Sponsor do projeto: entenda quem é o patrocinador e o que ele faz

Sponsor do projeto: entenda quem é o patrocinador e o que ele faz

Escrito por Roberto Gil Espinha

27 Jun 2022

7 min de leitura

A realização de um projeto envolve a participação de várias partes interessadas, os stakeholders, que serão pessoas com diferentes papéis e funções no projeto. O sponsor do projeto é uma das figuras mais importantes nesse contexto, porque ele é quem irá patrocinar e fornecer condições para que o projeto seja executado e concluído.

Por ser traduzido para patrocinador, muitas vezes, o termo é associado apenas a questão financeira. Mas a participação do sponsor vai muito além disso. Então, neste post, você vai saber:

  • O que é sponsor do projeto?
  • As principais responsabilidades do sponsor do projeto
  • Diferença de papéis – Sponsor, Gerente e Cliente

O que é sponsor do projeto?

O sponsor é quem irá fornecer os recursos financeiros e organizacionais necessários para a execução do projeto. Isto é, ele fornece o capital, equipamentos, equipe, especialistas, treinamentos e qualquer outro elemento que seja essencial para realizar as entregas.

Pela definição do PMBOK®, é:

“Uma pessoa ou grupo que fornece os recursos e suporte para o projeto, programa ou portfólio, sendo responsável pelo sucesso do mesmo.”

O principal objetivo do sponsor é assegurar a finalização do projeto, afinal, é a pessoa que mais se beneficia da entrega final e tem interesse que esta seja bem sucedida.

Para isso, ele tem um importante papel de governança e articulação no projeto, sendo responsável por aprovar as entregas e ajudar o gerente quando necessário.

Portanto, ele é alguém com:

  • Mais experiência, geralmente da alta administração;
  • Muito interesse, financeiro e ideológico, pelo projeto;
  • Autoridade e influência.

Atenção! O sponsor acompanha periodicamente o projeto, mas não é ele quem irá gerenciá-lo, porque isto é função do gerente.

Saber a diferença entre os papéis é fundamental para garantir que cada parte cumpra seu propósito. Continue a leitura que logo mais te explicaremos as diferenças entre o gerente e o sponsor!

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As principais responsabilidades do sponsor do projeto

O patrocinador é responsável por disponibilizar os recursos organizacionais e supervisionar as entregas.

Ele é a autoridade máxima do projeto, alguém com disponibilidade, poder e influência suficiente para defender os objetivos e garantir os resultados.

Para isso, ele:

Alinha o projeto à visão do negócio

Todo projeto possui um objetivo, que é aquilo que deve ser alcançado ao fim. Esta finalidade deve sempre estar alinhada aos objetivos do negócio, para que a realização do projeto tenha sentido para a organização.

É responsabilidade do sponsor garantir este alinhamento, porque ele é quem tem maior interesse no sucesso do projeto e é quem irá aprová-lo.

Destina os recursos e auxilia nas informações principais

Antes de iniciar a execução do projeto, existem algumas informações básicas que devem ser estruturadas, como: viabilidade, riscos, custos, prazos e recursos.

Cada um destes elementos é descrito no TAP (termo de abertura do projeto), que é um documento formal assinado pelo sponsor. Assim, por ter mais conhecimento da proposta e do que é esperado, ele auxilia o gerente a compreender premissas, restrições, custos e prazos estimados.

Além disso, uma das principais funções dele é fornecer os recursos do projeto, indicando ao gerente o que ele terá à disposição para fazer o planejamento e a execução.

Define o sucesso

Muitas vezes a definição de sucesso é relacionada a conclusão do projeto dentro do prazo e custo delimitados. Mas, ter entregas de acordo com o que foi estimado é o mínimo esperado.

O patrocinador geralmente é alguém com mais experiência na área beneficiada pelo projeto. Por isso, o que é esperado por ele é a definição do sucesso, pois ele é o maior interessado no projeto e definirá a expectativa a ser alcançada.

