Escopo do Projeto: aprenda a fazer um escopo impecável em 6 passos

Última atualização em: 18|04|2022

Quando você vai viajar, certamente se prepara para que nada dê errado durante o passeio. Planeja um roteiro com as coisas mais interessantes para fazer, lugares para visitar, e assim por diante. A mesma coisa acontece quando uma empresa vai começar um novo projeto: precisa planejar em detalhes o que, porque e como ele vai acontecer. Isso é o que chamamos de escopo do projeto. Se você quer saber exatamente o que é o escopo do projeto e como fazer um escopo sem erros, confira:

• O que é o escopo do projeto?
• O que é o escopo do produto?
• Diferença entre escopo do projeto e escopo do produto
• Como fazer o escopo do projeto em 6 passos
• Benefícios de fazer uma declaração de escopo do projeto
• Exemplo de escopo do projeto pelo Artia

O que é o escopo do projeto?

O escopo do projeto descreve o trabalho necessário para entregar um produto, um serviço ou um resultado tangível, é o mapeamento de todo o trabalho que será necessário para a conclusão do projeto.

No escopo, há alguns aspectos que devem estar presentes, como a justificativa do projeto, os objetivos, as restrições, os recursos disponíveis e as partes interessadas (stakeholders).

É comum que escopo do projeto seja confundido com um conceito semelhante, o escopo do produto. Continue lendo, pois vamos te explicar o que ele é:

O que é escopo do produto?

O escopo de produto reúne as características do produto final em uma descrição que reúne o detalhamento do cliente e as possíveis alterações feitas pelas partes interessadas.

Dentre as definições do escopo do produto estão medidas, número de componentes, preferências de estilo, entre outras. O escopo de produto de um bolo, por exemplo, vai especificar o sabor, formato, quantidade de andares, os tipos de decoração, quantas velas serão colocadas, etc.

Um produto só deve ser considerado completo quando todas as definições e alterações definidas no escopo do produto, na medida do possível. Caso contrário, o cliente não recebe o que pediu e acaba insatisfeito.

Entenda as principais diferenças entre escopo do projeto e escopo do produto:

Diferença entre escopo do projeto e escopo do produto

Quando falamos da criação de escopo, podemos dividir esse trabalho em duas partes: o escopo do projeto e o escopo do produto.

O escopo do produto contém todos os detalhes e especificações que o produto precisa ter, inclusive para que atenda às necessidades e expectativas das partes interessadas. Ele é uma definição do resultado final que o projeto deve ter.

Já o escopo do projeto contém o trabalho que será necessário para a realização desse projeto, com detalhes sobre as atividades que serão desempenhadas ao longo do mesmo.

Também é importante lembrar que ele contém apenas o trabalho necessário. Sendo assim, o gerente de projetos deve garantir que não sejam realizados trabalhos além do que foi estabelecido no escopo, pois esses trabalhos não foram aprovados pelo patrocinador

Como fazer o escopo do projeto em 6 passos

1. Planejamento do gerenciamento do escopo

O processo de planejamento e gerenciamento do escopo em gestão de projetos consiste em planejar e documentar a forma como os escopos do projeto e o do produto serão definidos, controlados e validados.

As ferramentas para o planejamento do gerenciamento do escopo são:

• Opinião especializada de indivíduos com conhecimento ou treinamento em projetos similares anteriores
• Análise de dados, ou seja, de diversas formas alternativas de elaborar, validar e controlar o escopo.
• Reuniões para desenvolvimento do plano de gerenciamento do escopo.

2. Coleta dos requisitos

O processo de coleta de requisitos consiste na documentação e gerenciamento das necessidades e requisitos das partes interessadas para cumprir os objetivos do projeto. Isso inclui definir as características que o produto e o projeto devem ter para resolver o problema do cliente e atender às expectativas dos patrocinadores.

Os requisitos devem ser documentados com detalhes suficientes para que sejam mensuráveis e possam ser incluídos na linha de base do escopo.

Saiba mais sobre a Matriz de Rastreabilidade de Requisitos: como gerenciar as mudanças no escopo!

3. Definição do escopo do projeto

O processo de definição do escopo consiste na efetiva elaboração de um escopo, ou seja, do detalhamento de todo o trabalho necessário para a realização do projeto.

