7 passos para fazer um planejamento de projetos eficiente

Ultima atualização em: 02/09/2024

Sem um bom planejamento de projeto, as chances de você ver um trabalho de meses escorrer pelo ralo são infinitamente maiores. A boa notícia é que existem formas de contornar esse problema.

Por isso, criamos este artigo para te ajudar a planejar seus projetos da forma correta. Vamos te apresentar desde o conceito de planejamento, além de dar dicas valiosas!

O que é planejamento de projetos?

O planejamento de projetos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de detalhar o que é necessário para tirar O planejamento de projetos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de detalhar o que é necessário para tirar o projeto do papel. Um projeto pode ser planejado do início ao fim, de uma única vez, ou de forma iterativa, a cada ciclo.

Ou seja, o planejamento é o ponto de partida para a execução do projeto e inclui todas as informações necessárias para desenvolver o produto/resultado de acordo com as expectativas do cliente.

Para isso, é recomendável que o planejamento de um projeto considere informações como:

• Stakeholders: as partes envolvidas no projeto (equipe do projeto, cliente, gerente de projetos, entre outros);
• Objetivos: o que a organização busca alcançar com a execução do projeto;
• Riscos: situações de incerteza que podem afetar o desempenho do projeto. É importante que os riscos sejam registrados para que, assim, sejam criados planos de ação;
• Escopo: o detalhamento do trabalho necessário para o sucesso do projeto;
• Cronograma: a estimativa de prazo e esforço para cada tarefa do projeto;
• Orçamento: custos com materiais, alocação de equipe e outros elementos.

DICA!

O planejamento de projetos é a segunda etapa da gestão de projetos, que consiste no detalhamento de informações já definidas na iniciação. Se você quer descobrir quais são esses dados, leia o artigo sobre Termo de Abertura do Projeto e Declaração de Escopo!

Agora que você sabe o que compõe um planejamento, precisa saber por que criar um! 

Qual a importância do planejamento de projetos?

O planejamento é indispensável para todo tipo de projeto. É como fazer o mise en place na hora de cozinhar um bolo: você precisa separar todos os ingredientes necessários antes mesmo de começar o preparo e se certificar de que tem tudo o que precisa!

O planejamento de um projeto segue a mesma lógica!

Definir custos, montar uma equipe e criar um cronograma são algumas das práticas que aumentam as chances de sucesso do projeto e trazem melhores resultados. Além disso, planejar um projeto ajuda os envolvidos a evitar ou mitigar riscos negativos e alinha o trabalho das equipes.

Viu só como um planejamento de projetos faz a diferença? Então vamos colocar a mão na massa! Confira o passo a passo: 

Como fazer um planejamento de projeto em 7 passos

1 – Crie o escopo do projeto

A primeira e mais importante etapa do planejamento de projetos é a criação do escopo. O escopo é o documento que define todo o trabalho necessário para realizar o projeto, além de fornecer diretrizes importantes para montar a EAP e o cronograma de atividades.

Esse documento contém informações como critérios de avaliação das entregas, prioridades, responsáveis por cada tarefa, entre outros, e pode ser de dois tipos:

Escopo do produto

Este escopo reúne todas as características que o produto deve ter, ou seja, traduz as expectativas do cliente em requisitos claros. É importante documentar esse tipo de definição para garantir que a execução do projeto esteja alinhada com o que foi pedido. Revisitando nosso exemplo do bolo, o escopo do produto vai incluir: sabor da massa, camadas de recheio, cor da cobertura, entre outros.

Escopo do projeto

O escopo do projeto consiste no detalhamento de todo o trabalho necessário para concluir o produto. Ao documentar esses elementos, é possível criar um cronograma mais completo e adquirir os recursos necessários com antecedência. Pensando no nosso exemplo do bolo, esse escopo inclui untar a forma, preparar a massa do bolo, confeitar etc.

| Baixe gratuitamente esse modelo de Declaração de Escopo do Projeto

2 – Faça uma EAP

A EAP (Estrutura Analítica de Projeto) é uma representação gráfica e hierárquica do trabalho necessário para realizar um projeto. É basicamente um detalhamento maior do escopo. É possível montar uma EAP de quatro formas diferentes:

• Por fases: considera as fases do ciclo de vida do projeto;
• Por entregas: considera os produtos do projeto;
• Por subprojetos: considera os “miniprojetos” que compõem o projeto,
• Híbrida: considera diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo.

