Como criar modelos de projeto padrão?Por maiores que sejam os esforços empregados no gerenciamento de projetos, se não houver alguma padronização certamente a empresa terá que lidar com ações de retrabalho e atrasos. É isso que justifica a adoção de modelos de projeto: proporcionar maior agilidade e organização ao planejamento.

Em algumas situações é possível criar um modelo completo de projeto pois os projetos executados pela empresa tem um nível de semelhança muito grande. Então podemos ter um cronograma pré-estabelecido com as atividades que normalmente são executadas, os prazos e esforços destas atividades, documentos que precisam ser preenchidos, as pessoas que precisam ser envolvidas e tudo mais necessário para garantir uma padronização e sucesso das entregas.

Em outros casos, apesar de não ser possível paronizar todo o projeto, é possível padronizar algumas partes do mesmo, criando um nível mínimo de processos que vão permitir ao gerente de projetos elaborar um plano que seja realista e atenda as necessidades do cliente e do fornecedor.

Os modelos de projeto são ativos organizacionais essenciais para que a empresa possa disseminar e consolidar uma cultura de gerenciamento. Mesmo que exista um grande esforço na fase inicial de concepção, os formulários, registros e templates acabam se convertendo numa biblioteca valiosa para o uso da empresa por toda a sua existência.

Acompanhe, no post de hoje, como criar modelos de projeto padrão para o seu empreendimento!

Como criar modelos de projeto padrão

Uma das melhores formas para definir um padrão é observar um projeto já realizado e adaptá-lo ao modelo que está sendo criado. Por exemplo: um projeto bem-sucedido de construção de um edifício pode servir de modelo para um projeto semelhante.

Mas não se pode simplesmente pegar o projeto bem sucedido e transformá-lo em modelo. Envolva todas as partes interessadas e valide se a estrutura proposta de fato vai criar um padrão adequado a ser seguido para atingir os objetivos dos projetos.

Muitas vezes pode-se chegar ainda a conclusão que serão necessários vários modelos diferentes que serão escolhidos com base nas características das entregas que deverão ser realizadas. Poderíamos então ter um modelo para um edifício sem elevador e outro para um edifício com elevador.

Nunca esqueça que um modelo deve prever todas as fases do gerenciamento de projetos, pontuando todas as informações necessárias para:

  • Iniciação;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e controle;
  • Encerramento.

Após definidos os modelos, a cada projeto que for iniciado, a organização poderá contar com uma base de conhecimento pré-estabelecida para analisar diferentes variáveis que indicarão qual o melhor modelo a ser adotado.

Mas não ache que o planejamento está completo somente por causa do modelo. Cada projeto é diferente e o modelo é apenas um guia. Tudo deve ser revisto para que esteja o mais adequado possível ao novo desafio que a equipe vai enfrentar.

O project model canvas

Ao contrário do plano de projeto — que prevê vários documentos, muitos deles, com várias páginas —, a metodologia canvas propõe um documento de uma única página.

Em um quadro, geralmente com auxílio de post-its, são fixadas as informações de:

  • Partes interessadas;
  • Atividades-chave;
  • Marcos importantes;
  • Relacionamento entre as partes interessadas;
  • Classificação de stakeholders;
  • Meios de contato/comunicação;
  • Resultados do projeto
  • Custos;
  • Recursos-chave.

Note que esse é um modelo de projeto que não pode, simplesmente, ser engavetado. Trata-se de uma estrutura lógica a ser compreendida.

As ferramentas tecnológicas

Um software de gerenciamento de projetos pode ser um excelente aliado para determinar a metodologia de gestão de projetos da empresa. É uma das maneiras mais simples de estruturar um modelo, uma vez que basta seguir os passos que estão inseridos na ferramenta.

De qualquer modo, a escolha do melhor modelo dependerá de diversos fatores, tanto no que diz respeito a cultura organizacional, como quanto ao estilo do gerente de projetos, nível de exigência do cliente ou maturidade em gerenciamento de projetos.

E não se esqueça que modelos devem ser vivos. A cada projeto encerrado, as lições aprendidas podem servir como base para ajustes que evitarão a repetição de erros no futuro.

Agora que você já conhece alguns modelos de projeto padrão, conte para nós: qual deles é mais adequado ao perfil da sua empresa? Deixe um comentário.

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