Gestão ágil de projetos: o que é e como aplicar na sua empresa

A gestão ágil transformou o modo como os projetos são planejados, executados e monitorados, o que fez com que muitas empresas passassem a utilizá-la. Mas como escolher os melhores métodos ágeis de gestão de projetos para as iniciativas da sua organização? Leia este post e descubra!

O que é gestão ágil?

Ágil não tem a ver apenas com rapidez, mas também com flexibilidade e integração. Sendo assim, métodos ágeis de gestão de projetos são adaptáveis a mudanças repentinas no planejamento, como mudar prioridades, adiar tarefas e alterar características do projeto conforme necessário.

Mesmo que seja tão conhecido, o conceito de gestão ágil é relativamente novo. Ele foi popularizado no meio industrial pela Toyota, logo após a Segunda Guerra Mundial, quando entendeu-se que era melhor intervir no projeto diante de um problema ao invés de recomeçar. Nos anos 90 essa ideia ficou famosa em outros países, principalmente entre empresas de software.

Assim, a gestão ágil é uma abordagem leve para o gerenciamento de projetos. Ou seja, o projeto é todo dividido em etapas menores, para que seja mais fácil aplicar mudanças sem comprometer a qualidade do projeto.

Desse modo, mais empresas, não apenas da área de software, estão preferindo métodos ágeis para gerir seus projetos, já que podem ir melhorando o produto a partir das características e mudanças propostas pelo cliente.

Todos os métodos de gestão ágil são guiados pelo Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software, um compilado de valores e princípios que direcionam a gestão ágil. Continue lendo e aprenda mais sobre o manifesto!

O Manifesto Ágil

Idealizado por dezessete pessoas, o manifesto ágil surgiu em 2001, a partir da análise da gestão de projetos bem-sucedidos. Foi nessa reunião que também surgiram os primeiros conceitos de várias metodologias ágeis, como o Scrum e o DSDM. Até hoje o manifesto é um guia de sucesso para a execução de qualquer gestão ágil. Ele se baseia em quatro valores:

• Os indivíduos e suas interações acima de procedimentos e ferramentas;
• O funcionamento do software acima de documentação abrangente;
• A colaboração com o cliente acima da negociação e contrato;
• A capacidade de resposta às mudanças acima de um plano pré-estabelecido.

Além dos valores acima, os signatários do manifesto ágil declararam doze princípios, que deixam as intenções das metodologias ágeis mais claras:

1. “Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado”;
2. “Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento. Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente”;
3. “Entregar frequentemente software funcionando, de poucas semanas a poucos meses, com preferência à menor escala de tempo”;
4. “Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto”;
5. “Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho”;
6. “O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face”;
7. “Software funcionando é a medida primária de progresso”;
8. “Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente”;
9. “Contínua atenção à excelência técnica e bom design aumenta a agilidade”;
10. “Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado – é essencial”;
11. “As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes auto gerenciáveis”;
12. “Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo”.

Agora que você conhece o manifesto, é importante entender as diferenças entre a gestão ágil e a gestão tradicional, e descobrir como cada uma funciona:

Diferença entre método ágil e método tradicional

A principal diferença entre os métodos ágeis e os métodos tradicionais está no modo como os projetos são planejados. Na gestão tradicional existe um período antes da execução do projeto destinado unicamente ao planejamento. É quando todas as especificações, prazos e responsabilidades são definidos.

Já na gestão ágil apenas o básico é decidido no começo, e o projeto se define com o passar do tempo, de forma iterativa. Portanto, as características do produto final podem ser alteradas, se necessário, em qualquer ponto de sua execução. No método tradicional, por outro lado, essas mudanças até poderiam acontecer, mas elas deveriam ser solicitadas e aprovadas por um comitê decisor.

Devido ao modo como são planejados, métodos tradicionais possibilitam a entrega do projeto de uma única vez. Ou seja, apenas uma parte do projeto é feita por vez e, ao fim do projeto, tudo é reunido e entregue ao cliente que faz a aprovação. Por outro lado, os métodos ágeis executam várias tarefas simultaneamente, cada equipe focada em uma entrega. Assim, o cliente recebe e aprova pequenas entregas ao longo da execução do projeto, para que tudo esteja de acordo com suas exigências.

Como funciona a gestão ágil?

A Gestão Ágil é uma abordagem leve e de mínima intervenção para o gerenciamento de projetos. Ou seja, o projeto é todo dividido em etapas menores, chamadas de iteração, que geralmente duram de 2 a 4 semanas e ao final de cada etapa há uma reavaliação das prioridades do projeto. E um possível replanejamento da etapa que virá em sequência.

