Projeto concluído, objetivos estratégicos sendo entregues, stakeholders atendidos e equipe engajada… esse é o cenário dos sonhos para qualquer gestor de projetos, não é?
Mas, para chegar lá, é preciso ter todos os elementos do projeto alinhados. E aí um importante aliado nessa conquista é o gerenciador de projetos.
Por isso, neste artigo, vamos explorar porque essa ferramenta é indispensável para o sucesso das organizações e vamos te mostrar como escolher a ideal para o seu negócio. Acompanhe!
O que é um gerenciador de projetos?
O gerenciador de projetos é uma ferramenta que auxilia na organização, planejamento, execução, monitoramento e controle de todas as tarefas, recursos, prazos e metas envolvidos em um projeto. Também é conhecido como software de gestão de projetos.
Essas ferramentas são projetadas para simplificar e aprimorar o processo de gerenciamento de projetos, trazendo inúmeros benefícios para as organizações.
Quais são os benefícios de usar um gerenciador de projetos?
Os gerenciadores de projetos são ferramentas que oferecem uma visão geral do projeto, permitindo que os gerentes e membros da equipe vejam o progresso, identifiquem áreas de risco e tomem decisões baseadas em dados. Por isso, elas:
Facilitam o planejamento
Com um gerenciador de projetos você pode criar planos detalhados, atribuir responsabilidades, desenvolver tarefas estruturadas, definir prazos, identificar recursos e visualizar dependências.
Melhoram o acompanhamento da execução
O gerenciador de projetos traz funcionalidades para acompanhar o projeto em tempo real, como notificações automáticas, rastreamento de prazos, relatórios detalhados e histórico de atividades. Isso ajuda a ter mais transparência e garante que o projeto seja executado dentro dos prazos estabelecidos.
Aumentam a colaboração
Um gerenciador de projetos centraliza as interações entre os membros da equipe, o que simplifica o fluxo de informações, agiliza a troca de ideias e permite uma comunicação contínua e eficiente.
Fornecem uma análise precisa
Por meio de relatórios e métricas, é possível realizar uma análise detalhada do desempenho tanto do projeto quanto da equipe envolvida. Essa avaliação possibilita as áreas que precisam de mais atenção e aumentam a assertividade na tomada de decisões.
Melhoram o monitoramento de custos e riscos
A adoção de um gerenciador de projetos oferece recursos para identificar, avaliar e mitigar riscos, o que possibilita a tomada de medidas corretivas antes da ocorrência de desvio. Além disso, permite um registro detalhado das despesas, garantindo a saúde financeira do projeto e alocação eficiente de recursos.
Mas, para proporcionar tudo isso, o gerenciador de projetos deve ter um pacote funcional completo, com ferramentas que vão suportar todas essas necessidades. Então, veja a seguir quais são as funcionalidades indispensáveis em um bom software de gestão de projetos:
Quais são as funcionalidades essenciais de um gerenciador de projetos?
EAP – Estrutura Analítica do Projeto
A EAP é uma ferramenta visual que decompõe as entregas e tarefas do projeto em partes menores, organizando as atividades em partes mais gerenciáveis e fáceis de controlar.
Gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt exibe as datas de início, término e as dependências de cada tarefa, o que proporciona uma visão clara do progresso do projeto e permite que a equipe se programe de maneira eficaz.
Kanban
O Kanban traz as tarefas representadas em cartões organizados em colunas que indicam seu status, como “A fazer,” “Em andamento” e “Concluídas”. Assim, ela oferece um excelente acompanhamento das demandas, sendo a melhor funcionalidade para gerenciar o fluxo de trabalho, principalmente em ambientes ágeis.
Apontamento de horas
O apontamento de horas é uma ferramenta essencial para rastrear o tempo gasto em cada tarefa. Isso não apenas permite o cálculo preciso do custo do projeto, mas também ajuda na alocação eficiente de recursos e projeção de estimativas.
Alocação de equipe
A alocação de equipe ajuda a designar membros da equipe para tarefas específicas de acordo com sua disponibilidade e habilidades, garantindo uma distribuição eficaz do trabalho.
Status Report
Os relatórios de status são documentos ou resumos que fornecem uma visão geral do progresso do projeto. Eles incluem informações sobre marcos alcançados, tarefas em andamento, problemas enfrentados e próximos passos, o que ajuda a manter todas as partes interessadas atualizadas.
Atenção! Avaliar as funcionalidades do gerenciador de projetos é o primeiro passo para fazer uma escolha de sucesso, mas existem outros elementos que você deve levar em consideração.
O que avaliar na hora de escolher um gerenciador de projetos?
Escolher um gerenciador de projetos é uma decisão importante para garantir o sucesso de suas iniciativas. Antes de tudo, você precisa avaliar sua realidade, necessidades e orçamento. Por isso, é importante considerar alguns critérios, como:
1. Planos e Preços:
Analise os diferentes planos oferecidos pelo gerenciador de projetos e compare-os em termos de recursos e custos. Também avalie se há opções de escalabilidade, em caso de crescimento de equipe e volume de projetos.
2. Pacote funcional:
Avalie as funcionalidades oferecidas pelo gerenciador de projetos. Considere recursos como gerenciamento de tarefas, cronograma, colaboração em equipe, rastreamento de tempo e geração de relatórios para verificar se ele atende às necessidades da sua equipe.
3. Usabilidade:
É importante garantir que a equipe se adapte facilmente ao sistema, pois isso é importante para manter todos os membros da equipe engajados e produtivos. Verifique se o sistema oferece treinamentos e se a interface é intuitiva.
