Gestão de Projetos: aprenda tudo para gerenciar em 5 passos

Atualizado em 21/10/2024

A gestão de projetos é um conjunto de metodologias, ferramentas e conhecimentos empreendidos para garantir o cumprimento dos requisitos de um projeto. Ou seja, é uma maneira de coordenar melhor as ações de uma empresa para aumentar as chances de alcançar resultados positivos, sendo muito importante para elevar a competitividade dos negócios.

Nesse artigo você entenderá a gestão de projetos em detalhes e verá quais habilidades o gestor de projetos deve desenvolver para aplicá-la de forma coerente.

O que é um projeto?

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, segundo o PMI (Project Management Institute). Ou seja, é tudo aquilo que tem um objetivo claro a ser alcançado dentro de um prazo determinado, contando com um conjunto limitado de recursos humanos, financeiros e materiais.

Para ser considerado um projeto, o empreendimento deve possuir 5 características:

É único

Um projeto é planejado conforme o contexto no qual está inserido. Por isso, cada projeto é único, porque é pensado de acordo com os objetivos e a realidade da organização naquele momento.

Tem início e fim definidos

Quando o objetivo é atingido, o projeto se encerra. Então, não é apenas o momento de início que deve ser considerado, mas também o prazo de conclusão, para que possa ser construído um cronograma eficiente e os recursos sejam utilizados da maneira certa.

É progressivo

Um projeto nunca é feito de uma entrega só, mas sim de entregas gradativas. A execução é realizada tarefa por tarefa que, ao final, construirão o resultado do projeto como entrega final.

Tem delimitação de recursos

Quando uma empresa busca alguma coisa, ela tem um orçamento disponível para aquilo e, às vezes, o resultado desejado não compensa o investimento. Assim, um projeto deve ter uma limitação de recursos e gastos, porque isso indicará a viabilidade de colocá-lo em prática.

Tem objetivo claro e viável

Um projeto não é uma meta ou um desejo qualquer da empresa. Ele precisa ter um objetivo claro e viável que justifique a sua realização, precisa ter propósito e sentido.

Qual a diferença entre Projeto e Processo?

Um projeto é temporário, gera um resultado único e é progressivo. Já o processo é um trabalho contínuo que gera resultados padronizados por bastante tempo. Assim, para que um projeto ocorra, ele utilizará vários processos para concluir a entrega final, sendo elementos complementares na gestão de projetos.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é o conjunto de metodologias, ferramentas e conhecimentos empreendidos para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Ou seja, ela é o mecanismo que vai traçar estratégias e monitorar as atividades da empresa para garantir que os resultados esperados sejam alcançados.

Alguns objetivos comuns da gestão de projetos são:

• Definição de escopo e cronograma alinhados ao objetivo do projeto;
• Alocação de recursos humanos, financeiros e materiais;
• Gerenciamento e controle da qualidade das entregas;
• Definição, monitoramento e resposta à riscos;
• Comunicação e envolvimento com partes interessadas do projeto.

Essas e outras atividades visam garantir a entrega de um projeto dentro do escopo, prazo e custos definidos, sem falhas e desvios, além de apoiar a tomada de decisão. Em poucas palavras, a gestão de projetos existe para que um projeto seja planejado, executado e concluído com sucesso.

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Qual a importância da gestão de projetos para as empresas?

A principal função da gestão de projetos é garantir o sucesso do projeto. Isso quer dizer que ela vai fazer de tudo para que, quando concluído, o resultado esteja de acordo com os requisitos estabelecidos, em relação ao prazo, custo e qualidade.

Para isso, ela:

• Mantém o projeto dentro do prazo e orçamento disponíveis;
• Organiza as atividades para que o cronograma seja seguido;
• Garante os recursos necessários para cumprir os requisitos de qualidade;
• Alinha a execução aos objetivos do projeto;
• Desenvolve estratégias para otimizar a execução.

Assim, a gestão de projetos direciona a organização para ações mais certeiras e estruturadas, trazendo inúmeros benefícios, como:

Como funciona a gestão de projetos?

Para funcionar, a gestão de projetos deve ser baseada em boas práticas e recomendações padronizadas de maturidade em gerenciamento de projetos. O Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), o maior manual da gestão de projetos, apresenta essas práticas em 5 elementos essenciais do projeto:

• Princípios de gerenciamento
• Domínios de desempenho
• Papéis do projeto
• Ciclo de vida do projeto
• Áreas de gerenciamento

Confira, a seguir, detalhes de cada um desses elementos!

Papéis da gestão de projetos

Um projeto tem diversas partes interessadas e pessoas que irão interferir na execução. Mas, para que ele aconteça, é preciso ter a participação da equipe e de três papéis principais:

Sponsor

O sponsor é quem patrocina o projeto e escolhe o gerente, prestando suporte a ele nas ações mais importantes. Assim, ele é a figura de maior autoridade no projeto.