A EAP facilita o gerenciamento do projeto e ajuda a visualizar as principais etapas até chegar ao resultado final, além de ter um controle maior sobre os materiais usados.

3 – Identifique os riscos

Ao iniciar a execução de um projeto, é importante ter consciência dos principais riscos associados à iniciativa, para que assim as equipes sejam capazes de lidar com os imprevistos da melhor forma possível.

O que muita gente não sabe é que um risco pode ser negativo ou positivo. Durante a construção de um prédio, por exemplo, há o risco de chuvas atrapalharem o cronograma da obra, mas também há o risco de as equipes terem uma produtividade acima do esperado e o prédio ser finalizado antes da data prevista.

Assim, ao identificar os riscos de um projeto, é necessário analisar o impacto que podem causar e criar medidas preventivas, dependendo da probabilidade desses riscos se concretizarem.

| Para entender melhor sobre os riscos de um projeto e como lidar com eles, baixe o e-book de gestão de riscos!

4 – Gerencie os recursos

Ao falar dos recursos de um projeto, é necessário pensar tanto nos materiais necessários quanto nas pessoas envolvidas.

Os materiais necessários comtemplam tudo aquilo que viabiliza a execução correta do projeto, desde conexão estável com a internet até um maquinário específico. O planejamento do projeto deve detalhar por quanto tempo cada recurso será utilizado, em quais etapas do projeto e qual a quantidade necessária.

Quanto às pessoas envolvidas, é importante considerar a disponibilidade de cada um, ou seja, quanto tempo cada pessoa pode dedicar à execução do projeto sem que suas funções cotidianas sejam afetadas.

Também é importante garantir que os colaboradores envolvidos tenham as competências técnicas e comportamentais necessárias para executar suas tarefas corretamente. Sendo assim, a organização deve providenciar capacitações àqueles que precisarem, além de incluir o tempo direcionado aos treinamentos no cronograma.

5 – Monte um orçamento

Sabendo o que precisa ser feito e quais são os recursos necessários para a execução do projeto, é hora de montar um orçamento. Para que esta etapa seja executada corretamente, é importante considerar as atividades descritas na EAP e os recursos mapeados na etapa anterior. Assim, incluir detalhes como horas de trabalho das equipes, uso de novas ferramentas e até água e energia elétrica devem ser documentados.

Junto com isso, deve ser feita a gestão de aquisições, que consiste em fazer um inventário dos recursos que devem ser adquiridos e, consultando a equipe do projeto e com atenção ao orçamento, entrar em contato com os fornecedores. Essas práticas evitam gastos desnecessários e garantem que todos os recursos necessários estarão disponíveis.

| Baixe a Planilha de Gerenciamento de Custos de Projeto

6 – Elabore o cronograma

Baseando-se no escopo do projeto, o cronograma organiza a sequência das tarefas e estima o tempo necessário para realizá-las. Além disso, é importante atribuir essas tarefas a seus devidos responsáveis; assim, diante de algum atraso ou mudança, é possível identificar quem responde por qual atividade.

Com um cronograma, monitorar o progresso da execução do projeto se torna mais simples. No entanto, imprevistos podem acontecer, então os prazos devem ser organizados de modo que seja possível fazer alterações ao longo da execução sem comprometer as demais entregas.

| E-book Gratuito: Confira como elaborar cronogramas completos nos projetos

7 – Monte um plano de comunicação para o projeto

O plano de comunicação é uma peça fundamental dentro do planejamento de um projeto porque garante que todos os envolvidos estejam cientes dos objetivos, progresso, mudanças e desafios ao longo do ciclo de vida do projeto.

