5 passos para ter uma Gestão de Portfólio de Projetos de sucesso

Concorda que para uma empresa atingir bons resultados ela precisa ter um propósito claro de onde quer chegar?

A maioria das organizações têm essas estratégias de negócio definidas e desenvolve projetos para alcançá-las. Mas, para chegar nessa visão de futuro, é preciso realizar diversos projetos, não é?

Por isso, a gestão de portfólio de projetos é uma importante aliada das organizações, porque ela irá gerenciar todos os projetos e garantir que eles estejam alinhados aos objetivos da organização.

O que é gestão de portfólio de projetos?

A gestão de portfólio de projetos é a administração centralizada dos projetos realizados por uma organização, que irá selecionar e priorizar aqueles mais alinhados às estratégias de negócio.

Uma empresa geralmente desenvolve muitos projetos simultaneamente, que terão sempre como objetivo trazer alguma melhoria. Porém, o grau de relevância deles costuma variar bastante.

Por isso, é importante ter uma visão geral de todos os projetos que são executados, para analisar se estes fazem sentido e o quão benéficos serão a longo prazo.

Mas, quais são os objetivos da gestão de portfólio de projetos?

O principal objetivo do gerenciamento de portfólio é identificar e escolher aqueles que terão mais impacto no futuro, indicando quais os melhores para investir tempo e dinheiro.

Assim, a gestão de portfólio de projetos tem como propósito selecionar projetos que:

• Tragam mais resultados para a organização;
• Agreguem mais valor ao negócio;
• Estejam alinhados às necessidades dos stakeholders.

Qual a diferença entre gestão de projetos e gestão de portfólio de projetos?

A maioria das organizações têm uma hierarquia de gestão, porque cada nível terá um foco de análise diferente. Assim, nos projetos, isso ocorre da seguinte forma:

Um projeto é um esforço temporário, único e que só acaba com a entrega final do produto ou serviço. Assim, o gerenciamento de projetos irá garantir que a entrega seja realizada dentro do planejado, independente de qual seja este projeto.

Já o portfólio é o agrupamento de programas e projetos independentes, mas que em conjunto irão atender aos objetivos organizacionais. Então, o foco não é garantir a execução dos projetos, mas alcançar os objetivos estratégicos da organização.

Portanto, a gestão de projetos foca na melhor maneira de executar e entregar, enquanto a gestão de portfólio irá pensar nos melhores projetos a serem feitos.

Ambas são importantíssimas e trazem vários benefícios quando bem realizadas, confira alguns deles:

Vantagens de gerenciar o portfólio de projetos

Por ser uma gestão que alinha projetos, planejamento, estratégia e inovação, a gestão de portfólio tem como principal vantagem otimizar o desempenho da organização.

Com ela, os gestores conseguem ter uma percepção maior de tudo o que está sendo feito, o que possibilita:

• Tomar melhores decisões;
• Otimizar recursos;
• Aumentar a entrega de valor;
• Alinhar os projetos aos objetivos organizacionais;
• Aumentar o retorno sobre os investimentos.

Bastante coisa interessante, né? Mas, você sabe quem é responsável por fazer o gerenciamento deste portfólio? A gente te conta isso no tópico a seguir!

Quem faz a gestão do portfólio de projetos?

Assim como temos os níveis de hierarquia de gestão, o portfólio também terá um gestor escolhido especificamente para gerenciá-lo. Geralmente esta pessoa é um membro do escritório de projetos, mas também pode ser o gerente de algum projeto ou alguém da alta gestão.

A principal função do gestor do portfólio é garantir que os projetos que ele controla estejam ocorrendo como deveriam, porque isso significa que a empresa está mais perto da visão de negócio.

Para isso, ele:

• Faz reuniões com os gerentes de projetos;
• Acompanha o progresso dos projetos;
• Monitora indicadores e o status;
• Analisa ações mais estratégicas que poderiam ser implementadas;
• Realiza relatórios periódicos.

Agora que você já sabe o que é a gestão de portfólio de projetos e quem deve fazê-la, vamos aprender o passo a passo para colocá-la em prática?