Gerente

O gerente é o responsável pelas entregas e resultados do projeto. Ele coordena o planejamento, a execução e a entrega, sendo um líder mediador entre o sponsor e a equipe.

Cliente

O cliente não necessariamente estará envolvido no projeto, o foco dele é apenas a entrega final, porque ele é quem recebe o produto/serviço. Em alguns casos, principalmente em projetos internos, estes três papéis podem ser realizados pela mesma pessoa, mas serão funções diferentes que estarão atribuídas a um mesmo indivíduo naquele contexto.

O que faz um gestor de projetos?

O gestor de projetos é o profissional responsável por garantir que o projeto seja desenvolvido de acordo com o escopo, atuando desde o planejamento, controle e monitoramento. Ele garante a integração de todas as áreas de gerenciamento e deve tomar decisões estratégicas que contribuirão para o resultado do projeto.

Algumas atividades de sua responsabilidade são:

• Traçar os objetivos do projeto;
• Estruturar o escopo;
• Definir responsabilidade no time;
• Delegar tarefas;
• Identificar e resolver eventuais problemas;
• Acompanhar as entregas;
• Assegurar que o projeto fique dentro do escopo, custo e prazo estipulados;
• Monitorar os indicadores;
• Garantir a qualidade;
• Tomar decisões;
• Fornecer relatórios e atualizações regulares aos stakeholders;
• Avaliar o desempenho do projeto após sua conclusão;
• Documentar lições aprendidas;
• Estipular melhorias para os processos.

Além dessas atividades, o gerente de projetos precisa estar atento aos doze princípios de gerenciamento de projetos propostos pela sétima edição do Guia PMBOK®, que se referem a um padrão de comportamento esperado dos profissionais de projetos. Entenda quais são esses princípios a seguir.

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Quais são os 12 princípios de gerenciamento?

Os 12 princípios de gerenciamento de projetos são propostos pelo PMBOK® 7 com o objetivo de garantir uma prática responsável e íntegra dos profissionais de gerenciamento de projetos. Isso significa, habilidades que promovam a confiança, qualidade e credibilidade dos serviços prestados, bem como protejam o interesse de todas as partes interessadas.

1. Seja um administrador diligente, respeitoso e atencioso
2. Crie um ambiente colaborativo para a equipe do projeto
3. Envolva-se de fato com as partes interessadas
4. Foque no valor
5. Reconheça, avalie e reaja às interações do sistema
6. Demonstre comportamentos de liderança
7. Faça a adaptação de acordo com o contexto
8. Inclua qualidade nos processos e nas entregas
9. Vigie a complexidade
10. Otimize as respostas aos riscos
11. Adote a capacidade de adaptação e resiliência
12. Aceite a mudança para alcançar o futuro estado previsto

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Quais são os 8 domínios de desempenho de projetos?

Os oito domínios de desempenho de projetos se referem às atividades críticas que devem ser monitoradas e executadas em um projeto. O objetivo desses domínios é identificar quais são os principais pontos de atenção durante o andamento do projeto e dar um direcionamento de como devem ser abordados.

1. Domínio de desempenho das partes interessadas

Refere-se à identificação de quem são as partes interessadas (stakeholders) relevantes, analisar suas necessidades e garantir uma comunicação contínua com feedbacks de avaliação de satisfação.

2. Domínio de desempenho da equipe

Os líderes devem estimular um ambiente de trabalho colaborativo, promovendo uma cultura de confiança, respeito e aprendizagem. Isso deve gerar mais engajamento e motivação, contribuindo para a formação de uma equipe de alta performance.

3. Domínio de desempenho da abordagem de desenvolvimento e do ciclo de vida

Para definir as etapas de um projeto, o gerente deve considerar a estrutura organizacional, o nível de incerteza dos requisitos, a cadência das entregas e a metodologia escolhida.

4. Domínio de desempenho do planejamento

Envolve a criação de um cronograma sólido, alocação adequada de recursos, reservas de contingência, métricas de acompanhamento e capacidade de adaptação.

5. Domínio de desempenho do trabalho do projeto

O gerente de projeto deve definir quais processos irão compor o fluxo de trabalho, bem como as ferramentas e métodos para executar as atividades com eficiência operacional.

6. Domínio de desempenho da entrega

Inclui a definição de planos de contingência, o monitoramento constante do progresso e a identificação prévia de qualquer risco em relação ao escopo, prazo ou orçamento.

7. Domínio de desempenho da medição

Instrui o gerente de projetos a utilizar indicadores e métricas apropriadas para medir o progresso e o alcance dos resultados, identificando áreas que precisam de ajustes.

