Durante o planejamento, o gerente de projetos é o responsável por conduzir o brainstorming de ideias que levam à identificação dos riscos inerentes ao projeto.

A autoconfiança ou até mesmo o desconhecimento a respeito do nicho de mercado do cliente podem levar a equipe a subestimar riscos em potencial, o que frequentemente impacta em prazos estourados e custos mais altos do que o orçado.

Por exemplo: na construção civil, existe um risco enorme de parada das atividades devido a condições climáticas. Chuvas intensas comprometem o trabalho e podem afetar o cronograma. Para quem não está intimamente ligado ao setor, pode parecer um risco a ser desconsiderado, mas para quem está no dia a dia, é uma das maiores preocupações.

Na gestão de riscos, o gerente de projetos deve ir além de apenas listá-los com a equipe. Deve orientar o processo de identificação de soluções, atuando como um crítico, aquela pessoa que encontra brechas nos argumentos mais sólidos. Só assim você terá maior garantia de êxito.

Mantenha o foco em resultados

As metodologias ágeis de gerenciamento de projetos têm nos mostrado que o foco em resultados pode ser bem mais vantajoso para realizar entregas úteis e relevantes aos clientes. Quando definimos prazo e entregável, toda a equipe se mobiliza para aquele momento, mantendo o foco no que é realmente importante.

A parte do “como”, que é a execução, pode ser combinada entre os membros da equipe segundo as preferências de cada um, desde que o resultado seja o esperado. Isso garante maior envolvimento das pessoas e gera maior valor para o cliente final, que vê consistência no desenvolvimento do projeto.

Ao invés de ficar preso à execução, mantenha-se atento ao resultado. Se o seu time está atingindo as metas e objetivos propostos, não importa se eles usam a ferramenta X ou Y ou se estão usando o método A ou B. É importante deixar os profissionais à vontade para escolherem a melhor forma de trabalhar.

Invista em certificações

Para concluir nossa lista de competências necessárias para se tornar um gerente de projetos de sucesso, queremos falar da importância das certificações. Um profissional está habilitado para gerenciar projetos desde que tenha os conhecimentos necessários para tal empreitada. Mas as certificações trazem maior credibilidade ao seu trabalho e corroboram os conhecimentos adquiridos com treinamentos, especializações, cursos, workshops e outros formatos de aprendizagem.

A certificação básica que todo gerente de projetos deve ter é a PMP – Project Management Professional. Ela certifica que você tem conhecimento, formação e experiência na gestão de projetos. Também atesta que você está capacitado para gerenciar equipes de projetos adotando as melhores práticas do mercado.

Para quem possui mais experiência e já passou pela certificação PMP, uma outra opção é a Portfolio Management Professional, que atesta que você possui larga experiência na gestão de conjuntos de projetos.

Aqueles profissionais que atuam com métodos ágeis, podem buscar a certificação PMI Agile Certified Practitioner, uma das mais buscadas no momento. Ao obter a certificação, você tem a comprovação de que domina os métodos ágeis de gerenciamento de projetos e está pronto para aplicá-los em qualquer contexto.

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