Ultima atualização em: 26|06|2020
A gente sabe que gerenciar um time distribuído pode ser muito frustrante se você não tiver as ferramentas certas para apoiá-lo nessa tarefa. Por isso, na hora de montar seu “kit home office”, lembre-se de adicionar à lista um software de gestão de projetos. Caso você ainda não tenha muita certeza da importância de ter uma plataforma como essa, separamos 11 bons motivos para te convencer.
- 1. Mapear o trabalho necessário para a execução do projeto
- 2. Gerenciar as atividades facilmente
- 3. Evitar atrasos no projeto
- 4. Evitar estouros no orçamento
- 5. Garantir a disponibilidade de recursos
- 6. Melhorar a comunicação
- 7. Aumentar a produtividade
- 8. Calcular as horas trabalhadas automaticamente
- 9. Medir resultados rapidamente
- 10. Ter clareza na priorização de projetos
- 11. Aumentar a satisfação do cliente
1. Mapear o trabalho necessário para a execução do projeto
O escopo do projeto contém todo o trabalho que precisa ser realizado para tirar a iniciativa do papel. Um software de gestão de projetos facilita a montagem do escopo, automatizando esse processo e centralizando as informações em um único lugar.
Em alguns softwares, a funcionalidade de EAP (Estrutura Analítica do Projeto) também possibilita ter uma visão hierárquica e resumida do projeto, por meio da identificação de pacotes de trabalho. Além de facilitar a gestão, o fato de o escopo estar documentado em um software permite o acesso de várias pessoas ao mesmo tempo, alinhando a comunicação.
2. Gerenciar as atividades facilmente
Sabe quando alguém pergunta como está o andamento de uma atividade específica e você precisa sair correndo e verificar com o time? Um software de gestão de projetos te dá muito mais controle sobre a gestão das atividades. Através dele, você consegue verificar se a atividade ainda não foi iniciada, está em andamento, já foi concluída ou está em revisão.
Além disso, muitos softwares de projeto contam com a funcionalidade do kanban, que permite uma gestão mais visual do trabalho. O kanban é um quadro formado por colunas contendo o status de cada atividade. Ao longo do projeto, basta que as pessoas da equipe movam os cartões (cada cartão é uma atividade) ao longo das colunas. É simples e fácil!
3. Evitar atrasos no projeto
Outra vantagem de usar um software de gestão de projetos é a facilidade de gerenciar o tempo. Imagine ter uma visão de drone do seu projeto: um cronograma com todas as atividades e prazos, incluindo data de início, data de término, nomes dos responsáveis e dependências entre as atividades. Parece um sonho, né?
Um software de gestão de projetos pode te ajudar a montar um gráfico de Gantt para o seu projeto e centralizar o controle numa única tela. Além de ser mais prático, esse diagrama é um instrumento valioso para usar nas reuniões de acompanhamento do projeto, trazendo agilidade para a tomada de decisão.
4. Evitar estouros no orçamento
Ao invés de perder horas montando planilhas orçamentárias, que tal preencher alguns poucos campos e deixar que o software de projetos faça o resto? Ao utilizar uma ferramenta como essa você consegue integrar as informações e gerar uma linha de base do projeto que atualiza e compara automaticamente o que foi planejado vs. realizado.
Os melhores softwares de gestão de projetos permitem que você calcule de forma fácil e prática o custo estimado vs. o custo real e gerencie suas reservas. Quanto mais fácil de atualizar, melhor! Afinal, se houverem mudanças no escopo ou na própria verba disponível, é preciso conseguir atualizar o orçamento rapidamente.
5. Garantir a disponibilidade de recursos
Todo gerente de projetos sabe que um dos maiores desafios dessa profissão é lidar adequadamente com as pessoas, afinal, elas influenciam diretamente nos resultados obtidos. Nesse sentido, avaliar a disponibilidade da equipe é um dos fatores essenciais para garantir que todas as atividades sejam realizadas conforme o planejado, isto é, dentro do prazo, do orçamento e da qualidade esperada.
Um bom software de gestão de projetos deve possibilitar ferramentas de controle de esforço e alocação, como o mapa de capacidade. Esse mapa nada mais é do que um gráfico que mostra os recursos disponíveis. Com o acompanhamento adequado, garantimos que as pessoas não fiquem sobrecarregadas ou subutilizadas e temos a opção de compartilhar recursos entre os projetos.