Um plano de comunicação deve definir claramente quais informações serão compartilhadas, com quem, quando e por quais canais. Isso inclui identificar o público-alvo, estabelecer as mensagens-chave, determinar a frequência e os formatos das atualizações, além de designar as responsabilidades de quem irá comunicar o quê.

Um plano bem estruturado garante que a equipe esteja sempre alinhada, ciente das expectativas e dos objetivos, e preparada para enfrentar desafios. Com a comunicação fluindo de forma consistente e eficaz, a equipe pode executar suas tarefas com mais confiança e coordenação, reduzindo riscos de mal-entendidos e atrasos no projeto.

| Conte com esse TEMPLATE GRATUITO de Modelo de Comunicação do Projeto

Dicas para um bom planejamento de projetos

Adote uma metodologia de projetos

Uma metodologia traz ritmo para o projeto, garante bons resultados e agiliza o projeto de modo geral. Você pode optar pelas práticas preditivas de gestão de projetos, utilizar uma metodologia ágil, como Scrum e XP, ou então trabalhar com uma metodologia híbrida.

| Leia também: quais as principais metodologias de projetos

Estabeleça um líder

Você pode liderar o planejamento do projeto ou delegar essa tarefa para um consultor sênior. Quando há a delegação, o líder ou gerente de projetos passa a ocupar a função de parte interessada e não deve agir como gestor.

A vantagem de delegar é permitir que a equipe se sinta mais confortável para dar sugestões, propor mudanças ou indicar falhas. Afinal, há uma separação entre a figura do gestor da equipe e a figura do gestor do projeto específico.

Priorize a comunicação

Um fator muito importante para o sucesso de um projeto é o alinhamento entre todos os envolvidos. Isso porque quando todos os membros da equipe sabem o que está sendo feito, o que já foi entregue e o que falta, todos trabalham no mesmo ritmo com os mesmos objetivos em mente.

A comunicação faz uma diferença ainda maior ao planejar o projeto, pois qualquer mudança no plano de gerenciamento afetará o modo de trabalho e, consequentemente, a produtividade dos envolvidos. Se um novo recurso é incluso no planejamento, mas isso não é informado ao departamento de aquisições, por exemplo, a equipe sentirá falta de tal recurso durante a execução do projeto.

Para viabilizar essa comunicação, é importante ter em mente que, para cada stakeholder, há um modo diferente de comunicar o progresso do projeto ou uma mudança. Enquanto o cliente e os investidores focam mais nos resultados e no orçamento do projeto, as equipes de desenvolvimento se atêm aos prazos e à qualidade do produto.

Um bom modo de facilitar a comunicação é por meio de um canvas de projeto! Por ser visual e simples, todos conseguem entender as mudanças e o progresso do trabalho. Confira o template de canvas de projeto e comece a aplicar essa ferramenta na sua empresa:

| Faça o download do Template de Canvas do Projeto

Faça testes constantes

Para garantir que a execução do projeto esteja de acordo com as expectativas, é importante testar as entregas. Essa prática faz diferença principalmente em projetos complexos, que envolvem várias etapas que precisam estar alinhadas.

Testar as entregas, além de evitar retrabalho em estágios mais avançados do projeto, aumenta a qualidade do resultado.

Utilize um software de gestão de projetos

Um software de projetos ajuda a garantir que os detalhes inclusos no planejamento do projeto não sejam esquecidos. Com esse tipo de plataforma, é possível acompanhar o progresso de cada tarefa, desde o tempo de execução até os responsáveis por cada entrega.

O Artia é um exemplo de software completo para a gestão de projetos, tarefas e equipes. São mais de 30 funcionalidades para garantir que o planejamento e execução bem-sucedida do seu projeto.

Conclusão

O planejamento de projetos é uma etapa essencial para definir o que e como o projeto será realizado. Porém, para atingir o sucesso de fato, é preciso concluir as próximas etapas de forma eficaz também, garantindo uma execução correta e monitorando o andamento.

Pensando nisso, montamos um e-book completo sobre a gestão de projetos, no qual você aprenderá a montar um plano e colocá-lo em prática até o final. Baixe agora mesmo e gerencie projetos como ninguém!