É necessário desenvolver uma descrição do projeto e do produto e, para isso, uma das ferramentas utilizadas é a análise de produto. A análise de produto consiste na obtenção de respostas sobre todas as características do produto.

Outras ferramentas para a definição do escopo são: opinião especializada, geração de alternativas, análise de dados, habilidades interpessoais e de equipe e tomada de decisão.

a) Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é o documento que estabelece vários elementos relacionados ao projeto antes de ele começar. No termo de abertura geralmente encontram-se:

Justificativa do Projeto:

A justificativa do projeto deve explicar de maneira clara e racional porque o projeto é importante e porque deve ser executado. Isso vai nortear todos os outros aspectos do escopo.

Finalidade do Projeto:

A finalidade do projeto mostra o propósito esperado do projeto, e geralmente está relacionada à solução de algum requisito. Por exemplo: se a justificativa de um projeto de reforma é uma infiltração na parede, a finalidade vai ser acabar com a infiltração.

Objetivo(s) do Projeto:

Você pode definir um ou mais objetivos para o seu projeto. O importante é que os objetivos sejam claros e mensuráveis, já que vão funcionar como critérios de sucesso do projeto.

Descrição do Produto:

A descrição do produto deve detalhar todas as características do produto, serviço ou resultado que o projeto vai gerar. No exemplo que demos da obra de reforma, a descrição do produto deve apresentar exatamente como a casa deve “ser entregue” depois da obra: limpa, com as tubulações devidamente conectadas, paredes seladas, assim por diante.

Stakeholders do Projeto:

Os stakeholders são as partes interessadas no projeto, podendo ser os clientes, os colaboradores envolvidos na execução do projeto (patrocinadores, gerentes de projeto, equipe de projeto…) e até mesmo terceiros, dependendo do caso.

Em projetos como a reforma de uma casa, não são só os clientes e os colaboradores que constituem a parte interessada: a vizinhança também entra como stakeholder no projeto, afinal, obras geram transtorno, podem mudar a forma que a luz solar incide no terreno, alterar a dinâmica do trânsito na rua, aumentar a quantidade de barulho em decorrência dos equipamentos de obra etc.

Entregas do Projeto:

Aqui, deve ser listado o conjunto de produtos, capacidades e/ou resultados que precisam ser entregues no decorrer do projeto.

Estimativas de Tempo e Custo:

É importante estimar quanto tempo o projeto vai precisar para ser concluído e também os recursos financeiros que ele vai demandar. Depois, essas estimativas servirão de referência para que a organização defina seu orçamento de maneira realista e também irão justificar as cobranças e os prazos que o cliente receberá.

Exclusões do Projeto:

Tão importante quanto detalhar o que faz parte do projeto é declarar de forma explícita tudo o que não faz parte do projeto. Isso é fundamental para que não surjam dúvidas no meio da execução e também para que ninguém resolva fazer mais do esperado, até porque as estimativas de tempo e custo levam em conta apenas o que está dentro do escopo.

Critérios de Aceitação:

Os critérios de aceitação do projeto ditam em quais condições as entregas devem estar para que sejam aceitas, ou seja, são os padrões que as entregas do projeto precisam seguir.

Premissas:

Premissas são os pressupostos feitos a respeito do projeto. Exemplos de premissa numa obra de reforma seriam:

• Não irá chover em nenhum dia da obra
• Nenhum colaborador irá faltar ou precisar se ausentar durante a execução
• Todos os fornecedores irão entregar os materiais da obra na data combinada

Essas premissas são tomadas como verdade no momento do planejamento do escopo e justificam as estimativas de custo e prazo. Se alguma premissa não se confirmar, provavelmente haverá divergências entre o estimado e o realizado.

Restrições:

É preciso determinar, também, no termo de abertura do projeto, quais são os fatores que limitam a execução. Limites de tempo, de recursos humanos e de custo geralmente são as principais restrições.

Riscos:

Além das premissas e das restrições, é necessário mapear os riscos que o projeto está sujeito. Claro que você não irá conseguir prever tudo que pode “dar errado” no andamento do projeto, já que isso é praticamente impossível, mas foque em identificar as coisas mais prováveis de acontecer para estar prevenido se os riscos se confirmarem.