Além disso, o mapa de capacidade também pode ser aplicado a equipamentos e ferramentas. Tudo isso junto serve para assegurar a qualidade e pontualidade nas entregas.
6. Melhorar a comunicação
A comunicação é a melhor aliada na hora de gerenciar uma equipe distribuída. Um software de gestão de projetos também auxilia a melhorar a comunicação, pois centraliza todas as informações em um único lugar, além de facilitar as interações entre a equipe. Portanto, na hora de escolher um software de gestão de projetos, verifique se a ferramenta permite realizar comentários nas atividades.
Diferentemente de outras ferramentas de comunicação, como Skype e WhatsApp, com um software de gestão de projetos você consegue consultar facilmente as mensagens antigas de acordo com a atividade relacionada ao comentário. Dessa forma, fica mais fácil debater questões sobre o projeto considerando o contexto em que a mensagem está inserida.
7. Aumentar a produtividade
Já pensou poder controlar sua produtividade direto do seu software de gestão de projetos? As melhores plataformas oferecem técnicas de gestão do tempo, como o Pomodoro, por exemplo. Essa técnica consiste em realmente focar em uma atividade por 25 minutos e, ao término desse período, fazer uma pequena pausa para um intervalo de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, é recomendável fazer uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.
Utilizar o Pomodoro é eficaz porque você passa a focar naquilo que realmente importa, aumentando a rapidez com que a atividade é executada, sem deixar de fazer os intervalos necessários para descansar e checar caixa de e-mail, notificações sobre o projeto, mensagens em redes sociais e outros canais de comunicação.
8. Calcular as horas trabalhadas automaticamente
Outro recurso legal para considerar antes de escolher um software de gestão de projetos é o apontamento de horas, que permite visualizar quanto tempo cada pessoa dedicou em cada atividade. Dessa forma, ao ter acesso a informações úteis para avaliar o uso de capital humano, você conseguirá ter mais argumentos para justificar o orçamento do projeto.
Um software de gestão de projetos te permite calcular automaticamente as horas trabalhadas por membro da equipe. Ou seja, diga adeus às planilhas espalhadas pelo computador e passe a controlar os registros de horas trabalhadas em um painel de controle centralizado. Assim você conseguirá avaliar se uma atividade está recebendo mais ou menos esforço do que realmente precisaria.
9. Medir resultados rapidamente
Mais uma vantagem de adotar um software de projetos é conseguir avaliar o desempenho de forma fácil e visual. Normalmente, esse tipo de ferramenta traz indicadores-chave de performance (KPIs) que você pode visualizar em um dashboard integrado e atualizado em tempo real. Com os indicadores na palma da mão, gerenciar os resultados e alcançar as metas vai ser muito mais fácil.
Além do dashboard, há a possibilidade de criar relatórios personalizados e exportá-los automaticamente. Dessa forma, você pode levar os indicadores mais relevantes dependendo da pauta da reunião e do tipo de stakeholder, personalizando a comunicação.
10. Ter clareza na priorização de projetos
Adotar um software de gestão de projetos te ajuda a priorizar as iniciativas certas, acelerando a obtenção de resultados. O primeiro passo da priorização é identificar os projetos existentes no portfólio. Depois, é preciso analisar e selecionar os mais relevantes, com base em critérios claros para todas as partes interessadas.
A classificação final vai gerar um ranking de demandas, que você pode documentar no software de gestão de projetos. Assim, todas as partes interessadas terão visibilidade do que precisa ser feito primeiro e quando seu projeto será realizado, reduzindo conflitos entre as áreas. Portanto, o software ajuda a trazer transparência para o gerenciamento.
11. Aumentar a satisfação do cliente
Ao considerar todos os itens anteriores, é possível dizer que um software de gestão de projetos ajuda a aumentar a satisfação do cliente. Afinal, sabemos como é difícil entregar um projeto dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade esperada, ainda mais com o time distribuído. Portanto, a ferramenta ajuda a facilitar o dia a dia do gerente de projetos, de sua equipe e do cliente.
Além de o projeto ser entregue em conformidade, e até superando as expectativas do cliente, uma plataforma completa e integrada ajuda a centralizar a comunicação, evitando mal-entendidos e tornando o processo de execução do projeto muito mais tranquilo.
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