Gestão de Projetos: tudo o que você precisa saber sobre a área

Tudo que visa um resultado específico pode ser considerado um projeto, desde cozinhar o jantar até fazer uma viajem internacional.

Apesar disso, conforme mais complexo for o seu objetivo, mais esforço e planejamento você precisa ter para garantir que ele dê certo e, nas organizações, a maioria dos objetivos traz essa complexidade.

Por isso, a gestão de projetos é um tópico tão discutido, porque ela organiza e facilita o alcance dessas metas.

Se você já ouviu falar da gestão de projetos, mas ainda não sabe direito o que ela é e como funciona, esse material vai te ajudar! Nós reunimos tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos para começar a colocá-la em prática. Confira o que vem por aí:

Na gestão de projetos muitos confundem os termos “processo” e “projeto”, por isso, é importante destacar a diferença entre eles.

O projeto é temporário, gera um resultado único e é elaborado progressivamente. Já o processo, é um trabalho contínuo de resultados padronizados.

Dessa forma, é comum que os projetos utilizem vários processos para chegar ao seu fim, mas isso não quer dizer que eles sejam sinônimos.

A gestão de projetos é o conjunto de metodologias, ferramentas e conhecimentos empreendidos para garantir o sucesso dos projetos.

Ou seja, ela é o mecanismo que vai traçar estratégias e monitorar as atividades da empresa para garantir que os resultados esperados sejam alcançados.

Simples, né? A definição de gestão de projetos é fácil de ser entendida, mas para que ela seja eficiente, é preciso conhecer mais a fundo os elementos que a compõe. Siga a leitura para saber mais!

De modo geral, a gestão de projetos tem uma única função: garantir o sucesso do projeto.

Isso quer dizer que ela vai fazer de tudo para que, quando concluído, o resultado esteja de acordo com os requisitos estabelecidos, em relação ao prazo, custo e qualidade. Para isso, ela:

• Mantém o projeto dentro do prazo e orçamento disponíveis
• Organiza as atividades para que o cronograma seja seguido
• Garante os recursos necessários para cumprir os requisitos de qualidade;
• Alinha a execução aos objetivos do projeto
• Desenvolve estratégias para otimizar a execução.

Assim, ela é uma maneira de coordenar melhor as ações da empresa e aumentar as chances de alcançar resultados positivos, sendo muito importante no contexto organizacional.

A gestão de projetos direciona a organização para ações mais certeiras e estruturadas, trazendo inúmeros benefícios. Ela:

A base da gestão de projetos é apresentada pelo PMBOK®, que é o guia de gestão de projetos desenvolvido pelo PMI.

Neste grande manual, a gestão de projetos tem três elementos fundamentais:

• Papéis do projeto
• Ciclo de vida do projeto
• Áreas de gerenciamento

A sétima edição do PMBOK® trouxe algumas mudanças nestes elementos, que, agora, são apresentados como princípios de entrega e domínios de desempenho do projeto. Mas, como este é um guia básico de gestão de projetos, apresentaremos o que foi considerado até o momento e, no nosso guia avançado de gestão de projetos, você poderá conferir quais foram essas atualizações no manual e seus impactos.

Um projeto tem diversas partes interessadas e pessoas que irão interferir na execução. Mas, para que ele aconteça, é preciso ter a participação da equipe e de três papéis principais:

Sponsor

O sponsor é quem patrocina o projeto e escolhe o gerente, prestando suporte a ele nas ações mais importantes. Assim, ele é a figura de maior autoridade no projeto.

Gerente

O gerente é o responsável pelas entregas e resultados do projeto. Ele coordena o planejamento, a execução e a entrega, sendo um líder mediador entre o sponsor e a equipe.

Cliente

O cliente não necessariamente estará envolvido no projeto, o foco dele é apenas a entrega final, porque ele é quem recebe o produto/serviço.

Em alguns casos, principalmente em projetos internos, estes três papéis podem ser realizados pela mesma pessoa, mas serão funções diferentes que estarão atribuídas a um mesmo indivíduo naquele contexto.

De acordo com o PMBOK®, para realizar uma boa gestão de projetos é preciso seguir cinco etapas fundamentais: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Iniciação

A primeira etapa, como o próprio nome indica, é a de início do projeto. Aqui, é o momento para alinhar as possibilidades e definir quesitos básicos, respondendo a premissas gerais de: O quê? Como? Por quê? Quando?

Essa fase fornece o direcionamento do projeto e avalia sua viabilidade.