8. Domínio de desempenho da incerteza

O gerente deve estabelecer práticas e políticas de mitigação de riscos, analisar cenários e contextos da organização e avaliar impacto de cada incerteza.

Ciclo de vida do projeto

De acordo com o PMBOK®, para realizar uma boa gestão de projetos é preciso seguir cinco etapas fundamentais: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Iniciação

A primeira etapa, como o próprio nome indica, é a de início do projeto. Aqui, é o momento para alinhar as possibilidades e definir quesitos básicos, respondendo a premissas gerais de: O quê? Como? Por quê? Quando?

Planejamento

O planejamento serve para detalhar tudo o que precisará ser feito, definindo atividades, prazos e responsáveis. Esta etapa deve construir um plano específico para cada uma das áreas de gerenciamento, detalhando: escopo, cronograma, custos, equipe, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas.

Execução

O objetivo da execução, é concluir as entregas estipuladas ao longo do projeto e, ao final, alcançar a meta definida. Ou seja, esta é a etapa que tira as ideias do papel e coloca os planos em ação.

Monitoramento

O principal objetivo do monitoramento é evitar desvios do planejamento e manter a execução eficiente. Fazer este acompanhamento frequente das atividades é fundamental para que os resultados desejados efetivamente sejam alcançados e a empresa não tenha prejuízos.

Encerramento

Ao final do projeto, é importante fazer uma revisão geral dos dados para garantir que nenhum elemento foi esquecido ao longo dos processos. Além disso, é interessante fazer uma análise dos erros e acertos, pois lições podem ser aprendidas e os processos aprimorados.

Até a 6ª edição, o PMBOK® apresentava processos bem definidos para cada uma dessas etapas, que seguiam uma lógica linear. Porém, na nova versão, há a concepção de que os projetos estão sujeitos a alterações, por isso, esses processos continuam ocorrendo na gestão de projetos, mas, não necessariamente serão lineares e sequenciais.

Além disso, a sétima edição do PMBOK® acrescenta que o ciclo de vida deve levar em consideração também:

Abordagem de desenvolvimento

É o método utilizado para desenvolver e criar o projeto, incluindo métodos preditivos, iterativos, incrementais, adaptativos ou híbridos.

Cadência

É o tempo e a frequências das entregas do projeto. Os projetos podem ter uma entrega única, várias entregas ou entregas periódicas.

Quais são as 10 áreas de Gerenciamento de Projetos?

Para alcançar o sucesso nos projetos, há dez áreas que precisam ser gerenciadas:

Gerenciamento das partes interessadas

Consiste na identificação e engajamento de todas as pessoas, grupos ou organizações que possuem interesse no projeto e que impactarão ou serão impactadas por ele. Esta área é responsável basicamente por promover o interesse e engajamento com os stakeholders.

Gerenciamento das comunicações

É a implementação de esforços para evitar mal-entendidos e garantir a troca eficaz de informações através da seleção cuidadosa de métodos, meios e mensagens para se montar um plano de comunicação.

Gerenciamento do escopo

Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho do escopo definido, e apenas o necessário, para que termine com sucesso.

Gerenciamento do cronograma

Inclui todos os processos necessários para garantir o término pontual do projeto. Ou seja, é a estruturação e monitoramento de um plano detalhado que representa como e quando o projeto vai entregar os produtos, serviços e resultados definidos no escopo do projeto.

Gerenciamento de custos

O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos usados no planejamento, estimativa, financiamento, gerenciamento e controle dos custos, para que o projeto possa ser realizado dentro do orçamento aprovado.

Gerenciamento de recursos

O gerenciamento dos recursos do projeto inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto, podendo ser humanos, financeiros ou materiais.

Gerenciamento de aquisições

O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Os processos podem envolver contratos, pedidos de compra, memorandos de entendimento e acordos de nível de serviço.

Gerenciamento da qualidade

O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos necessários para garantir as políticas de qualidade com relação ao planejamento e requisitos do projeto. Ou seja, essa é a área que oferece suporte às atividades de melhoria contínua de processos e aprimoramento do trabalho.

Gerenciamento dos riscos

Um risco é uma condição incerta. Todos os projetos possuem riscos, pois são empreendimento únicos com graus variados de complexidade que visam proporcionar benefícios. Assim, o gerenciamento dos riscos do projeto inclui todos os processos de identificação, análise, planejamento, implementação de respostas e monitoramento dos riscos em um projeto.

Gerenciamento da integração

O gerenciamento da integração do projeto inclui atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos de gerenciamento de projeto. Quanto mais complexo for o projeto e mais diversas as expectativas das partes interessadas, mais complexa é a abordagem necessária à integração.

Agora que você já conhece toda a base do que é a gestão de projetos, vamos conhecer quais são as principais metodologias e ferramentas que ela utiliza projetos, vamos conhecer quais são as principais metodologias e ferramentas que ela utiliza?