Aprova as ações

O sponsor não participa e acompanha o dia a dia do projeto, porque ele tem um papel de suporte e liderança, sendo apenas informado do que está acontecendo.

Por isso, é comum que o gerente apresente relatórios periódicos da execução, para alinhar as decisões com o patrocinador e garantir que as atividades estejam de acordo com o esperado.

Assim, ao longo de todo o desenvolvimento do projeto, ele deve ser consultado e aprovar as ações, a fim de evitar possíveis desvios e riscos no projeto.

Este processo nem sempre será sistematizado, mas é interessante ter alguns momentos de avaliação formal da situação, com análise de indicadores e apresentação das entregas, para que haja mais fidelidade nos dados avaliados.

Toma decisões

O sponsor discute as ações com o gerente e comunica decisões para o futuro do projeto.

Porém, quando o projeto tem um alto grau de influência na área ou há possíveis desvios ocorrendo, o sponsor pode atuar diretamente no andamento do projeto, fazendo intervenções e indicando novos caminhos a serem seguidos.

Isso ocorre em situações específicas, sendo algo excepcional e não ideal. Mas é importante ter em mente que o patrocinador tem poder e autoridade para decidir sobre todos os aspectos do projeto.

Aconselha e dá suporte

O sponsor é alguém que está ali para garantir que tudo dê certo. A troca de ideias entre o gerente e o patrocinador deve ser algo frequente, porque o sponsor tem uma visão mais madura e com experiência em projetos semelhantes, o que pode facilitar a atuação do gerente.

Assim, ele deve estar sempre aberto a auxiliar o gerente nos pontos de dificuldade, além de fornecer o suporte necessário para qualquer problema identificado.

Diferença entre sponsor e gerente

Diferença entre sponsor, gerente e cliente

Frequentemente, sponsor, gerente e cliente são confundidos, pois ambos são importantes partes interessadas do projeto e controlam de algum modo os recursos. O que os diferencia é a finalidade e grau de envolvimento com o projeto.

O sponsor é quem escolhe o gerente e presta suporte a ele nas ações mais importantes, não participando do cotidiano de ações do projeto.

Assim, o gerente é o real responsável pelo planejamento, execução e entrega, sendo um líder mediador entre o sponsor e a equipe.

Além desta confusão, a figura do sponsor também se confunde com a do cliente, porque os dois interferem nos recursos financeiros do projeto.

A diferença é que o cliente não necessariamente estará envolvido no projeto, o foco dele é apenas a entrega final. Enquanto, para o sponsor, o interesse é justamente o sucesso de toda a produção do projeto.

Diferença entre sponsor, gerente e cliente

Sponsor:

É a figura de maior autoridade no projeto.

  • Indica restrições e premissas;
  • Assina o TAP;
  • Autoriza recursos, sejam eles físicos ou de equipe;
  • É informado acerca do andamento do projeto;
  • Toma as decisões que tem maior grau de interferência no projeto;
  • Dá suporte ao gerente;
  • Aprova as ações.

Gerente:

É o responsável pelas entregas e resultados do projeto.

  • Alinha escopo, orçamento e cronograma;
  • Gerencia as atividades para garantir que elas ocorram como esperado;
  • Toma decisões dentro do autorizado pelo sponsor;
  • Produz relatórios sobre o andamento do projeto;
  • Apresenta dados recorrentemente ao sponsor;
  • Entrega o projeto.

Cliente:

É quem recebe o produto/serviço.

  • Adiciona recursos financeiros;
  • Não necessariamente acompanha a execução do projeto;
  • Pode ser interno ou externo ao projeto;
  • Relaciona-se com a entrega final.

Em alguns casos, principalmente em projetos internos, estes três papéis podem ser realizados pela mesma pessoa, mas serão funções diferentes que estarão atribuídas a um indivíduo naquele contexto.

Isso tudo pode parecer bastante complexo, que tal ver um exemplo de como estes papéis se conciliam na prática?

No webinar Cliente, Gerente e Patrocinador: entenda os papéis você confere isso e muito mais sobre a participação desses stakeholders no projeto. Assista!

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Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.