Planejamento

O planejamento serve para detalhar tudo o que precisará ser feito, definindo atividades, prazos e responsáveis.

Esta etapa deve construir um plano específico para cada uma das áreas de gerenciamento, detalhando: escopo, cronograma, custos, equipe, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas.

Execução

O objetivo da execução, é concluir as entregas estipuladas ao longo do projeto e, ao final, alcançar a meta definida. Ou seja, esta é a etapa que tira as ideias do papel e coloca os planos em ação.

Monitoramento

O principal objetivo do monitoramento é evitar desvios do planejamento e manter a execução eficiente. Fazer este acompanhamento frequente das atividades é fundamental para que os resultados desejados efetivamente sejam alcançados e a empresa não tenha prejuízos.

Encerramento

Ao final do projeto, é importante fazer uma revisão geral dos dados para garantir que nenhum elemento foi esquecido ao longo dos processos. Além disso, é interessante fazer uma análise dos erros e acertos, pois lições podem ser aprendidas e os processos aprimorados.

Para alcançar o sucesso nos projetos, há dez áreas que precisam ser gerenciadas:

• Aquisições: Identifica os elementos que são necessários para a execução do projeto, mas que a empresa ainda não possui.
• Comunicação: Garante que todos os envolvidos no projeto estejam alinhados e saibam as informações necessárias durante a execução.
• Custos: Informa as despesas necessárias para executar e finalizar o projeto.
• Escopo: Define os objetivos, requisitos e entregas do projeto.
• Integração: Garante que todas as áreas de gestão estejam em conformidade e que os objetivos do projeto tenham sentido.
• Partes interessadas: Engaja os stakeholders no projeto, trazendo apoio e diminuindo as resistências.
• Qualidade: Define os critérios de qualidade do projeto, estipulando padrões e referências para as entregas.
• Recursos: Identifica, aloca e adquire todos os elementos, físicos e humanos, necessários para que o projeto seja executado.
• Riscos: Prevê situações e cria planos de ação para ações que podem impactar os projetos.
• Tempo: Assegura o cumprimento dos prazos estipulados no cronograma.

No PMBOK 7, estas dez áreas de gerenciamento foram substituídas por oito domínios de desempenho:

• Partes interessadas: Mantem o alinhamento com os stakeholders no projeto e promove relacionamentos positivos.
• Equipe: Estabelece uma cultura que conduz a equipe ao alto desempenho.
• Abordagem e desenvolvimento: Estipula a cadência de entrega e ciclo de vida necessários para otimizar os resultados do projeto.
• Planejamento: Organiza, elabora e coordena o trabalho do projeto
• Trabalho do projeto: Coordena os processos e a execução do projeto.
• Entrega Garante o cumprimento dos requisitos, escopo e expectativas de qualidade do projeto.
• Medição: Avalia o desempenho do projeto e implementa medidas corretivas.
• Incerteza: Analisa como lidar com as ameaças e oportunidades.

Agora que você já conhece toda a base do que é a gestão de projetos, vamos conhecer quais são as principais metodologias e ferramentas que ela utiliza?

As metodologias de projeto são as estratégias aplicadas para organizar e sistematizar a execução dos projetos. Existem diversas metodologias de gerenciamento de projetos, que são classificadas em três tipos:

Metodologia preditiva

As metodologias preditivas são as que priorizam o controle e o planejamento do projeto. Isto é, as etapas são mapeadas e estruturadas antes de iniciar a execução. Estas foram as primeiras formas estruradas de gestão de projetos, por isso, essas metodologias também são chamadas de clássicas ou tradicionais.

Metodologia ágil

As metodologias ágeis, também chamadas de adaptativas, têm foco maior no valor da entrega. Assim, a ideia é que o projeto seja estruturado ao longo de sua execução, se adaptando às necessidades que surgem com o tempo.

Geralmente, os objetivos são definidos em ciclos, de 2 a 6 semanas, para que se possa ter entregas mais rápidas e pontuais.

Metodologia híbrida

As metodologias híbridas são a união de métodos preditivos e ágeis. A proposta é que haja um detalhamento um pouco maior do projeto, mas que este seja aberto a reavaliações constantes, para manter uma resposta rápida às mudanças.

Cascata

#metodologia preditiva

A metodologia cascata é aquela que funciona através de etapas sequenciais. Isso significa que uma atividade do projeto só inicia quando a anterior está concluída, seguindo a lógica de uma cascata, que corre em uma única direção.

