Uma das atividades mais importantes para o sucesso de uma iniciativa é fazer a alocação de equipe na gestão de projetos de maneira correta. É algo relativamente complexo montar os planos de aproveitamento dos recursos disponíveis em cada momento, de acordo com o que de melhor cada um pode agregar.

Porém, ao dedicar um tempo para que essa designação seja feita de modo eficiente, os projetos podem ganhar benefícios significativos. Essa é uma das principais estratégias para alcançar os objetivos.

Continue a leitura para saber como fazer a alocação de equipe na gestão de projetos em sua empresa, de modo profissional e competitivo!

O que levar em consideração ao trabalhar com a alocação de equipe na gestão de projetos?

Recursos são variados. Aqui, estamos falando de praticamente tudo: equipamentos que podem ser utilizados para executar tarefas, materiais, outros itens de suprimento necessários, locais onde as equipes vão trabalhar e também das pessoas que vão integrar as equipes. Todos nessa lista estão considerados na alçada dos recursos.

Fazer toda essa alocação é uma atividade complexa. Porém, quando tratamos de recursos físicos, a questão é matemática, pois envolve custos, disponibilidades e outras características que são um pouco mais simples de serem analisadas.

Já quando falamos de pessoas, temos uma situação diferente. Recursos humanos têm outros aspectos que devem ser considerados além da força de trabalho, como motivação, interesse e engajamento.

Antes de alocar seus recursos e gerenciá-los, você precisa determinar o escopo do projeto no qual está trabalhando. É um projeto grande ou pequeno, longo ou curto? Quando essas perguntas forem respondidas, você poderá tomar a decisão certa sobre quais recursos serão necessários e quantos deles serão importantes para concluir o projeto.

Quanto mais claro for o escopo do projeto, mais fácil se tornará o trabalho de alocação de seus recursos. Portanto, reserve um tempo para obter uma visão completa antes de fazer qualquer alocação de recursos.

Seja realista e trabalhe com o que há disponível

Uma vez que você conheça o escopo, os objetivos e as tarefas que precisam ser desempenhadas para que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento aprovado, você entrará na fase de definição da alocação de recursos propriamente dita.

Mas isso não significa que você tem um pool ilimitado. É preciso verificar quais são as pessoas que a empresa tem no momento, os conhecimentos e habilidades delas e, fundamentalmente, a disponibilidade de cada uma.

É importante também dar atenção à questão logística, observando os lugares em que as atividades serão desenvolvidas e se os colaboradores terão dificuldades para acessá-los.

Antes de poder alocar recursos, você precisa certificar-se de que os têm. Portanto, faça uma lista usando esses critérios acima e, em seguida, verifique se há o encaixe com o orçamento e com o cronograma definido para o projeto.

É um problema quando você está tão concentrado nesse processo de definição que, por ventura, se esquece de alinhar o plano com as expectativas, não fazendo a observação do que realmente está acontecendo. Lembre-se sempre de ir revisitando o plano, à medida que o projeto for se desenvolvendo.

Você deve sempre estar ciente do estado de seus recursos. Por exemplo, na evolução dos trabalhos, está ocorrendo a necessidade de contratação de horas extras? As férias das pessoas foram consideradas no dimensionamento? Existe alguém afastado por doença ou outro motivo?

Não deixe nenhum desses detalhes passarem em branco. Olhe para todo o projeto, não apenas para determinada frente ou área de desenvolvimento.

Qual a importância da composição da equipe?

Projetos, em grande parte, precisam de esforços multidisciplinares para que sejam concluídos. A situação mais usual, inclusive, é ver equipes formadas por pessoas de diferentes departamentos, uma vez que as necessidades são as mais diversas.

Desse modo, contar com um time que tenha competências variadas é fundamental. Avalie o conjunto de habilidades das pessoas para distribuir o trabalho. Se eles tiverem o chamado skill set certo, há alta chance de obter resultados de alta qualidade. O produto final será algo que atenda às expectativas da direção ou do seu cliente.

Isso também reduz a probabilidade de as pessoas falharem porque não têm os conhecimentos necessários ou a capacidade para executar determinado trabalho. Você estará, de fato, dando a elas algo em que poderão ter sucesso e conseguirá cobrá-los por isso.

É interessante pensar na oportunidade de desenvolvimento que o projeto pode apresentar para os envolvidos. Você deve atualizar constantemente o conjunto de habilidades dos membros da sua equipe. Uma maneira de fazer isso é dar a eles um trabalho no qual eles aprenderão novas competências.

Coloque-os em situações em que ficarão um pouco desconfortáveis. Dê a eles projetos em que terão que aprender, crescer e em que precisarão estar abertos aos feedbacks. Também verifique a respeito do interesse da pessoa alocada em realizar as tarefas a ela destinadas.

Colaboradores realmente interessados e engajados em um projeto são aqueles que fazem a diferença. Eles costumam ser motivados e animados, o que normalmente vem acompanhado de alto desempenho.

Como softwares podem ajudar nessa alocação?

Existem soluções capazes de dar suporte a todo o gerenciamento do projeto. As boas soluções incluem a alocação não só dos recursos humanos, mas também de todos os outros insumos e suprimentos necessários.

Esse tipo de sistema contribui bastante para a organização e a otimização dos recursos, pois mantém todas as informações em um mesmo ambiente, simplificando e automatizando determinadas rotinas que são extremamente complexas apenas utilizando planilhas.

Além disso, permite o monitoramento constante, fazendo com que a atualização dos recursos possa ser feita de maneira bem mais fácil.

Artia é uma excelente alternativa quando se fala de gerenciador de projetos, atividades e equipes. Além de já estar pronto para uso imediato após a criação de uma conta, por ser 100% web, com o sistema, você fica livre da preocupação com instalação, atualizações, backup ou servidores, já que tudo isto faz parte do pacote de serviços oferecidos.

O nosso sistema é o que de melhor sua empresa pode encontrar para fazer com sucesso a alocação de equipe na gestão de projetos. Gostou do artigo? Assine nossa newsletter e receba outros conteúdos relevantes como este!