Gerenciador de projetos: como escolher o software certo para me ajudar?

Gerenciador de projetos: como escolher o software certo para me ajudar?

Dezenas de planilhas desatualizadas, documentos abandonados no fundo da gaveta, um monte de controles paralelos e sequer um deles fornece as informações corretas… esse é o pesadelo de qualquer gerente de projetos! É dessa demanda por mais organização e controle que surgem os softwares de gerenciamento de projetos, que se propõe a facilitar a vida de todos os envolvidos e garantir projetos mais bem executados. Mas, será que qualquer gerenciador de projetos é capaz de atender às suas demandas?

A verdade é que, na hora de adquirir um gerenciador de projetos, não basta apenas escolher o primeiro que vier pela frente. O maior erro que você pode cometer é adquirir um software por motivos superficiais, como marca, necessidade imediata ou cair na conversa de qualquer vendedor. No fim, a empresa se vê presa a um software que não atende as suas necessidades e de difícil migração.

Todo esse problema seria evitado se, no início, a escolha tivesse sido feita com mais cuidado, não é? Por isso, reunimos nesse post as questões indispensáveis que você deve fazer antes de escolher o gerenciador de projetos da sua empresa. Vamos lá?

Como o gerenciador de projetos certo pode me ajudar?

Um gerenciador de projetos é como a caixa de ferramentas do eletricista, só que para times de projetos. É possível, sim, gerenciar projetos sem ele. Mas é muito mais difícil, e as chances de a desorganização tomar conta são grandes.

Um software de gerenciamento de projetos ajuda a organizar as atividades, gerenciar as equipes, analisar indicadores, garantir a comunicação da equipe etc.

As funções que permitem que isso aconteça variam de acordo com o software, e é aí que entra a importância da escolha correta: se você escolher o primeiro software que aparecer, ele pode não ser a ferramenta certa para você.

Por isso, listamos os pontos que merecem atenção na hora de adquirir um gerenciador de projetos e também as funcionalidades indispensáveis. Confira:

Como escolher um software gerenciador de projetos para a minha empresa?

Ele centraliza os controles e as informações?

A centralização dos controles e das informações é uma caraterística extremamente importante em um gerenciador de projetos. Quando um software oferece poucos recursos, ele exige ferramentas complementares. O resultado é uma infinidade de outros softwares para atender às necessidades do time.

Esses controles paralelos geram tanta desorganização, que voltamos à estaca zero. O objetivo inicial era simplificar, organizar. Se o software não é capaz de oferecer todas as ferramentas que você precisa em um único lugar, ponto negativo para ele!

Logo, o software ideal reúne as ferramentas que o seu time necessita. Por exemplo: se você utiliza Kanban, Gráficos de Gantt e gera relatórios constantemente, não é legal ter um software para fazer cada uma dessas coisas. O melhor é que apenas um software contenha recursos para realizar tudo isso!

Ele se adapta às minhas metodologias, ou eu preciso me adaptar a ele?

O software adquirido permite que você trabalhe com as metodologias que você utiliza, ou é você que precisa se adaptar às limitações do software? Se for o segundo caso, é melhor fugir desse fornecedor.

O software certo para você precisa ter fit com o seu modelo de trabalho. Caso contrário, é provável que toda a equipe acabe usando outros controles paralelos e deixe o software de lado, o que se torna um gasto desnecessário.

O ideal aqui é buscar por softwares altamente personalizáveis, da interface às permissões dos usuários, que mostram eficiência independentemente da forma como você trabalha.

Ele permite que eu gerencie o progresso da minha equipe?

Softwares que não permitem que o gestor administre sua equipe são ineficientes. Se as informações ficam centralizadas no software, é essencial a possibilidade de acompanhar as equipes como um todo e os colaboradores individualmente.

Para isso, o software deve ser capaz de gerar relatórios importantes, gráficos que indicam o andamento das atividades etc. Também é importante que os dados gerados sejam confiáveis e fáceis de obter.

Ele dá espaço para colaboração?

Um time é formado por diversas pessoas que trabalham juntas com um mesmo objetivo. Logo, o sistema utilizado para gerenciar projetos deve dar espaço para que o time possa trabalhar de forma colaborativa, evitando o isolamento e o individualismo na realização das atividades.

Mas, como um software pode garantir isso? Bem, é importante que o gerenciador de projetos possua mecanismos de comunicação que permitam que o time se mantenha alinhado 100% do tempo. Além disso, é fundamental que as permissões de acesso sejam personalizáveis, para que o gestor possa decidir quais ações cada membro do time pode ou não fazer dentro do software.

