Sistema Kanban: Seu aliado na Gestão de Projetos

O Sistema Kanban é uma metodologia visual de Gestão de Tarefas, Processos e Projetos muito usado para o registro e acompanhamento de ações. De origem japonesa, o termo Kanban significa “cartão” ou “sinalização” e é representado através de um quadro com cartões que seriam as atividades do projeto e as colunas representam  situações pelas quais essa atividade irá passar.

Nesse post, você vai conhecer um pouco sobre o Sistema Kanban e suas principais vantagens. Acompanhe e veja como adotá-lo nas fases de gerenciamento!

O que é o Sistema Kanban?

O Sistema Kanban foi criado em meados dos anos 50 pela empresa Toyota que, ao passar por momentos difíceis e beirar à falência, sentiu a necessidade de buscar uma solução para se recuperar e competir no mercado.

Inspirada na estrutura de funcionamento e organização dos supermercados americanos (que faziam a reposição de produtos assim que esses saíam das prateleiras), a Toyota desenvolveu o Kanban. A ferramenta tem sua autoria atribuída a um engenheiro chinês chamado Taiichi Ohno, e hoje é famosa e utilizada tanto nas grandes indústrias quanto em pequenas e médias empresas dos mais variados segmentos.

Como funciona o Sistema Kanban?

O Sistema Kanban é muito simples, existem softwares que permitem fazer o kanban online mas ele também  pode ser realizado da maneira tradicional,  através de cartões, adesivos e sinalizações coloridas sobre um quadro exposto na empresa. Esses cartões (que podem ser em papel de post-it ou plástico) representam todas as ações e tarefas que foram ou que ainda serão desenvolvidas na empresa.
Por meio das cores — geralmente utiliza-se o verde, vermelho e amarelo —, é possível determinar rapidamente o status de cada tarefa. Esse método facilita o trabalho das equipes na hora de identificar e acompanhar o desempenho de cada processo para a tomada de decisões. Conforme a necessidade, os profissionais podem classificar as tarefas da seguinte forma:

• a executar (em vermelho);
• em andamento (em amarelo);
• finalizada (em verde);

Como todas as tarefas ficam concentradas em um quadro, é preciso que o líder ou gestor estabeleça um limite no número de cartões que serão trabalhados. Essa condição é interessante porque obriga toda a equipe a dedicar esforços nas tarefas que ficaram acumuladas, a fim de evitar atrasos e liberar espaço para a inclusão de novos cartões.

Vale destacar que esse é só um exemplo de uso do Kanban. Como o objetivo principal do método é visualizar informações de forma rápida e facilitada, cabe à empresa definir a configuração de cores que melhor representa cada status ou tipo de tarefa existente.

Deseja saber mais especificamente sobre Kanban? Preparamos todo um material especial para você aqui.

Quais as vantagens de utilizar o sistema kanban?

• Melhora a comunicação para troca de informações;
• Padroniza processos;
• Facilita a visualização de tarefas para identificação de gargalos;
• Antecipa os prazos de entrega de projetos;
• Diminui a recorrência de falhas e atrasos;
• Diminui desperdícios;

Ainda que tenha sido empregado primeiro em uma linha de produção de fábrica, o Sistema Kanban se tornou popular nas ações de gerenciamento de tarefas em empresas. Nesse caso, os cartões antes usados para o controle de estoque e de movimentação de peças na indústria passam a ser aproveitados na organização e classificação de atividades.

Para as equipes das empresas de produção de softwares, o Kanban é vantajoso porque permite analisar dados com mais rapidez e eficiência. O processamento das informações é agilizado porque se baseia na observação dos cartões e suas cores fixados no quadro, e não somente em dados textuais de listas ou tabelas.

Quando todos conseguem visualizar os dados dispostos no quadro, fica mais fácil para a equipe definir se um novo trabalho pode ser iniciado ou avaliar se o prazo limite de cada tarefa está sendo cumprido. Com base na resposta encontrada, cabe ao grupo discutir se o ritmo tem potencial para ser mantido ou se precisa passar por alterações.

Devido a essa configuração flexível, o Sistema Kanban não pode ser tratado somente como uma ferramenta para gerenciar projetos e atividades de definição de papéis e processos a serem seguidos. Sua aplicação deve ser muito mais uma abordagem para mudança gerencial de um projeto, capaz de introduzir alterações positivas no ciclo de desenvolvimento de um produto ou serviço.

Agora considerada uma das principais ferramentas de gestão de projetos, o Sistema Kanban se tornou útil para profissionais com diferentes objetivos. Até mesmo um empreendedor iniciante ou que acabou de abrir um negócio pode se beneficiar desse método na hora de definir metas e setorizar suas atividades.

Para os representantes de grandes empresas que precisam adequar as metas ao ritmo das equipes, o Sistema Kanban é vantajoso porque se adapta facilmente à rotina e estrutura existente. Com a aquisição de poucos materiais e a partir de baixo investimento, é possível incluir a ferramenta a qualquer momento dentro da organização.

O líder que adota o Kanban estimula a criação de uma cultura de colaboração entre as equipes. No entanto, a integração entre os setores exige que o quadro e seus dados estejam sempre acessíveis e com fácil visualização por todos dentro da empresa.

Você também pode se beneficiar com um Kanban Online que permite acessar e conferir as tarefas de toda equipe a qualquer momento e lugar. Conheça como funciona o Software Kanban do Artia.

Por que é fundamental ter uma equipe engajada?

Mesmo sendo considerada uma ferramenta de fácil entendimento e aplicação, o Sistema Kanban exige comprometimento e participação contínua de toda a equipe para que ofereça resultados. Afinal, se os cartões contidos no quadro não forem devidamente organizados e atualizados, perderão todo o valor para aqueles que dependem de seus dados.

Transforme o Kanban em uma ferramenta de uso diário no gerenciamento dos projetos. Como líder, assuma o papel de orientar e incentivar colaboradores a usarem os cartões do modo adequado. Só assim será possível obter total transparência do desempenho de cada ação e dos gargalos e potenciais envolvidos em cada atividade.

Escolher a melhor solução para otimização de processos da sua empresa pode levar tempo. Na avaliação das principais ferramentas de gestão de projetos, procure optar por um modelo que possa ser adotado por toda a equipe. Com o Kanban, você e seus colaboradores podem economizar tempo e energia para focar nas atividades prioritárias.

Quer mais dicas de ferramentas para gestão? Confira também o que é a análise SWOT e como aplicá-la na empresa! Confira também como o Artia pode te ajudar como Ferramenta de Gestão de Projetos Online.