PRINCE2

# metodologia preditiva

A PRINCE 2 (Project in Controlled Enviroment) é uma coletânea de boas práticas em gestão de projetos. São 21 conceitos divididos em 7 princípios, 7 temas e 7 processos que possibilitam o acompanhamento integral do projeto, planejando desde o início até o encerramento.

Ela envolve uma extensa documentação que é bastante útil para o rastreamento do desempenho dos projetos e para o planejamento.

SCRUM

#metodologia ágil

Considerado um framework de gestão de projetos, a metodologia Scrum funciona a partir de ciclos planejados de trabalho. Os projetos são divididos em etapas cíclicas chamadas de sprints, que duram de 2 a 4 semanas e englobam uma série de tarefas a serem realizadas.

Quando uma sprint acaba, começa a próxima, e assim se sucede até a conclusão do projeto. Desse modo, o trabalho é pensado a curto prazo e com atividades mais pontuais que, ao decorrer das entregas e novas sprints, alcançarão algum objetivo maior.

Extreme Programming (XP)

#metodologia ágil

Assim como o Scrum e outras metodologias ágeis, o XP também trabalha com pequenas entregas do projeto. A diferença é que, aqui, as Sprints costumam ser mais curtas e alterações acontecem ao longo do ciclo. Revisões são feitas constantemente para garantir que o produto final terá alta qualidade, levando as práticas ágeis ao “extremo”.

PRINCE2 Agile

#metodologia híbrida

A PRINCE2 Agile é uma metodologia de gestão de projetos que combina princípios preditivos e ágeis. Assim, ela tem uma estrutura de gestão bem consolidada, com a divisão clara de papéis e a criação de planos detalhados no projeto, mas traz também a entrega ágil, incluindo os princípios de aprendizado e melhoria contínua.

Pensa só: se você vai fazer um bolo e utiliza a batedeira, concorda que o tempo que você vai gastar é bem menor do que se preparasse a massa manualmente?

Então, na gestão de projetos existem diversos instrumentos que também deixam as atividades mais fáceis de serem executadas e ajudam os gestores no dia a dia do trabalho.

Veja quais são os principais deles:

EAP

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é um diagrama que divide o escopo em partes menores, organizando as atividades hierarquicamente e de forma visual. Assim, esta ferramenta simplifica a estrutura do projeto e permite visualizar facilmente os principais estágios.

Existem várias formas de colocar a EAP em prática, mas, de modo geral, ela é construída durante o planejamento do projeto, porque ajuda a:

• Definir as etapas do projeto
• Descrever os pacotes de entrega do projeto
• Indicar responsáveis por cada estágio e tarefa
• Mensurar riscos e oportunidades



Kanban

O Kanban é uma forma de gestão visual utilizada para controlar o fluxo de trabalho do projeto. Ele consiste basicamente em um quadro dividido em colunas, que representam os status de execução de uma tarefa, e cartões, que indicam a atividade em si.

Dessa forma, o Kanban é uma ferramenta que facilita o entendimento das demandas e ajuda a equipe a verificar o andamento do projeto.



Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é um diagrama visual que organiza o cronograma do projeto e permite controlar todo o fluxo de trabalho. Esta é uma das ferramentas mais utilizadas na gestão de projetos, porque funciona basicamente como uma linha do tempo que mostra as informações rapidamente.



Curva em S

A curva em S é uma representação gráfica utilizada para acompanhar o ciclo de vida de um projeto e avaliar seu histórico.

Esta é uma das melhores ferramentas para projetos de longo prazo e que sofrem implicações no meio do caminho, porque ela demonstra a quantidade de trabalho investida ao longo do tempo.



A Curva S compara o que foi planejado com o realizado. Assim, com base nessa diferença, é possível concluir se as estimativas foram realistas ou se houve algum outro problema que impediu o progresso da equipe.

Os indicadores de desempenho em projetos são elementos que auxiliam os gestores a entender se o projeto está indo bem ou não. Com isso, eles ajudam a tomar decisões rápidas e fornecem o embasamento necessário para justificar as escolhas.

Além disso, com eles é possível:

Confira a seguir alguns dos principais indicadores de projetos:

Retorno sobre o investimento (ROI)

O ROI é o indicador que mostra qual é o retorno esperado ao investir recursos em determinado projeto.

Saber qual o ROI do projeto é muito importante, porque ele indica o percentual de lucro que o projeto trará e, com isso, é possível entender se o projeto é viável e se realmente vale a pena investir nele.

Como calcular?

O que o resultado indica?

