Você já teve a sensação de que problemas aparecem de repente nos seus projetos e soluções rápidas precisam ser pensadas para evitar uma paralização no andamento?
Esse pensamento é bastante comum, mas, na verdade, a maioria desses problemas não surge de modo repentino. Quando o projeto é monitorado e acompanhado de modo eficiente, muitos riscos podem ser evitados.
Se você ainda não sabe muito bem como acompanhar o progresso das atividades, entender como medir o status do projeto definitivamente vai te ajudar. Vem saber mais!
O que é o status do projeto?
O status do projeto é um índice da situação atual do projeto. Ou seja, é saber se ele está: atrasado ou adiantado, dentro do limite de gastos, com algum problema etc.
Sabe quando você vai fazer uma longa viagem e fica acompanhando o GPS e o medidor de combustível para se certificar de que está na direção correta e que o carro não vai parar no meio da estrada?
No projeto a ideia é a mesma. Parte da boa gestão é acompanhar o andamento deste projeto e o status é a ferramenta que sinalizará se tudo está ocorrendo conforme o planejado e, caso não esteja, indicará um alerta de que medidas precisam ser tomadas.
Assim, o principal objetivo dele é alertar os stakeholders sobre possíveis riscos e desvios, auxiliando a garantir que nada comprometa a entrega final.
Como identificar o status do projeto?
No exemplo que demos da viagem, identificar o status é relativamente simples, porque é apenas visualizar alguns painéis. Porém, no projeto, existem muitas informações e atividades que nem sempre serão tão perceptíveis.
Assim, a maneira mais prática de identificar o status do projeto é por meio de um status report, ou relatório de situação em português.
O status report é um documento que sintetiza o estado do projeto, trazendo informações resumidas sobre o progresso do projeto. Para isso, ele geralmente:
- Contém os acontecimentos mais recentes, os pontos de atenção e os próximos passos já definidos;
- São gerados com uma frequência estabelecida;
- Trazem recursos visuais para expor as informações.
A ideia por trás do status report é realmente simplificar a análise do projeto. Então, ele vai trazer um resumo e montar gráficos para que os stakeholders possam ter uma rápida noção do que está acontecendo, tais como se tem no exemplo.
Leia também: Dashboard de projetos
Como fazer um Status Report
O status report é um importante facilitador do acompanhamento, análise e tomada de decisões no projeto e, para isso, é necessário escrever um relatório eficiente.
Pensando nisso, separamos alguns fatores para você considerar na hora de realizá-lo:
1. Documente as informações das etapas anteriores
Por ser uma ferramenta de monitoramento, é necessário que algumas outras fases do projeto já tenham sido concluídas ou estejam acontecendo, porque os dados dessas etapas servirão de base para criar o relatório.
É fundamental que o plano do projeto, os objetivos, os prazos e metas estejam definidos antes de começar a escrevê-lo.
Além disso, o status report sempre trará o progresso do projeto. Isto é, em qual situação o projeto estava, quais as principais atitudes que foram tomadas e qual a situação atual. Por isso, se o ponto de partida não for documentado ficará extremamente difícil fazer esse comparativo.
2. Defina as informações mais relevantes
Ninguém quer ter que ler páginas e páginas na hora de averiguar se o andamento está de acordo com o ideal, não é? Definir corretamente quais serão as informações do relatório possibilita criar um documento que seja breve e eficiente ao mesmo tempo.
Apesar de haver uma variação de dados que podem compor o status report, os dados que têm alto impacto na entrega, como o escopo, o cronograma e o orçamento frequentemente são abordados, porque ter um problema em um destes elementos indica uma alta possibilidade de não entrega do projeto.
3. Escolha modelos e formatos adequados
Além de definir as informações mais relevantes, é importante pensar em como organizá-las. Ter um modelo definido auxilia na atualização dos relatórios, porque a estrutura já está pronta, sendo necessário apenas inserir as novas alterações.
Aqui os padrões também variam, mas é comum que os relatórios tragam:
- O nome do projeto;
- Resumo do objetivo e equipe;
- Marcos alcançados, indicando o progresso do projeto;
- Riscos identificados.
4. Estabeleça a periodicidade
O status report é um documento que leva em consideração o progresso, ou seja, é preciso que passe certo tempo para ser gerado novamente. Definir o intervalo mais adequado para realizá-lo é essencial para sua eficácia.
Para isso, geralmente leva-se em consideração dois fatores:
- O público: se o relatório for destinado ao alinhamento da equipe, por exemplo, talvez seja interessante um período mais curto de análise, porque são as pessoas que estão atuando no dia a dia do projeto. Mas, se for algo apresentado para o sponsor, talvez seja interessante uma frequência menor.
- O perfil do projeto: é preciso pensar no quanto de atenção o projeto demanda. Algumas perguntas auxiliam a definir esse intervalo de análise, como: “é um projeto de urgência?”, “apresenta muitos riscos aparentes?”, o andamento está sendo adequado?”.
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5. Utilize softwares de gestão de projetos
O status report é uma ferramenta de controle e monitoramento do status de projeto, sendo algo que deve ser atualizado frequentemente de acordo com o andamento.
Fazer essa atualização e síntese de modo manual pode ser muito trabalhoso, porque os dados que devem compor o relatório são muitos.
A melhor opção para realizar este report são os softwares de gestão de projetos, que agrupam todos os dados do projeto e geram estes relatórios de modo automático.
Assim, conforme as atividades vão progredindo, os dados do relatório são alterados imediatamente, podendo ser consultados fora da periodicidade estabelecida e com personalizações que facilitam a identificação de pontos mais específicos.
Exemplo de como medir o status do projeto no relatório
O status report pode parecer um documento bastante complexo quando você vê todas essas informações que o compõe. Mas, o objetivo é que ele seja o mais simples possível. Veja um exemplo:
Nome do projeto: webinar de gestão de projetos
Status do projeto: adiantado
Resumo do período:
Toda a parte de conteúdo e design foi finalizada antes do prazo estimado. Agora, aguardamos a aprovação dos materiais desenvolvidos para finalizar a entrega ou realizar alterações necessárias.
Marcos importantes:
- A equipe de redação entregou o roteiro do webinar e o conteúdo escrito da apresentação;
- A equipe de design fez as artes para a apresentação, que já estão aprovadas;
- As artes de divulgação do webinar que ficaram prontas na semana passada foram publicadas pela equipe do marketing.
Riscos identificados:
Não houve nenhum novo problema identificado.
Observações:
As atividades foram realizadas antes do prazo estimado porque alguns membros do time fizeram algumas horas a mais para ajustar o banco de horas. Apesar disso, se não tivessem trabalhado a mais, o projeto ainda estaria em dia.
Como utilizar o relatório de status no dia a dia do projeto?
Os relatórios de status são excelentes aliados dos gerentes, porque trazem uma visão integrada do projeto e facilitam muito a tomada de decisões.
Assim, implementar esse monitoramento constante, enfatizando à equipe que atualize as ações conforme forem executadas e acompanhem o plano, representa chances muito maiores de sucesso para o projeto.
Porém, ter apenas palavras e números em um documento não auxiliarão em nada, não é?
O status report identifica o status de projeto, mas, para que os riscos realmente sejam evitados, é preciso que análises do relatório sejam feitas e medidas de controle sejam tomadas.
Então, agora que você já sabe como acompanhar o progresso e o status do projeto, é importante entender que ele é apenas uma das ferramentas que ajuda a evitar riscos e desvios, sendo interessante combiná-lo com outros elementos do gerenciamento de riscos.
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