Quando todos estes itens estiverem preenchidos, o termo de abertura do seu projeto estará pronto. Porém, como as informações do termo de abertura são superficiais, surge a necessidade de aprofundar as mais importantes em um documento complementar, a declaração do escopo.

b) Declaração do escopo do projeto

Identificação:

Antes de tudo, dê um título para o seu projeto, coloque o(s) nome(s) do(s) aprovador(es) e a data de aprovação.

Descrição do Escopo do Projeto:

A descrição do escopo traz mais detalhes sobre o que vai acontecer em cada etapa do projeto. Geralmente, os aspectos principais da descrição trazem:

• A data de início e de término
• A equipe necessária para a execução
• O passo a passo para entrega dos produtos, serviços ou resultados esperados.

Entregas do Projeto:

No termo de abertura, as entregas do projeto devem ser apenas citadas. Já na declaração do escopo, cada entrega deve ser descrita minuciosamente, explicando o objetivo de cada uma, por quem será desenvolvida, quais benefícios cada entrega pode trazer ou quais problemas pode solucionar, as características que devem apresentar etc.

Critérios de Aceitação:

Nessa etapa da definição do escopo do projeto, é necessária uma maior especificação dos padrões esperados de cada entrega.

Exclusões do Projeto:

Se houverem limites adicionais aos descritos no termo de abertura, aqui é o lugar para mencioná-los.

E isso é tudo que deve estar no escopo do seu projeto. Pode parecer difícil no início, mas agora que tem a orientação certa você só vai gastar energia nos pontos certos.

4. Criação da EAP

Seguindo em frente, o próximo passo do gerenciamento do escopo é montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que organiza de forma visual todo o trabalho que tem que ser feito no projeto.

A EAP (estrutura analítica do projeto) é uma subdivisão do trabalho do projeto em partes menores, para que ele seja gerenciado mais facilmente.

Essa subdivisão é feita de forma hierárquica, com o objetivo de organizar o que deve ser feito. Cada subdivisão é um pacote de trabalho e tem seu tempo e custos estimados, monitorados e controlados.

Além da própria EAP, é criado um dicionário que descreve cada um dos elementos contidos nela.

A criação de uma EAP é muito importante, então, não deixe de ler nosso guia prático de como fazer a EAP na gestão de projetos, post dedicado exclusivamente a esse assunto, também temos esse conteúdo em formato de vídeo:

A EAP é encontrada com mais frequência em escopos da gestão tradicional, já que facilita a produção do produto em partes. Em métodos de gestão ágil ela não é usada; ao invés disso é criado um backlog com as tarefas que devem ser executadas em ordem de prioridade. Constantemente o backlog passa por uma revisão de prioridade, para que o processo produtivo continue de acordo com o planejado.

5. Validação do escopo do projeto

Tendo o escopo definido, só falta um detalhe para colocá-lo em prática: a validação. Se for identificado que o escopo precisa ser alterado, isso acontecerá no processo de validação. Se não, já pode passar para a ação.

O processo de validação do escopo consiste em formalizar a aceitação das entregas do projeto. Isso ocorre sempre que uma entrega é concluída e, caso alguma delas não for aceita, é realizada uma solicitação de mudança para que sejam feitos os devidos reparos.

Ao validar cada entrega, é mais fácil garantir que o projeto como um todo seja aceito na sua conclusão.

6. Controle do escopo

Uma vez que o projeto está rodando, você deve controlar o andamento, ver se o escopo está sendo seguido e analisar, principalmente, se as estimativas definidas estão condizendo com o realizado.

O processo de controle do escopo consiste em monitorar o status do escopo e gerenciar alterações na linha de base do mesmo. Isso ajuda a controlar o desempenho do trabalho, as solicitações de alteração no projeto e permite que a linha de base do escopo seja mantida ao longo de todo o projeto.

E então, conseguiu entender como funciona a declaração e o gerenciamento do escopo?

É sempre bom lembrar que, para fazer um bom gerenciamento de projetos, é necessário manter um alto nível de organização durante todos os processos que o compõe. Nesse sentido, um sistema de gestão de projetos pode ajudar a melhorar ainda mais o desempenho dos projetos. Não deixe de ler nosso post sobre o assunto para descobrir quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de projetos e saber como elas podem te ajudar.

