ferramentas-gratuitas-apoio-gestão-projetosAumente o seu cinto de utilidades!

Você já se perguntou se a sua equipe está produzindo 100% do que poderia? Em meio à correria do dia a dia, algumas tarefas acabam tomando mais tempo do que deveriam. Isso é ainda mais comum quando nem todos os membros da equipe têm experiência no trabalho.

Quando o assunto é gestão de projetos, contar com o apoio da tecnologia é fundamental. Hoje as ferramentas de apoio ao gerenciamento permitem organizar o fluxo de afazeres, aumentando a produtividade e a eficiência do time. Por isso, separamos uma lista com 9 ferramentas de gestão de projetos que você pode começar a usar gratuitamente. Veja só:

Quais as melhores ferramentas de apoio a gestão de projetos gratuitas?

Excel

Provavelmente você já teve contato com o Excel, a ferramenta de planilhas mais difundida no mundo. A novidade aqui é a planilha pronta para “Acompanhamento de pendências no Excel”, um arquivo simples e prático que permite gerenciar as pendências da sua equipe. Ele pode ser usado por empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Essa planilha tem as seguintes vantagens:

  • Facilidade de uso
  • Sinalizadores que indicam quais pendências têm problemas
  • Gráficos com indicadores para acompanhar o progresso visualmente

Utilizar a planilha de acompanhamento de pendências no Excel, fará com que seu projeto sempre fique em dia e que as tarefas sejam corretamente priorizadas. Faça um teste!

PMO Matury Cube

A missão dessa ferramenta é fazer uma análise, uma espécie de auditoria sobre a maturidade de seu PMO, baseada em sua capacidade de agregar valor para o negócio ou projeto em que atua. Em apenas 8 passos, o PMO Matury Cube, faz uma avaliação 360º do PMO, oferece dicas e sugestões de como melhorar suas práticas para fazer com que o resultado previsto no início dos projetos seja alcançado. A desvantagem da ferramenta é que sua conta gratuita é muito básica e sua conta paga tem um valor bem alto.

Dropbox

O Dropbox é um serviço que permite armazenar e compartilhar arquivos na nuvem, ou seja, sem a necessidade de salvar nada no seu computador. Algumas das principais vantagens são o acesso aos arquivos de qualquer lugar e a possibilidade de sincronizar os itens em diferentes dispositivos, como computador e tablet.

Google Drive

A principal diferença entre o Dropbox e o Google Drive é que a ferramenta do Google possui uma série de programas que permitem editar e colaborar simultaneamente em um mesmo documento. Ou seja, além de fazer o armazenamento e compartilhamento de arquivos diretamente de um drive na nuvem, semelhante ao Dropbox, o Google possibilita que duas pessoas acessem simultaneamente, façam mudanças e salvem as alterações em seus arquivos, sem precisar baixar uma versão deles para suas máquinas e depois voltar a subir o arquivo na nuvem.

Os programas disponibilizados pelo Google Drive são: um editor de texto, uma ferramenta de planilhas, um programa para criar apresentações, formulários de pesquisas e uma ferramenta de desenhos. Estes softwares na nuvem substituem o Word, Excel e PowerPoint em tarefas que não são muito complexas.

WhatsApp

Quase todas as pessoas possuem um smartphone com uma conta no aplicativo de troca de mensagens, o WhatsApp. Isso pode facilitar muito a comunicação e delegação de tarefas em projetos.

A dica é criar um grupo de trabalho para cada projeto e inserir todas as pessoas que fazem parte dele. Assim, a comunicação é agilizada e a troca de e-mails é substituída pela troca de mensagens, envio de imagens, áudios e links via aplicativo.

O cuidado adicional é explicar aos participantes que aquele é um grupo de trabalho e estabelecer regras claras sobre brincadeiras, envio de imagens não ligadas ao projeto e correntes. Caso alguém descumpra a regra, vale chamar a pessoa em seu número pessoal e pedir que corrija a sua atitude.

Twygo

Se sua empresa precisa investir na capacitação das pessoas que participam dos projetos, essa é a plataforma ideal! O Twygo permite criar e acompanhar o envolvimento dos colaboradores em cursos à distância. Dessa forma, conceitos e técnicas podem ser explicados em aulas à distância e o tempo do projeto pode ser reservado apenas para a execução daquilo que foi aprendido.

Ao utilizar o Twygo, sua empresa irá diminuir a curva de aprendizagem dos colaboradores, economizar recursos com capacitações presenciais e otimizar o tempo dos projetos.

Prezi

Praticamente toda empresa tem a necessidade de criar apresentações, seja para uso interno ou para reuniões com os clientes. O software Prezi permite desenvolver apresentações realmente bonitas e interativas, com um grande impacto visual. Além disso, o programa tem algumas animações simples que ajudam a conduzir e acompanhar a exposição de fluxos de trabalho.

SurveyMonkey

É um software baseado na nuvem que permite a criação de pesquisas, tudo de uma forma simples e intuitiva. O SurveyMonkey pode ser bastante útil na hora de aplicar questionários, seja para uso da equipe de RH da empresa, para uma pesquisa de mercado com o seu público-alvo ou qualquer outra finalidade que você encontrar.

XMind

Você já usa alguma ferramenta de mapa mental? Um mapa mental é uma forma de organizar informações e processos visualmente. Em outras palavras, é um tipo de diagrama que pode ser empregado como apoio na gestão de projetos, solução de problemas, memorização e aprendizado, criação de livros, entre outros usos. O XMind é a ferramenta mais popular para a criação de mapas mentais na atualidade.

Você já usa alguma das ferramentas de gestão de projetos dessa lista? Elas são muito úteis para melhorar a qualidade e os prazos das entregas no cotidiano da empresa, ainda mais quando você tem uma série de projetos sendo desenvolvidos simultaneamente.

Como escolher a melhor ferramenta para minha empresa?

Existem três critérios que podem ser utilizados na hora de escolher as melhores ferramentas:

Pense como o usuário

Pensar no nível de maturidade e compreensão sobre os conceitos utilizados pelas ferramentas que você utilizará é essencial. Isso quer dizer que o PM Canvas, por exemplo, seria ineficiente para equipes que não sabem sobre a metodologia sob a qual ele foi criado.

Avalie a rotina da empresa

Em quais momentos e para quais fins as ferramentas serão utilizadas? Por exemplo, o Prezi pode ser muito útil na hora de treinar os usuários ou elaborar apresentações para reuniões, já o XMind pode ajudar a tornar conceitos e procedimentos mais claros. No entanto, ambos são ineficientes na gestão de prazos e tarefas.
Por isso, avalie em qual momento cada ferramenta será usada no cotidiano de seu projeto!

Escolha o mais simples

Nem sempre a ferramenta com mais funcionalidades será a melhor, ao contrário, muitas vezes as diversas funcionalidades podem confundir os usuários. Logo, a ferramenta mais adequada tende a ser a mais simples e menos complexa na utilização.
Vale muito a pena investir uma pequena parte do dia a dia da gestão pesquisando e organizando as ferramentas escolhidas, pois a economia posterior de tempo e energia será enorme!

Se você gostou das dicas e tem interesse em conhecer o nosso software web para gerenciamento de projetos, entre em contato conosco. Estamos sempre prontos para uma conversa.

A importância da Gestão de Projetos

Você sabe o quanto a Gestão de Projetos pode ajudar a melhorar os resultados da empresa?

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Neste nosso webinar, vamos explorar a importância de organizar seus projetos para que você atinja melhores resultados.