Com a necessidade de otimizar o tempo na hora da realização de um projeto, muitas empresas passaram a utilizar templates. Esses templates, também chamados de modelos de projetos, são compostos por uma série de informações estabelecidas a partir de projetos parecidos que já foram finalizados com sucesso anteriormente.
Ficou curioso e quer saber mais? A seguir contaremos o que é modelo de projetos, algumas vantagens de utilizar esse método e mostraremos alguns exemplos dessa prática. Acompanhe!
O que é um modelo de projeto?
Um modelo de projeto é um template que serve de base para o projeto e funciona como uma receita: ele informa o passo a passo do trabalho que será feito e auxilia na execução de cada etapa. Mas lembre-se: a cada novo projeto alguns dados e informações são alterados, como o escopo, prazos e custos. Utilizar esses modelos trazem diversos benefícios para o negócio como veremos a seguir.
Benefícios de usar modelos de projetos
Otimização de tempo e planejamento mais ágeis
Planejar um projeto demanda tempo. Avaliar informações como custos e prazos, definir o escopo e tomar decisões assertivas são tarefas que necessitam de atenção e que precisam ser feitas da maneira correta, sem deixar escapar nenhum detalhe. Com a implantação de modelos no gerenciamento de projetos esse planejamento inicial se tornou muito mais ágil!
Vamos pegar como exemplo o trabalho de uma construtora X: ela irá construir uma casa e sabe que para isso terá que passar por várias fases. Primeiro ela deve entender tudo o que o cliente deseja que essa casa tenha (número de quartos, metragem, cores, etc), depois ela precisa preparar o terreno da construção para iniciar a fundação e assim por diante, até o momento de finalizar a obra e entregar as chaves ao proprietário.
Até iniciar a obra, essa construtora sabe que não pode esquecer de nenhuma dessas etapas para que o trabalho seja concluído da melhor forma. A partir disso, ela criou um modelo com todo o caminho que deve ser seguido durante o processo de construção. Quando ela for construir outras casas não começará o projeto do zero, poderá utilizar o que os projetos possuem em comum, alterando apenas as exigências do cliente. Em decorrência disso, podemos dizer que a construtora X aproveitará melhor o tempo na hora de planejar o projeto, deixando o trabalho mais produtivo.
Padronização de atividades
Através da inserção de templates nos projetos começa a se formar nas empresas um padrão de trabalho. Essa padronização proporciona a divisão correta das atividades que devem ser realizadas em cada etapa. Assim, cada profissional saberá o momento de exercer sua função compreendendo que ele só obterá sucesso se a fase anterior estiver concluída. Segundo a recomendação do PMBOK, o Guia de Gestão de Projetos, as etapas de um projeto devem ser divididas em:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e Controle
- Encerramento
Maior segurança no sucesso do projeto
Por seguir um modelo e saber que ele funciona, o prazo provavelmente será cumprido e isso evitará retrabalhos, diminuindo os gastos – que já foram calculados no início do projeto. Os modelos geralmente são montados através de trabalhos finalizados com êxito, ou seja, se aconteceu algum erro durante a execução do projeto o modelo é corrigido a fim que o erro não se repita. Sabendo da existência de uma pequena margem de erro, um plano de contingência pode ser introduzido no modelo, já tendo em vista as alterações necessárias para determinados tipos de problemas sem prejudicar o bom andamento do projeto.
Mais um exemplo: Imagine que uma determinada equipe está criando um site através de um modelo de site já feito por ela anteriormente. Os integrantes sabem o que deve ser realizado, quanto isso irá custar e quando ficará pronto. Apesar da equipe estar fazendo todas as etapas da maneira correta, durante essa criação aconteceu um erro que não estava previsto. Se eles já souberem como prosseguir fica muito mais fácil corrigir o erro sem alterar o prazo ou aumentar o custo (retrabalho) e o projeto será concluído com êxito. Dessa forma, é possível perceber que realizar um projeto baseado em um modelo traz mais segurança, pois as chances de riscos diminuem.
Atualmente já existem diversos meios de se trabalhar com modelos na gestão de projetos, desde planilhas até softwares. Se você está interessado e deseja começar a aplicar modelos nos seus projetos, recomendamos que assista nosso webinar! Nele você aprenderá dicas de como montar um modelo de projetos eficiente que trará ótimos resultados. Bom vídeo!
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