Gerenciamento de tarefas: o que é, como fazer e ferramentas

Gerenciamento de tarefas: o que é, como fazer e ferramentas

Escrito por Roberto Gil Espinha

06 Nov 2023

10 min de leitura

Projetos são compostos por inúmeras atividades, que precisam ser cumpridas dentro do prazo certo para alcançar as metas. Mas, para manter a produtividade e assegurar que cada membro esteja alinhado com os objetivos comuns, é essencial adotar um sistema eficaz de gerenciamento de tarefas!  

Nesse artigo você vai ver conferir:

  • O que é o gerenciamento de tarefas? 
  • Como fazer um bom gerenciamento de tarefas?
  • Benefícios de usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas
  • 5 funcionalidades essenciais para o gerenciamento de tarefas
  • Quais as principais ferramentas de gerenciamento de tarefas?

O que é o gerenciamento de tarefas? 

O gerenciamento de tarefas é o processo de planejar, organizar e acompanhar todas as atividades que precisam ser realizadas para atingir algum objetivo. Isso inclui: 

  • Criar listas de tarefas; 
  • Atribuir responsabilidades; 
  • Definir prazos executáveis;   
  • Acompanhar o progresso das demandas;
  • Controlar as entregas. 

Ao ter esses elementos claros, a equipe ganha mais visibilidade das demandas e consegue otimizar a execução. Assim, o gerenciamento de tarefas é ideal para otimizar o tempo, melhorar a utilização dos recursos e garantir o sucesso a longo prazo.

Quer entender mais a fundo o que é o gerenciamento de tarefas? Assista ao nosso webinar completo sobre o tema!  

Como fazer um bom gerenciamento de tarefas? 

Gerenciar tarefas e obter benefícios a partir dessa gestão são coisas bastante diferentes. Para que você alcance mais eficiência em suas atividades, é preciso ter formas estruturadas de gestão, contar com as ferramentas certas e ter ações planejadas.  

Pensando nisso, trouxemos 4 dicas imbatíveis que vão te ajudar a fazer um bom gerenciamento de tarefas:   

Organize as tarefas 

Ter uma metodologia de trabalho previamente definida é fundamental para padronizar e orientar o fluxo de atividades. Então, saiba exatamente o que precisa ser realizado e monte listas de tarefas.  

Aqui, é aconselhável que você crie métodos para classificar, categorizar e planejar as atividades, utilizando uma linguagem comum que toda a equipe compreenda. 

Saiba o que é prioridade 

Ter uma lista de todas as tarefas que precisam ser executadas é importante, mas é preciso ir além e definir prioridades. Nem todas as tarefas são iguais, então, identifique quais são mais importantes e agregam mais valor aos objetivos, isso ajuda a focar no que realmente importa e evita o desperdício de esforço em atividades secundárias. 

| Leia também: matriz de priorização 

Defina processos 

Além de conhecer as tarefas, é igualmente importante estabelecer processos bem estruturados, de forma que a equipe mantenha uma visão clara das etapas a serem seguidas. Isso facilita as entregas, promove mais autonomia ao time e evita muitos retrabalhos. 

Delegue responsabilidades para a equipe

Quando você compartilha responsabilidades, a colaboração aumenta. Assim, essa é uma forma inteligente para a equipe aprender novas habilidades e trabalhar em conjunto para alcançar o objetivo.  

BÔNUS: use ferramentas de gerenciamento de tarefas 

O gerenciamento de tarefas pode ser feito de várias maneiras, até mesmo com métodos manuais e listas de papel. Mas, se você quer garantir uma BOA gestão das tarefas, a solução ideal é utilizar uma ferramenta especializada para isso.  

Ao utilizar métodos e ferramentas de gerenciamento, como o Kanban e o Gráfico de Gantt, é possível centralizar as informações e ganhar mais visibilidade das tarefas, facilitando a comunicação e a coordenação entre os membros da equipe. 

Vamos saber mais sobre essas ferramentas, então? 

Benefícios de usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas 

Por que escrever um texto se você pode dar os comandos para o chat GPT fazer para você? A lógica de uso das ferramentas de gerenciamento de tarefas é mais ou menos essa!  

Elas melhoram a produtividade, trazem mais agilidade e reduzem o trabalho com processos mais mecânicos da gestão. Veja os principais benefícios de adotar uma solução dessas:

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Mas, atenção! Para que tudo isso seja possível, a ferramenta precisa contar com um conjunto funcional que proporcione essas facilidades.  

Confira a seguir algumas das funcionalidades indispensáveis em uma boa ferramenta.

5 funcionalidades essenciais para o gerenciamento de tarefas 

Para que uma tarefa seja concluída de forma eficaz, você precisa ter fácil visualização de prazos, recursos, objetivo da atividade e quem irá realizá-la. Assim, a ferramenta de gerenciamento de tarefas deve contar com:  

Kanban

O Kanban é um método visual de gestão que organizar tarefas em quadros de status – não iniciado, em andamento e concluído. Ao saber exatamente em que situação cada atividade está, o gestor consegue tomar decisões com antecedência e evitar atrasos no fluxo de trabalho.

Kanban artia

Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é a forma de cronograma mais completa que tem. Nele, é possível visualizar o trabalho em uma linha do tempo, identificando datas de início, término e relações de dependência entre as tarefas.  

