Vamos encarar a realidade: a tecnologia está mudando a forma como fazemos praticamente tudo em nossas vidas. E isso também se aplica ao gerenciamento de projetos!
Se seu negócio está crescendo e você busca mais resultados, contar com ferramentas de gerenciamento de projetos é uma peça básica para o sucesso. Por isso, neste artigo, vamos explorar tudo sobre essas ferramentas e te ajudar a entender o porquê elas são um diferencial tão importante no dia a dia.
Índice
O que são ferramentas de gerenciamento de projetos?
Ferramentas de gerenciamento de projetos são aplicativos ou softwares que ajudam a planejar, organizar e rastrear projetos de forma eficiente.
O ponto principal dessas ferramentas é que elas centralizam as informações e proporcionam mais controle aos gerentes de projeto, que conseguem criar listas de tarefas, colaborar com a equipe, controlar o dinheiro, e muito mais em um único lugar.
Qual é a importância das ferramentas de gerenciamento de projetos?
Antes das tecnologias de gestão de projetos, muitas equipes costumavam lidar com a bagunça de planilhas intermináveis. Cada colaborador tinha sua própria versão, atualizando informações à sua maneira, o que levava a confusões, erros e retrabalho.
Agora, com as ferramentas, todos trabalham em um ambiente centralizado e colaborativo, promovendo:
- Transparência: todos têm acesso aos mesmos dados atualizados em tempo real. Não há versões conflitantes ou informações desatualizadas.
- Redução de erros: com menos manipulação manual de dados e uma visualização mais clara do fluxo de trabalho, a chance de erros diminui consideravelmente.
- Gestão de histórico: as ferramentas mantêm um histórico das atividades e alterações no projeto, o que é útil para rastrear o progresso, identificar problemas e aprender com projetos anteriores.
- Tomada de decisões embasadas: ao acessar informações atualizadas e precisas, os gestores e membros da equipe podem tomar decisões mais informadas, com base em dados concretos, em vez de suposições.
Mas, como uma ferramenta pode proporcionar tudo isso? Com um conjunto funcional completo!
Confira a seguir algumas funcionalidades essenciais nesses sistemas.
Funcionalidades de uma ferramenta de gerenciamento de projetos
As ferramentas de gerenciamento de projetos oferecem funcionalidades que vão facilitar o planejamento, acompanhamento e controle. Para isso, elas trazem:
Apontamento de Horas
O apontamento de horas permite que os membros da equipe registrem o tempo gasto em tarefas específicas. Assim, o gestor consegue ter visão de quanto tempo cada tarefa precisa e pode entender quando o time estará disponível para novas demandas.
Kanban
O Kanban é uma metodologia visual que ajuda a organizar e priorizar tarefas. Neste painel, há a organização das tarefas em colunas, indicando seu status, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
Gráfico de Gantt
O Gráfico de Gantt é uma representação visual do cronograma do projeto. Ele exibe tarefas em um formato de linha do tempo, mostrando as datas de início e término, bem como as dependências entre as tarefas.
Relatórios de Situação
As ferramentas de gerenciamento de projetos geram relatórios automáticos que fornecem informações detalhadas sobre o andamento do projeto, progresso das tarefas, desvios em relação ao planejamento e problemas identificados.
Ao ter esses dados com facilidade, o gestor pode tomar decisões com base na realidade e tomar medidas mais assertivas.
Dashboards de acompanhamento
Os dashboards oferecem uma visão geral do projeto em um único painel. Eles exibem métricas-chave, gráficos e informações vitais em tempo real, facilitando o acompanhamento e a análise do desempenho do projeto.
Como escolher a ferramenta de gerenciamento de projetos adequada para você?
Escolher a ferramenta de gerenciamento de projetos adequada para você e sua equipe é um passo crucial. Mas, com tantas opções, essa pode ser uma decisão difícil.
Por isso, aqui estão alguns critérios para ajudá-lo a fazer a escolha certa:
Necessidades do seu negócio
Comece identificando claramente quais são as necessidades da sua equipe e do projeto em questão. Considere o tamanho da equipe, a complexidade do projeto, os recursos necessários e os objetivos que você deseja alcançar.