• ROI < 0 = prejuízo
• ROI = 0 = não houve perdas nem ganhos com o projeto
• ROI > 0 = lucro

Valor agregado (VA)

O valor agregado indica quanto do escopo foi efetivamente entregue até determinado momento do projeto. Ele é um dos indicadores mais importantes, porque compara o valor orçado com a quantidade de trabalho realizado, relacionando escopo, cronograma e recursos financeiros.

Como calcular?

VA = % de escopo concluído / % de escopo planejado

Para chegar nessas porcentagens de escopo, consideramos o valor orçado para realizar todas as atividades planejadas e o valor real gasto para concluí-las.

Índice de desempenho de custos (IDC)

O índice de desempenho de custo relaciona as atividades realizadas com orçamento planejado para o momento. Assim, ele revela como está o andamento do projeto, indicando se os gastos estão acima, dentro ou abaixo do esperado.

Como calcular?

IDC = Valor agregado / Custo real

O que o resultado indica?

• IDC < 1 = gastos acima do orçamento previsto
• IDC = 1 = gastos de acordo com o orçamento previsto
• IDC > 1 = gastos menores que o orçamento previsto.

Índice de desempenho de prazo (IDP)

O índice de desempenho de prazo relaciona as atividades realizadas com o cronograma planejado para o momento. Ou seja, ele é utilizado para acompanhar o progresso do projeto com base na data das entregas.

Como calcular?

IDP = Valor agregado / Valor planejado

O que o resultado indica?

• IDP < 1 = entregas ocorrendo depois do prazo previsto
• IDP = 1 = entregas ocorrendo conforme o prazo o previsto
• IDP > 1 = entregas ocorrendo antes do prazo previsto.

Desvio de esforço

O esforço é o trabalho necessário para completar as atividades dos pacotes de trabalho. Ou seja, considera a quantidade de recursos exigida e o tempo necessário para que esta entrega seja realizada.

Para definir o esforço médio que o projeto vai demandar, costumamos avaliar projetos semelhantes já concluídos, comparando o histórico das atividades com as que pretendemos fazer.

Ao avaliar essas informações, é estipulado um número de horas necessárias para que a atividade seja realizada. Assim, esse indicador funciona com a comparação entre esse valor estimado e o esforço real, que mede a porcentagem de desvio de esforço.

Como calcular?

Desvio de esforço = Horas trabalhadas / Horas planejadas

Desvio de prazo

Este também é um indicador que irá comparar o estimado com o real, mas, agora, para calcular a porcentagem de desvio do prazo.

O prazo são as datas limites planejadas para cada entrega. A maioria das atividades depende de alguma ação anterior para prosseguir, então, o atraso em um dos prazos representa um potencial atraso no projeto.

Como calcular?

Em projetos já concluídos:

Desvio de prazo = (Término real – Término planejado) / Duração planejada

Em projetos em andamento:

Desvio de prazo = (Previsão de término – Término planejado até o momento) / Duração planejada

Desvio de custo

O custo é o valor a ser investido em cada atividade do projeto. Por ser uma comparação entre o real e o estimado, aqui, novamente, utilizaremos a comparação de histórico e a análise de especialista para calcular o desvio de custo.

Mas, atenção!

Diferente dos outros dois indicadores que trouxemos acima, aqui, não podemos analisar os valores diretamente, porque é preciso ajustá-los conforme a taxa de inflação.

Como calcular?

Para projetos concluídos:

Desvio de custo = (Custo real – Custo planejado) / Custo planejado

Para projetos em andamento:

Desvio de custo = (Custo previsto – Custo planejado) / Custo planejado

Satisfação do cliente

Apesar de ter ótimas métricas técnicas, é possível que o cliente esteja insatisfeito com o projeto por outros fatores, como atendimento e suporte. Por isso, acompanhar indicadores de satisfação do cliente são vitais para o sucesso dos projetos.

Um dos principais indicadores para isso é o Net Promoter Score (NPS).

Net Promoter Score (NPS)

O NPS é um indicador que consiste em uma única pergunta: em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria a nossa empresa a um amigo?

A partir da pontuação obtida, esse cliente é classificado como:

• Detratores (nota entre 0 e 6): são as pessoas que provavelmente não retornarão à empresa e farão comentários negativos, desestimulando outras pessoas de comprarem os produtos ou serviços.
• Neutros (nota entre 7 e 8): são as pessoas que não tiveram uma experiência ruim, mas também não foram surpreendidas pela empresa, recorrendo facilmente aos concorrentes.
• Promotores (nota entre 9 e 10): são os clientes fiéis, aqueles que recomendarão a sua empresa para parentes e amigos.