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| Confira: [WEBINAR] Gráfico de Gantt: o cronograma inteligente dos projetos 

Timesheet / Apontamento de Horas

O apontamento de horas é uma funcionalidade que permite adicionar a quantidade extada de horas gastas em cada atividade por cada colaborador. Com ela, o tempo gasto pode ser estimado de maneira mais realista e gargalos podem ser identificados com maior facilidade.  

apontamento de horas artia

Agenda e Alocação de equipe

Com a alocação de equipe, é possível planejar tarefas, atribuir responsabilidades aos membros da equipe, gerenciar disponibilidade e priorizar atividades. Além disso, ao ter essas informações centralizadas, a equipe fica mais alinhada, o que promove a qualidade das entregas. 

alocação de equipe artia

| Leia também: por que você precisa de um software de agenda para equipe?  

Status Report

Relatórios de status fornecem transparência e ajudam na comunicação com clientes e equipes. Além disso, são uma medida importante para a tomada de decisões embasadas. 

Agora que você já sabe por que precisa de uma ferramenta para gerenciar as tarefas do seu negócio, veja quais são as principais opções do mercado.

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Quais as principais ferramentas de gerenciamento de tarefas?

As necessidades para gerenciar tarefas variam de acordo com a realidade de cada operação. Se você é gestor de um portfólio de projetos, deve precisar de um software completo para acompanhar os projetos, tarefas e equipes. Da mesma forma, se você é gerencia o pipeline de tarefas de um time comercial, outra ferramenta pode atender de forma mais assertiva.

Antes de tudo, avalie sua realidade e necessidades. Caso já tenha mapeado o que precisa em um software, conheça nossas sugestões abaixo:

Artia 

O artia é um software de gestão de projetos, tarefas e equipes. Por ser uma ferramenta robustas, que traz mais de 30 funcionalidades de gerenciamento, ele fornece formas avançadas de colaboração, planejamento e acompanhamento de tarefas.  

Além disso, por ser um produto nacional, as equipes podem criar projetos, atribuir tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso em um ambiente online e em português. 

Zendesk Sell 

O Zendesk Sell é uma ferramenta que permite integrar o gerenciamento de tarefas e o relacionamento com o cliente, sendo uma ótima opção principalmente para times de vendas. Assim, por ser atrelado ao CRM, ela ajuda equipes de vendas a acompanhar e gerenciar tarefas relacionadas a leads, oportunidades, negociações e contatos. 

Trello 

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas baseada no Kanban, que utiliza cartões e quadros para organizar o trabalho. O grande destaque desse sistema é a simplicidade e facilidade de uso, o que o torna ideal para equipes pequenas e projetos simples que precisam de uma abordagem mais visual. 

Basecamp 

O Basecamp se destaca por sua abordagem centrada em comunicação, tornando-o ideal para equipes remotas ou que valorizam a interação constante. Esta ferramenta oferece uma abordagem simples para organizar projetos, com listas de tarefas, calendários e mensagens em grupo, o que traz uma interface intuitiva e fácil de usar.  

Evernote 

Como o próprio nome indica, o Evernote é uma ferramenta com foco em anotações, sendo frequentemente utilizado para gerenciar tarefas pessoais. O diferencial dele está na capacidade de combinar anotações detalhadas com listas de tarefas, permitindo que os usuários organizem informações e tarefas em um único aplicativo.

Microsoft OneNote 

Para quem está familiarizado com os produtos da Micrososft o OneNote pode ser uma ótima opção. Parte do pacote Microsoft Office, esta ferramenta oferece recursos avançados para anotações e organização de informações, permitindo que os usuários criem páginas com listas de tarefas, imagens, links e outros tipos de conteúdo. 

Studio, by RockContent 

O Studio é uma ferramenta focada na gestão de conteúdo, ajudando equipes a coordenar seus esforços de criação. Ele permite que as equipes colaborem na criação de conteúdo, gerenciem aprovações e acompanhem tarefas específicas relacionadas as entregas criativas. 

Com este foco, esta é uma opção recomendada para equipes de marketing e criação de conteúdo que precisam de uma solução específica para suas necessidades. 

Tasksboard by Google 

O Tasksboard é uma extensão do Google Workspace que oferece recursos de gerenciamento de tarefas integrados com o Gmail e o Google Agenda. Os usuários podem criar tarefas diretamente do Gmail e associá-las a projetos específicos.  

Esta ferramenta é uma escolha lógica para equipes que já utilizam as ferramentas do Google e buscam simplicidade na hora de listas tarefas. 

Muitas opções, né? Se identificou com alguma delas? 

A ferramenta ideal para o seu negócio vai depender das suas necessidades e objetivos de uso. Então, busque mais detalhes das soluções que você acredita que podem te atender e faça testes até encontrar a que melhor lhe atende.  

E, para começar nessa busca, que tal testar o artia?  

Saiba mais: artia, o software mais completo de gestão de projetos

Se você procura uma solução completa para gerenciamento projetos, tarefas e equipes o artia é a solução ideal. Com um robusto pacote funcional, ele atende desde pequenos times até grandes empresas.  

O artia oferece todas as funcionalidades essenciais para planejar, organizar e executar as tarefas de forma bem-sucedida, incluindo: 

  • To-do lists; 
  • Listas de tarefas; 
  • Quadro Kanban; 
  • Checklists; 
  • Gráfico de Gantt
  • e muito mais! 

Pronto para otimizar sua gestão de tarefas e projetos? Experimente o artia gratuitamente hoje e descubra como ele pode impulsionar a produtividade da sua equipe!

    Principais aprendizados neste artigo

  • Para uma gestão eficiente você precisa saber organizar, priorizar, estruturar a execução e delegar responsabilidades.
  • Ferramentas de gestão de tarefas trazem diversos ganhos, como controle, acompanhamento real-timing e colaboração da equipe.
  • Entre os recursos mais importantes para o gerenciamento de tarefas estão o kanban, gráfico de gantt e timesheet.
  • A melhor escolha de software para gestão de tarefa depende da sua realidade e necessidades. Escolha a mais adequada!
Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.