Benefícios de fazer uma declaração de escopo do projeto

Evita que erros sejam cometidos

Fazer uma declaração de escopo ajuda a gerenciar melhor o trabalho que será desempenhado no projeto e evita que erros sejam cometidos.

Problemas na área de gerenciamento de escopo podem e vão impactar todas as outras áreas do projeto, pois é ali que constarão as especificações sobre as atividades do mesmo.

Traz melhor visão aos stakeholders

Fazer uma declaração de escopo garante uma visão melhor dos stakeholders sobre o projeto. Os patrocinadores podem saber exatamente por qual trabalho estão pagando, e podem cobrar por esse resultado.

O gerente de projetos também sai beneficiado, pois a declaração do escopo ajuda a gerenciar as atividades e impede que ele seja cobrado por requisitos que não estavam no escopo.

Orienta o rumo das atividades

Uma declaração de escopo é um documento padronizado e acessível. Ele garante que todos os envolvidos estejam cientes dos principais aspectos do projeto, proporcionando uma visão comum.

Como todo o trabalho que será necessário está contido no escopo, fica mais difícil se perder em atividades desnecessárias.

A declaração não é o único componente do escopo. Na verdade, há uma série de processos que têm como objetivo garantir que o trabalho necessário ao projeto seja realizado. Vamos entender melhor esse assunto no tópico seguinte.

Porém, assim como traz benefícios, existem riscos na hora de declarar o escopo do projeto, aos quais os responsáveis precisam estar atentos. Confira:

Desafios e erros comuns na hora de declarar o escopo do projeto

Por ser um processo complexo, pode acontecer de certos critérios importantes serem deixados de fora da declaração do escopo de projeto, o que pode afetar todo a produção. Abaixo estão alguns dos principais desafios encontrados e erros que devem ser evitados ao declarar um escopo:

Não definir as responsabilidades

Ao declarar o escopo do projeto é arriscado deixar as responsabilidades em aberto. Quando não há certeza sobre quem é responsável por cada processo pode haver conflitos de interesse, negligência e queda na qualidade do produto final. Agora, quando cada participante tem suas responsabilidades bem definidas, é possível saber quem responde por algum problema em certo processo ou com quem falar em caso de alguma alteração.

Manter a declaração direta

Como já foi mencionado, o escopo do projeto deve conter apenas o trabalho necessário. Sendo assim, é importante que a declaração não seja preenchida com processos desnecessários ou que se afastam do proposto pelo cliente. Se detalhado demais, a produção do produto pode durar mais do que o planejado e os materiais disponíveis podem não ser suficientes.

Exemplo de escopo do projeto pelo Artia

Usando o software de gestão de projetos do Artia, declarar um novo projeto é simples.

As primeiras informações são as mais básicas: nome do projeto, cliente (que é escolhido entre todos os clientes cadastrados pela empresa), tipo de projeto, categorias, entre outros. Então é definido o prazo de início e entrega e quantas horas estimadas sua execução deve durar. Além disso, é feita a descrição do projeto, englobando todas as características do produto, profissionais envolvidos, responsabilidades e mais detalhes. A justificativa vai definir porque tal projeto é prioridade e quais serão os benefícios trazidos com a sua execução.

Conclusão

Resumidamente, podemos dizer que escopo do projeto é a descrição detalhada do trabalho que deve ser feito nele, envolvendo desde data de início, responsáveis, o que se espera do projeto até as coisas que podem dar errado, estimativas, exclusões etc.

Para montar um escopo do projeto, é preciso passar pelos 6 passos do Gerenciamento de Escopo (escolha do método de definição do escopo, coleta dos requisitos, definição do escopo, criação da EAP, validação e acompanhamento). No processo de definição do escopo, é preciso responder aos itens do termo de abertura e da declaração de escopo.

Um software de gestão de projetos pode te ajudar a organizar e formalizar o escopo do projeto, criar a EAP e muito mais, tudo num só lugar. Conheça o Artia e descubra como a gestão de projetos pode ser simples quando você tem a ferramenta certa!