Seguindo esse modelo, o gerenciamento do projeto fica mais fácil e dinâmico. As frequentes reuniões de reavaliação garantem um aumento significativo na qualidade do projeto.

Bom, mas quais são as metodologias mais utilizadas para uma boa Gestão Ágil? Segue abaixo duas das mais utilizadas metodologias:

Métodos de gestão ágil mais utilizados

Scrum

No Scrum, os projetos são divididos em etapas iterativas (cíclicas) chamadas de Sprints. Cada sprint dura entre 2 a 4 semanas e engloba uma série de tarefas a serem realizadas. Assim que uma sprint é finalizada, começa a próxima, até que o projeto esteja completo.

Quem determina as características do produto/serviço a ser entregue é o Product Owner, ou seja, a pessoa que requisitou o projeto. Os responsáveis por sua execução formam o Time Scrum, uma equipe que faz as entregas de cada Sprint. Esse time é liderado por uma pessoa especializada em Scrum, o Scrum Master, que tem como principal função facilitar o trabalho das equipes e garantir que todas as entregas estejam de acordo com as especificações do product owner.

Durante a execução de uma sprint são feitas reuniões diárias, as Daily Scrum, em que a equipe discute quais tarefas da sprint serão realizadas naquele dia, de acordo com a prioridade das entregas, além de apresentar o que foi realizado no dia anterior. Assim, os colaboradores conseguem acompanhar o progresso do projeto.

Ao fim de cada sprint é feita uma Sprint Review Meeting, ou seja, uma reunião com o objetivo de fazer um relatório do que foi feito durante as semanas que se passaram, o que deve ser priorizado na próxima sprint e se alguma alteração deve ser feita.

Kanban

O kanban é uma metodologia visual e simples baseada em quadros de trabalho e cartões. Uma equipe pode trabalhar com vários quadros, dependendo dos tipos de funções que desempenham na empresa.

Os quadros são separados por colunas, como “pendentes”, “em andamento” e “concluídas”, e são customizáveis de acordo com o modo de trabalho da equipe. Cada cartão é uma tarefa a ser executada, e podem incluir a descrição, prazo de entrega e membros responsáveis por sua execução, entre outras informações.

Por meio desse método ágil, o acompanhamento do progresso de cada tarefa fica mais simples, além de esclarecer a responsabilidade de cada participante e dar visibilidade para o que já foi feito e o que falta ser iniciado.

XP – Extreme Programming

Extreme Programming é uma metodologia de desenvolvimento de software, nascida nos Estados Unidos ao final da década de 90. Assim com o Scrum e outras metodologias ágeis, o XP também trabalha com pequenas entregas (iterações) do projeto, que vão sendo reportadas e disponibilizadas ao cliente, de acordo com as finalizações.

O XP é baseado em quatro conceitos:

1) Comunicação

Tem o objetivo de evitar lacunas em processos e problemas entre clientes, equipes e fornecedores.

2) Simplicidade

Ela deve ser aplicada durante todo o processo, desde a definição dos requisitos até a entrega da solução.

3) Feedback

Muito atrelado ao conceito de comunicação, o feedback consiste em retornar prontamente informações entre aos membros da equipe e clientes.

4) Coragem

Basicamente refere-se à coragem de dizer não quando necessário.

Lean

A metodologia lean incentiva a otimização do processo produtivo de um projeto, ou seja, usar e fazer apenas o necessário. Por isso, também é chamada de metodologia enxuta.

O principal benefício dessa metodologia é a economia de recursos, tempo e esforço das equipes. Existem certas práticas que evitam desperdícios, como:

• Analisar a execução das tarefas constantemente;
• Automatizar processos simples e repetitivos;
• Criar um modelo de projetos;
• Incentivar a integração das equipes.

Além da economia, essa metodologia torna o processo mais unificado e alinhado com as exigências do cliente. Com as equipes trabalhando de forma integrada, há menos retrabalho e conflito de ideias, e as entregas também são feitas em menos tempo e com mais qualidade.

Agora você sabe o que é uma metodologia ágil e como surgiu. No entanto, a gestão ágil é mais complexa do que parece, e deve ser explorada mais profundamente. Por isso, recomendamos que você assista nosso webinar “Gestão Ágil: Mais do Que Scrum” para entender mais sobre o assunto!