A sua empresa roda vários projetos ao mesmo tempo e precisa de um gerenciamento mais eficiente para aumentar a qualidade das entregas? A melhor solução para essa necessidade é a adoção de um PMO, sigla para Project Management Office, ou Escritório de Projetos em tradução livre.
O que é um Escritório de Projetos?
Um escritório de gerenciamento de projetos, ou PMO, para facilitar, é um setor organizacional que cuida do gerenciamento de projetos e centraliza a gestão das propostas desenvolvidas em uma organização.
Mais especificamente, o PMO se caracteriza como um departamento dentro da empresa que é responsável por centralizar padrões, decisões e as estratégias dos projetos elaborados. É importante ressaltar que existem tipos de PMO, cada um com atribuições específicas, mas a frente na leitura você vai entender melhor a função de cada um.
Quer melhorar a administração dos seus projetos? Confira abaixo tudo que um PMO pode proporcionar!
Quais as funções de um escritório de projetos?
As funções do PMO costumam variar de acordo o perfil e as características de cada empreendimento. Em alguns locais, ele auxilia os gerentes de projetos envolvidos em diversas propostas dentro da empresa, em outros, é usado diretamente no gerenciamento de um projeto.
No geral, pode-se dizer que se espera de um escritório de projetos que ele dê suporte ao trabalho dos gerentes de projeto do negócio por meio do uso de vários recursos e ações.
O PMO é composto por profissionais que comandam o gerenciamento de projetos, por isso algumas responsabilidades são:
- Supervisionar o trabalho dos gerentes;
- Fornecer orientação e aconselhamento aos gerentes;
- Oferecer treinamentos quando houver necessidade.
Qual é a importância do PMO?
A implantação do escritório de projetos é importante para padronizar e centralizar as boas práticas de projetos da organização. Isso amplia o potencial das lições aprendidas. Se uma equipe faz uma descoberta, o escritório pode compartilhá-la com os outros grupos, diminuindo as possibilidades de erro, por exemplo.
Sem contar nos benefícios que um PMO pode proporcionar, como:
- Aumento na taxa de sucesso dos projetos;
- Redução de custos;
- Maior produtividade.
Para isso, é imprescindível que esse departamento estabeleça uma comunicação eficiente entre os diferentes times e projetos que administra. Especialmente quando o setor executa muitas ideias simultaneamente, pois contribui para maximizar o desempenho e a harmonia entre as equipes, impedindo eventuais conflitos.
Esse setor ainda faz o alinhamento estratégico dos grupos de colaboradores que estão trabalhando em cada iniciativa, direcionando o trabalho dos times conforme a estratégia principal da organização. O PMO também cria:
- Modelos de documentos;
- Procedimentos;
- Políticas;
- Formulários (aplicados pelos gerentes de projeto para padronizar os processos de gerenciamento).
Além disso, o papel do escritório de projeto está relacionado à gestão do portfólio de projetos, ajudando a otimizar os recursos organizacionais que serão utilizados em todos os trabalhos.
Sendo assim, esse recurso enxerga as propostas a partir de uma visão global, o que viabiliza a identificação de oportunidades e as relações de interdependências entre elas — fator essencial para conectar as equipes e melhorar os resultados conquistados.
Nenhum escritório de projetos consegue se fazer útil sem acompanhar os KPIs mais indicados para o seu projeto. Se você ainda não conhece nada sobre o assunto, baixe nosso guia completo clicando no banner abaixo:
Como implementar um PMO?
1. Planejamento do escritório de projetos
Antes de qualquer coisa, é preciso definir o tipo de PMO que será montado na empresa, existem três tipos:
- PMO de suporte;
- PMO diretivo;
- PMO de controle.
Entenda mais sobre cada abaixo:
PMO de suporte
O PMO de suporte é focado em treinamentos e em prestar consultoria para outros departamentos em que haja um PMO envolvido. Em resumo, o trabalho desse tipo de escritório de projetos envolve organizar a documentação e garantir que as lições aprendidas em cada projeto estejam disponíveis para projetos futuros.
PMO diretivo
O PMO diretivo é responsável por definir priorização de projetos, disponibilizar os recursos da empresa necessários para a realização do projeto e fiscalizar o uso das boas práticas.
