Modelo de projeto: o que é + passo a passo para montar o seu (com exemplos)

Sabe aquela maionese da sua tataravó que, mesmo depois de quatro gerações, desbanca o churrasco e ainda é o prato principal na ceia de Natal? Assim como cozinhar, multiplicar projetos de sucesso também é uma arte. Além disso, da mesma forma que uma receita ajuda a guiar a preparação do prato, ter um modelo de projeto também facilita na obtenção de resultados mais consistentes e duradouros. E é sobre isso que vamos conversar hoje.

Primeiro, você precisa entender:

O que é um modelo de projeto?

Um modelo de projeto é uma estrutura que serve como base para a construção de uma iniciativa. Seu principal objetivo é estabelecer padrões e agilizar o planejamento de um projeto. Além disso, funciona como um instrumento de disseminação e consolidação de uma cultura de gerenciamento.

Uma empresa costuma realizar diversos projetos, certo? E alguns deles apresentam grande nível de semelhança. Nesses casos, o melhor a se fazer é criar um modelo de projeto que inclua um cronograma pré-estabelecido com as atividades que normalmente são executadas, os prazos e esforços dessas atividades, documentos que precisam ser preenchidos, as pessoas que precisam ser envolvidas e tudo o que for necessário para garantir o sucesso das entregas.

Em outros casos, apesar de não ser possível padronizar todo o projeto, é possível uniformizar algumas etapas, criando um nível mínimo de processos que vão permitir ao gerente de projetos elaborar, em menos tempo, um plano que seja realista e atenda às necessidades do cliente e do fornecedor.

Por que utilizar um modelo de projeto?

Elenquei alguns motivos pelos quais acredito na importância de estabelecer um bom modelo de projeto:

Rapidez na abertura do projeto

Ter um modelo de projeto também significa ter um roteiro de tópicos que ajuda a refletir sobre a real importância de uma iniciativa e a tomar algumas decisões. Essas estruturas padronizadas facilitam na requisição de um projeto, afinal, evitam que informações cruciais sejam esquecidas. Quando cada área solicita projetos do seu jeito, essa variedade de formatos pode causar desorganização na fila e falta de clareza durante a priorização do portfólio de projeto.

Repetibilidade de resultados

Você também costuma utilizar receitas na hora de cozinhar? Muita gente opta por esse caminho porque sabe que as chances de o prato dar certo é muito maior. Afinal, alguém já teve o trabalho de testar diferentes combinações de ingredientes, medidas e formas de preparo. Isso também se aplica aos modelos de projeto, que asseguram previsibilidade e um maior alcance dos resultados esperados.

Consolidação de uma base de conhecimento

Organizações que utilizam modelos de projeto demonstram maturidade em conseguir capturar lições aprendidas e convertê-las em ativos organizacionais. Ou seja, essas empresas conseguem aprender com seus próprios erros e gerar melhorias, evitando retrabalhos. Mesmo que exista um esforço um pouco maior na fase de concepção do modelo, os formulários, registros e templates gerados acabam se convertendo numa biblioteca valiosa para o uso da empresa durante toda a sua existência.

Facilidade na comunicação

Quanto mais um modelo de projeto é perpetuado, mais as pessoas ficam familiarizadas com as práticas de gerenciamento de projetos. Além disso, a repetição de um modelo ajuda as partes interessadas a entenderem mais facilmente do que se trata o projeto, sua importância e a forma como ele será executado. Ou seja, a comunicação fica muito mais assertiva.

Mas por onde começar na hora de criar seu próprio modelo de projeto? Confira o passo a passo que eu preparei:

Como criar um modelo de projeto em 7 passos

1. Identifique as informações mais importantes

Uma das melhores formas de definir um padrão é observar um projeto já realizado e adaptá-lo ao modelo que está sendo criado. Por exemplo: um projeto bem-sucedido de construção de um edifício pode servir de modelo para um projeto semelhante.

Então, o primeiro passo é coletar quais informações são essenciais para abrir esse tipo de projeto. Em geral, é necessário solicitar nome do projeto, tipo, escopo, justificativa, premissas e restrições.

Visão geral de um projeto fictício no software Artia

Nunca se esqueça que um modelo deve prever todas as fases do gerenciamento de projetos, pontuando todas as informações necessárias para:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle.

2. Defina a EAP

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é a decomposição hierárquica de um projeto em etapas e pacotes de trabalho. Seu objetivo é dividir o projeto em partes menores, que sejam mais fáceis de organizar e gerenciar.

EAP de um projeto fictício no software Artia

Projetos de mesma natureza, como, por exemplo, projetos de implantação de software, costumam ter muitas etapas em comum (Levantamento, Cadastro, Validação, Treinamento, Go Live). Ao estruturar um modelo, a ideia é não ter de começar a decomposição do projeto do zero, mas a partir de um esboço pré-concebido. Isso certamente dará um gás no início do projeto, evitando atrasos!