Orçamento
Determine o orçamento disponível para investir na ferramenta. Algumas ferramentas são gratuitas, enquanto outras exigem pagamento. Considere os custos a longo prazo e os benefícios que a ferramenta proporcionará.
Usabilidade
A interface da ferramenta deve ser intuitiva e fácil de usar, afinal, a equipe deve conseguir utilizar os recursos no dia a dia para aproveitar os benefícios do software.
Segurança e privacidade
Certifique-se de que a ferramenta tenha medidas de segurança robustas para proteger seus dados e garantir a privacidade da equipe.
Feedback de usuários
Pesquise e leia avaliações de usuários e opiniões sobre a ferramenta. Isso pode fornecer informações adicionais sobre a experiência de outros usuários e trazer mais clareza para sua escolha.
Suporte
Verifique a disponibilidade e a qualidade do suporte ao cliente oferecido pela empresa que desenvolve a ferramenta. Um bom suporte pode ser crucial em caso de problemas ou dúvidas.
Testagem gratuita
Muitas ferramentas oferecem versões gratuitas ou períodos de teste. Aproveite essas oportunidades para testar as funcionalidades e determinar se a ferramenta atende às suas necessidades.
Agora que você sabe o que avaliar, que tal conhecer quais as principais ferramentas de gerenciamento de projetos do mercado?
7 melhores ferramentas de gerenciamento de projetos
artia
O artia é uma solução completa para o gerenciamento de projetos, tarefas e equipes, que oferece o pacote funcional mais robusto do mercado. Com isso, ele proporciona um planejamento detalhado das atividades, acompanhamento em tempo real, colaboração e muito mais
Além disso, o diferencial desse software é que ele é um produto 100% nacional, que oferece suporte acessível em português.
Microsoft Project
Desenvolvido pela Microsoft, o Microsoft Project é uma ferramenta que se concentra em planejar, executar e acompanhar projetos de forma eficaz. Sua interface é semelhante a outros produtos da Microsoft, o que pode bastante interessante para usuários familiarizados com outros aplicativos da empresa.
Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que valoriza a simplicidade e a visualização clara de tarefas. Com uma interface baseada no Kanban, ele é uma escolha popular para equipes que adotam metodologias ágeis, pois oferece um ambiente intuitivo para a organização, atribuição de tarefas e acompanhamento do progresso.
Smartsheet
Como o próprio nome indica, o Smartsheet é uma ferramenta baseada em planilhas. Aqui, há a possibilidade de criar planilhas interativas para o acompanhamento de tarefas, além de oferecer recursos avançados, como automações e relatórios personalizados.
É uma solução versátil que atrai equipes que desejam uma maneira familiar de organizar informações, mas com recursos adicionais de gerenciamento de projetos, como quadros Kanban e diagramas de Gantt.
Jira
Desenvolvido pela Atlassian, o Jira é amplamente utilizado em equipes de desenvolvimento de software. Esta ferramenta é uma escolha atraente principalmente para equipes ágeis, porque traz flexibilidade, acompanhamento de tarefas, sprints, histórias e bugs.
Asana
O Asana é conhecido por sua capacidade de simplificar a administração de tarefas diárias e o planejamento. Isso faz dele uma escolha versátil para equipes que buscam uma solução eficaz para melhorar a organização e a produtividade em seus projetos.
Além disso, o destaque dessa ferramenta é sua capacidade de integração com outros aplicativos externos, o que é benéfico para empresas que usam uma variedade de sistemas.
Monday
O Monday é uma plataforma focada no planejamento, acompanhamento e organização de fluxos de trabalho. Com a capacidade de personalizar fluxos de trabalho, criar quadros Kanban e rastrear o progresso das tarefas, ele oferece uma abordagem adaptável à gestão de projetos e que promove o trabalho integrado.
Gostou de alguma dessas opções? A escolha da melhor ferramenta de gerenciamento de projetos depende das necessidades específicas da sua equipe e dos projetos que você está gerenciando. Cada uma das opções apresentadas, tem seus pontos fortes e recursos exclusivos, podendo ser uma excelente solução dependendo do que você precisa.
Mas, antes de implementar uma delas, lembre-se de verificar aqueles critérios que apresentamos e testar as ferramentas!
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