PMO de controle
Por meio de auditoria de processos, o PMO de controle verifica se o gerente e o restante da equipe estão seguindo o padrão de condução e gerenciamento de projeto, isso envolve:
- Modelos;
- Ferramentas;
- Processos.
2. Designe o padrinho do projeto
O PMO só pode sair do papel a partir do apoio de alguém que esteja autorizado a efetuar as mudanças estruturais que essa ferramenta exige. Aqui, é preciso definir o padrinho do projeto, que normalmente é o diretor ou CEO da organização.
Essa figura será responsável por fornecer os recursos e o suporte necessários para implantar o escritório.
3. Desenvolva a infraestrutura de departamento
Monte a infraestrutura do departamento, definindo:
- Os principais processos;
- Os cargos a serem ocupados pelos profissionais da equipe;
- Qual será o centro de custos do setor.
Essa etapa é fundamental para minimizar os impactos causados pela implantação do projeto no empreendimento.
4. Capacitação dos profissionais
O sucesso de qualquer área da empresa depende da colaboração dos seus profissionais, e com o escritório de projetos não é diferente.
Portanto, faça uma capacitação dos colaboradores para garantir profissionais mais qualificados. Inclusive, nós temos um lista com os melhores cursos para gerentes de projetos para você conferir depois.
5. Organize a equipe de projetos
Para seguir com a estruturação do PMO, construa o organograma desse departamento. O ideal é dispor de:
- Um gerente de portfólio para relatar as ideias e os resultados para a diretoria;
- Um gerente de programa para se reportar ao profissional citado anteriormente;
- Um número maior de gerentes de projeto para serem distribuídos e executar o trabalho dentro da empresa;
- Assistentes de gestão em projetos que possam auxiliar os gerentes de projeto em tarefas operacionais e demais funções de assessoria;
- Um Chief Project Officer (CPO), o profissional que fará a comunicação entre o escritório e a diretoria.
6. Inicie a operação
Ao iniciar o escritório, provavelmente muitos projetos já estarão em execução e não poderão sofrer intervenções. Por isso, para testar a funcionalidade do PMO, faça um projeto piloto, com escopo simples, e mensure os resultados atingidos. O intuito é corrigir os erros e potencializar os acertos.
Por fim, coloque o PMO em operação. Nessa etapa basta lançar a ideia e começar a desenvolver os projetos reais da empresa.
No início, é possível se deparar com alguns obstáculos, para garantir o sucesso dessa iniciativa, recolha feedbacks dos colaboradores para promover melhorias contínuas.
Principais ferramentas para um Escritório de Projetos
Mais do que uma equipe dedicada e comprometida com os projetos da organização, um PMO precisa de acesso a ferramentas de gestão de projetos que auxiliem no dia a dia. Veja as principais ferramentas para um PMO:
Quadro kanban
O kanban é uma ferramenta simples e visual que auxilia no controle das tarefas e no fluxo de trabalho, ele funciona por meio de cartões e colunas. Trabalhar com essa ferramenta ajuda na gestão e na comunicação do time, já que a equipe consegue acompanhar a situação de cada tarefa.
Relatórios de situação
Os relatórios de situação são uma ferramenta que apresenta o andamento dos projetos e a produtividade da equipe de forma visual, por meio de gráficos personalizados.
É uma ferramenta indispensável para empresas que buscam resultados melhores a cada novo projeto.
Cronograma de projetos
Um cronograma de projetos é a forma mais efetiva e simples de acompanhar a duração de cada atividade. Cronogramas mais modernos permitem que um projeto seja separado por diferentes etapas, o que facilita a gestão, e responsáveis, diminuindo ruídos de comunicação entre a equipe.
Portfólio de projetos
O portfólio de projetos é a melhor forma de acompanhar os projetos da empresa. Ele permite a priorização de projetos atrasados e facilita a compreensão de como a empresa está no momento, garantindo uma gestão mais efetiva.
Agora que você já conhece tudo sobre escritório de projetos, já se convenceu da importância de implementá-lo na sua organização, não é mesmo?
Então para te ajudar ainda mais nisso, nós fizemos um guia completo de como implantar um escritório de projetos! Baixando ele, você irá entender melhor o papel dessa estrutura nas empresas, e a diferença entre um gerente de projetos e um PMO.
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