4. Customização:
Muitas vezes, simplesmente possuir a ferramenta não é suficiente, a capacidade de adaptar o sistema às necessidades específicas da empresa é fundamental. Então, verifique se o gerenciar oferece a flexibilidade necessária para personalizar e adaptar os processos de acordo com as necessidades específicas de cada projeto.
5. Suporte:
Considere a disponibilidade do suporte, como chat ao vivo, e-mail ou telefone, para obter ajuda quando necessário. Além disso, veja se há opções em português, porque isso facilitará a comunicação e o entendimento das ferramentas.
Agora que você já sabe as funcionalidades mais importantes e os critérios que o gerenciador de projetos deve atender, confira quais são os softwares destaques do mercado!
Qual a melhor ferramenta para gerenciar projetos?
No mercado existem diversos softwares para gerenciamento de projetos. Essa variedade busca atender os diferentes tipos de projetos e, por isso, a escolha de um gerenciador para a sua empresa deve ser minuciosa. Entre soluções pagas ou gratuitas, o ideal é optar por aquelas que:
- Centralizem o controle de informações;
- Se adaptem a sua metodologia de gestão;
- Unifiquem as equipes;
- Melhorem a comunicação.
Dito isso, separamos os 5 principais gerenciadores de projetos do mercado:
1. artia
O artia é o software de gestão de projetos, tarefas e equipes que se destaca por ser um software completo e versátil. Com o maior conjunto funcional do mercado, ele oferece uma gestão de projetos na medida certa e que atende às necessidades especificas de cada negócio. Sua ampla gama funcionalidades ajuda a simplificar a complexidade da gestão de projetos e a melhorar a colaboração, o que o torna uma escolha diferenciada em relação a outras ferramentas de gestão.
Além disso, por ser um produto nacional, fornece suporte fácil e em português.
Principais funcionalidades:
- Apontamento de horas;
- Relatórios de situação e dashboards personalizáveis;
- Kanban;
- Gráfico de Gantt;
- Checklists;
- Chat e notificações via e-mail.
2. Asana
O Asana é um gerenciador de projetos que auxilia na administração das tarefas diárias e no desenvolvimento de iniciativas estratégicas. Além de oferecer uma ampla variedade de funcionalidades para gerenciar projetos, o grande destaque desta plataforma é sua capacidade de se integrar a outros aplicativos externos.
Principais funcionalidades:
- Kanban;
- Atribuição de tarefas a responsáveis;
- Definição de datas para as tarefas;
- Visualização em linha do tempo dos projetos;
- Painéis de controle.
3. ClickUp
O ClickUp é uma solução abrangente de gerenciamento de projetos e tarefas que se destaca por sua abordagem centrada na personalização e automação. Este gerenciador de projetos oferece uma experiência adaptável para atender a uma ampla variedade de necessidades de gerenciamento de projetos.
Principais funcionalidades:
- Automação de tarefas;
- Documentação;
- Relatórios personalizados;
- Quadro branco para colaboração.
4. Trello
O Trello é um gerenciador de projetos com foco no Kanban. Assim, o sistema funciona como um quadro para organizar e gerenciar tarefas, atribuir funções e acompanhar o progresso das atividades. Esse é um sistema interessante principalmente para projetos ágeis.
Principais funcionalidades:
- Listas de tarefas;
- Painéis;
- Envio de Arquivos Multimídia;
- Marcadores Coloridos.
5. Monday
O Monday é um gerenciador voltado ao planejamento, acompanhamento e organização do fluxo de trabalho. Com ele, é possível automatizar tarefas recorrentes, a partir de comandos personalizáveis que resultam em gráficos e tabelas.
Além disso, o software também permite a colaboração com outros departamentos, reunindo toda a organização em um só lugar.
- Gestão de tarefas e projetos;
- Automatização de fluxos de trabalho;
- Colaboração em equipe;
- Visualização e relatórios personalizados.
Agora que você já conhece as principais soluções, que tal saber um pouco mais sobre aquela que atende a empresas de todos os tamanhos e proporciona uma gestão de projetos na medida certa? Conheça mais sobre o artia!
Conheça o artia, software mais completo para gestão de projetos
O artia é um software de gestão de projetos, tarefas e equipes, com o conjunto funcional mais completo do mercado.
Imagine uma plataforma que simplifica o planejamento, execução e acompanhamento de projetos, tudo em um único lugar. Com o artia, você terá todas as ferramentas necessárias para criar cronogramas detalhados, atribuir tarefas com facilidade, acompanhar o progresso em tempo real e colaborar de forma eficaz com sua equipe, independentemente de onde estejam.
Além disso, este é um software 100% nacional, o que garante que você terá acesso a informações detalhadas e suporte especializado em português.
Se você deseja simplificar a gestão de projetos, economizar tempo e recursos, e levar sua equipe à máxima eficiência, o artia é a escolha certa para você! Faça um teste gratuito agora mesmo e descubra como ele pode fazer a diferença em seus projetos.
O que é um gerenciador de projetos?
O gerenciador de projetos é uma ferramenta que auxilia na organização, planejamento, execução, monitoramento e controle de todas as tarefas, recursos, prazos e metas envolvidos em um projeto. Também é conhecido como software de gestão de projetos.
Qual é o melhor gerenciador de projetos gratuito?
O artia é o gerenciador de projetos nacional mais completo do mercado, com 30 ferramentas para planejamento, acompanhamento e análise. Ele possui uma versão gratuita com uma seleção de funcionalidades essenciais, além de um teste grátis de 10 dias de toda a plataforma.
Quais são os softwares gerenciadores de projetos?
Existem diversos softwares que atuam como gerenciadores de projetos, dedicados a mercados e desafios específicos. Os softwares mais conhecidos hoje são o Artia, MS Project e Trello.
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