5 passos para fazer uma boa gestão de portfólio de projetos

1. Identificação

Os projetos são muito diversificados, pois podem ser executados em qualquer área de uma empresa ou até mesmo fora dela. Por isso, o primeiro passo para o gerenciamento do portfólio é ter conhecimento de todos os projetos existentes na organização.

Além disso, é importante identificar as propostas dos projetos, documento que contém a base de informações necessárias para analisá-lo, como escopo, premissas, riscos e custos.

2. Categorização

Após identificar os projetos, é necessário agrupá-los em categorias. Como o objetivo é dar prioridade, é preciso que haja elementos em comum que possam ser comparados.

Cada categoria é referente a algo específico, sendo todas igualmente importantes para a organização. Então, o que será priorizado serão os projetos que as compõem, pois estes têm objetivos similares com diferentes formas de atingi-lo.

Por exemplo, se você vai fazer um bolo, e quer avaliar quais os melhores ingredientes, você pode comparar os benefícios da farinha branca com a integral, pois estas têm uma mesma função na receita, mas jamais irá compará-la com o fermento.

3. Priorização

Após ter agrupado todos os projetos, é o momento de comparar as características de cada um e determinar o grau de relevância deles. Para isso, costumamos:

• Delimitar critérios de priorização para cada categoria;
• Atribuir um peso a cada critério definido;
• Somar as pontuações correspondentes a cada projeto;
• Elaborar um ranking de prioridade.

Os critérios de priorização devem ser específicos para cada organização, pois dependem do tipo do projeto, dos objetivos e da visão de futuro.

4. Balanceamento

Com o ranking montado, temos a ordem ideal para a execução dos projetos. Porém, é importante analisar os recursos disponíveis de investimento, pois nem sempre será tão vantajoso seguir esta ordem.

Pode ser que o primeiro projeto do ranking demande mais recursos e impossibilite a execução dos demais projetos. Então, às vezes, realizar três projetos menos prioritários trará mais resultados do que executar apenas o de maior pontuação, por exemplo.

Por isso, é preciso sempre balancear a relevância da ação com os recursos, para que a decisão leve em consideração todos os aspectos organizacionais.

5. Monitoramento

Após selecionar os projetos, é necessário acompanhá-los, para que estes permaneçam alinhados a visão de futuro durante o andamento.

Bastante informação, não é? Fazer isso tudo na prática pode ser uma tarefa bastante difícil. Por isso, nossa dica é que você utilize uma ferramenta de gestão de projetos!

Dica! Utilize uma ferramenta de gestão de projetos para fazer a gestão do portfólio

A gestão de portfólio parece simples, porque é basicamente analisar os dados dos projetos e organizá-los de modo lógico, para que as ações mais eficientes sejam tomadas.

Mas, na prática, há uma infinidade de informações que será preciso considerar e, se não houver uma boa estruturação delas, o trabalho da gestão será extremamente difícil.

Assim, a melhor maneira de realizar o gerenciamento de portfólio é contar com uma ferramenta de gestão de projetos que sintetize todos estes dados. Alguns softwares, como o Artia, trazem diversas funcionalidades interessantes que auxiliam neste gerenciamento.

Esta ferramenta permite ter uma visão panorâmica de todos os projetos da organização, auxiliando na gestão de projetos e do portfólio como um todo. Com isso, você tem em mãos os dados sobre cada um dos projetos, como status de execução, informações financeiras, responsáveis etc.

Além disso, é possível criar filtros para agrupar as informações relevantes em uma mesma visão, o que permite selecionar critérios específicos dos projetos e analisá-los em conjunto.

Outro recurso muito importante é o grau de prioridade. Como o principal objetivo do gerenciamento de portfólio é identificar os projetos mais relevantes, ter essa ordem já estabelecida otimiza muito o tempo e a tomada de decisões da gestão.

Gerenciar muitos projetos é realmente uma tarefa complexa, mas ter todas essas informações organizadas de modo visual e prático pode facilitá-la bastante. Faça seu cadastro no Artia e teste gratuitamente essas e muitas outras funcionalidades!

E se você quer aprender mais sobre como realizar uma boa gestão de portfólios, confira também nosso guia de como gerenciar múltiplos projetos.