3. Monte o cronograma

O cronograma é uma decomposição ainda maior do projeto: os pacotes de trabalho são transformados em atividades, permitindo acompanhar de perto o progresso do projeto. Essas atividades, por sua vez, devem ser sequenciadas e programadas, ou seja, devem ter data de início e de término.

Outro ponto que deve constar no cronograma é a dependência de atividades. Afinal, existem algumas tarefas que necessariamente precisam que outras sejam realizadas antes. Por exemplo, se estamos falando da construção de uma casa, não é possível construir o telhado sem antes ter feito a fundação, não é mesmo?

Cronograma de projeto fictício no software Artia

Então, no cronograma será necessário indicar que essa atividade depende de tarefas anteriores. Caso as atividades antecessoras sejam adiantadas ou atrasadas, saberemos que as demais também sofrerão esse impacto no prazo de entrega.

DICA: Para você que já quer realizar um controle de cronograma mais avançado, recomendamos o gráfico de Gantt online, especialmente se você precisa ficar de olhos em vários projetos.

4. Atribua responsáveis e papéis

Não basta apenas identificar, sequenciar e programar as atividades. É preciso definir quem ficará responsável pelo quê. Você pode fazer isso de duas formas: atribuindo os nomes das pessoas às atividades ou relacionando-as aos papéis existentes.

Por exemplo, em um projeto audiovisual de marketing, a atividade “Capturar vídeo” pode ser atribuída à Maria da Silva ou ao papel de cinegrafista. Nesse caso, você precisa verificar o que fica melhor na sua organização. Se estamos falando de um time grande, com vários cinegrafistas, talvez optar pela definição de papéis seja mais produtivo.

5. Valide o modelo de projeto

Não se pode simplesmente pegar um projeto bem-sucedido e transformá-lo em um modelo. Envolva todas as partes interessadas e valide se a estrutura proposta de fato vai criar um padrão adequado a ser seguido para atingir os objetivos dos projetos.

Pode ser que, durante a validação, o comitê chegue à conclusão de que serão necessários vários modelos diferentes, conforme as características das entregas que deverão ser realizadas. Mas este é só um exemplo.

6. Divulgue o modelo de projeto

Após definido o modelo, a cada projeto que for iniciado, a organização poderá contar com uma base de conhecimento pré-estabelecida. No entanto, para que isso aconteça efetivamente, é preciso socializar o modelo criado para as demais áreas da organização. Lembre-se: o que não é conhecido, não é utilizado! Não adianta ter um modelo se ele fica guardado na gaveta.

7. Monitore os resultados e realize ajustes

O planejamento de um projeto não termina no preenchimento de um modelo. Cada projeto é diferente e o modelo é apenas um guia. Tudo deve ser revisto e monitorado para que esteja o mais adequado possível ao novo desafio que a equipe vai enfrentar. Ah, e se for necessário não hesite em fazer ajustes. O modelo de projeto deve ser flexível, não uma camisa de força!

Ferramentas para apoiar a elaboração de um modelo de projeto

Project Model Canvas

O Project Model Canvas é um instrumento visual de gestão de projetos. Ele é uma espécie de “painel”, composto por blocos coloridos e personalizáveis.

Exemplo de Project Model Canvas

Ao contrário do plano de projeto — que prevê vários documentos, muitos deles com várias páginas —, a metodologia canvas propõe um documento de uma única página. Em um quadro, geralmente com auxílio de post-its, são fixadas as informações de:

• Partes interessadas;
• Atividades-chave;
• Recursos-chave;
• Custos;
• Riscos;
• Marcos do projeto;
• Formas de comunicação;
• Resultados do projeto.

Note que esse é um modelo de projeto que não pode, simplesmente, ser engavetado. Trata-se de uma estrutura lógica a ser compreendida. O Project Model Canvas cumpre um papel fundamental, especialmente no planejamento inicial. Em relação à composição de modelos, o PMC pode ser incorporado na coleta das informações importantes do projeto.

Software de gerenciamento de projetos

Um software de gerenciamento de projetos pode ser um excelente aliado para determinar a metodologia de gestão de projetos da empresa. É uma das maneiras mais simples de estruturar um modelo de projeto, uma vez que basta seguir os passos configurados na própria ferramenta.

Enquanto software de gerenciamento de projetos, o Artia centraliza as informações e melhora a comunicação dos envolvidos no projeto. A cada iniciativa criada, é possível personalizar as configurações e gerar um modelo que poderá ser utilizado em iniciativas futuras.

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