Assim, toda a equipe pode colaborar sem o risco de erros ou falhas na comunicação.

Ele permite uma visão geral dos projetos?

Uma limitação grave de muitos softwares de gerenciamento de projetos é possibilitar a visualização das atividades, mas deixar a desejar quando se trata de visualizar o projeto como um todo.

Opções como dashboards com gráficos completos sobre o andamento do projeto, gráficos de gantt e relatórios são indispensáveis para que você tenha uma visão geral, completa e detalhada do projeto como um todo. Assim, você não acompanha as atividades apenas de forma isolada, mas como o todo do qual fazem parte, garantindo melhor priorização, sequenciamento e gerenciamento.

Ele vai automatizar as tarefas repetitivas e otimizar meu tempo?

A missão de um software gerenciador de projetos é facilitar a vida do gerente de projetos e de sua equipe. Parte dessa missão é automatizar as tarefas repetitivas, para que ninguém passe horas editando e higienizando planilhas, tentando extrair dados importantes ou resolvendo problemas.

Nesse sentido, o gerenciador de projetos precisa ser capaz de realizar automaticamente as tarefas repetitivas, como geração de relatórios e gráficos, atualização de status das atividades etc.

Ele vai me ajudar a gerar valor no produto final?

O gerenciador de projetos vai te ajudar a gerar valor no produto final? Isso pode ocorrer de diversas formas: com a otimização dos processos, melhor controle de qualidade e auditoria das atividades desempenhadas, otimização do tempo, controle de aquisições etc.

É importante parar para pensar se, no final, o gerenciador de projetos agregou valor no produto final. Caso contrário, talvez você deva procurar um software melhor ou rever a forma como o utiliza.

Ele permite que eu trabalhe com KPIs confiáveis?

É impossível gerenciar um projeto sem KPIs confiáveis em mãos. É aí que mora o problema das dezenas de planilhas: fica difícil mensurar os resultados quando os números estão desorganizados. Cabe ao software gerenciador de projetos resolver essa questão, certo?

Por isso, aposte no gerenciador que fornece todos os KPIs que você precisa e de forma confiável. Painéis, gráficos, relatórios e forecasts baseados nos números são funções importantes que não podem ficar de lado.

Ele mantém as atividades organizadas?

Essa é uma característica básica, mas que não é entregue por alguns softwares. É fundamental que o gerenciador de projetos mantenha as atividades organizadas, para que as coisas não virem uma grande confusão.

Funcionalidades como: atribuição de responsáveis e participantes para cada atividade, kanban, notificações personalizadas conforme as atividades mudam de status, entre outros, são recursos que ajudam a manter tudo organizado para que o projeto flua sem problemas.

Se o seu software de gerenciamento de projetos não é capaz de organizar as atividades, talvez esteja na hora de procurar um melhor.

Complexidade dos projetos

Às vezes, um software não atende às suas necessidades. Não por ser ruim, apenas porque ele não foi projetado para gerenciar projetos de maior complexidade ou apenas não foi pensado para o seu modelo de trabalho. Entretanto, não deixa de ser um defeito que pode custar o sucesso dos seus projetos.

Por isso, na hora de escolher um gerenciador de projetos, certifique-se de que ele é capaz de suportar a complexidade dos seus projetos e o seu modelo de trabalho.

Aqui, mais uma vez, aposte na personalização. Softwares muito “rígidos” dificilmente se adequam às necessidades de trabalho. Quanto mais personalizável ele for, e quanto mais funcionalidades úteis para você ele tiver, melhor.

Artia

O Artia é o software de gerenciamento de projetos projetado para atender às suas necessidades. Não importa se você trabalha com ágil ou tradicional, gestão centralizada ou descentralizada, equipes grandes ou pequenas: o Artia é 100% personalizável para se adaptar a você!

Funções como:

Kanban

Kanban pendentes em amdamento e concluidas

Gantt avançado com cronograma de marcos

Cronograma Gantt

Apontamento de horas

Apontamento de horas

Geração de gráficos e relatórios

Relatório de situação do projeto

Entre diversas outras estão 100% integradas entre si em um único lugar, para que o controle não fique espalhado em dezenas de softwares e planilhas.

Faça já um teste gratuito e entenda porque empresas como a Globo e a Unimed escolheram o Artia!