Metodologias de gestão de projetos

As metodologias de projeto são as estratégias aplicadas para organizar e sistematizar a execução dos projetos. Existem diversas metodologias de gerenciamento de projetos, que são classificadas em três tipos:

Metodologia preditiva

As metodologias preditivas são as que priorizam o controle e o planejamento do projeto. Isto é, as etapas são mapeadas e estruturadas antes de iniciar a execução. Estas foram as primeiras formas estruturadas de gestão de projetos, por isso, essas metodologias também são chamadas de clássicas ou tradicionais.

Essa metodologia é indicada quando o projeto tem:

• Cronograma e orçamentos fixos;
• Necessidade de controle rigoroso;
• Requisitos bem definidos e estáveis;
• Alta dependência entre tarefas;

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Metodologia adaptativa

As metodologias adaptativas, também chamadas de ágeis, têm foco maior no valor da entrega. Assim, a ideia é que o projeto seja estruturado ao longo de sua execução, se adaptando às necessidades que surgem com o tempo. Geralmente, os objetivos são definidos em ciclos, de 2 a 6 semanas, para que se possa ter entregas mais rápidas e pontuais.

Essa metodologia é indicada quando o projeto tem:

• Entrega de valor;
• Mudanças frequentes no escopo;
• Necessidade de entrega rápida;
• Requisitos incertos ou complexos;
• Ambientes de inovação e experimentação;
• Equipes multidisciplinares e colaborativas;

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Metodologia híbrida

As metodologias híbridas são a união de métodos preditivos e adaptativos. A proposta é que haja um detalhamento um pouco maior do projeto, mas que este seja aberto a reavaliações constantes, para manter uma resposta rápida às mudanças. Geralmente essas metodologias utilizam uma abordagem de desenvolvimento iterativa ou incremental.

Essa metodologia é indicada quando o projeto tem:

• Necessidade de adaptação a diferentes contextos;
• Combinação de requisitos;
• Equipes com diferentes perfis;
• Grandes projetos com alta complexidade;
• Necessidade de balancear controle e flexibilidade;
• Custos variáveis;

Conheça as principais metodologias preditivas, adaptativas e híbridas

Cascata (metodologia preditiva)

A metodologia cascata é aquela que funciona através de etapas sequenciais. Isso significa que uma atividade do projeto só inicia quando a anterior está concluída, seguindo a lógica de uma cascata, que corre em uma única direção.

PRINCE2 (metodologia preditiva)

A PRINCE 2 (Project in Controlled Enviroment) é uma coletânea de boas práticas em gestão de projetos. São 21 conceitos divididos em 7 princípios, 7 temas e 7 processos que possibilitam o acompanhamento integral do projeto, planejando desde o início até o encerramento. Ela envolve uma extensa documentação que é bastante útil para o rastreamento do desempenho dos projetos e para o planejamento.

SCRUM (metodologia adaptativa)

Considerado um framework de gestão de projetos, a metodologia Scrum funciona a partir de ciclos planejados de trabalho. Os projetos são divididos em etapas cíclicas chamadas de sprints, que duram de 2 a 4 semanas e englobam uma série de tarefas a serem realizadas. Quando uma sprint acaba, começa a próxima, e assim se sucede até a conclusão do projeto. Desse modo, o trabalho é pensado a curto prazo e com atividades mais pontuais que, ao decorrer das entregas e novas sprints, alcançarão algum objetivo maior.

Extreme Programming -XP (metodologia adaptativa)

Assim como o Scrum e outras metodologias ágeis, o extreme programming também trabalha com pequenas entregas do projeto. A diferença é que, aqui, as Sprints costumam ser mais curtas e alterações acontecem ao longo do ciclo. Revisões são feitas constantemente para garantir que o produto final terá alta qualidade, levando as práticas ágeis ao “extremo”.

PRINCE2 Agile (metodologia híbrida)

A PRINCE2 Agile é uma metodologia de gestão de projetos que combina princípios preditivos e ágeis. Assim, ela tem uma estrutura de gestão bem consolidada, com a divisão clara de papéis e a criação de planos detalhados no projeto, mas traz também a entrega ágil, incluindo os princípios de aprendizado e melhoria contínua.

Ferramentas de gestão de projetos

Diversas ferramentas apoiam as rotinas dos gestores de projetos, desde o planejamento, execução, controle e monitoramento. Listamos quais são as principais ferramentas que você precisa conhecer para facilitar seu trabalho.

EAP

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é um diagrama que divide o escopo em partes menores, organizando as atividades hierarquicamente e de forma visual. Assim, esta ferramenta simplifica a estrutura do projeto e permite visualizar facilmente os principais estágios.

Existem várias formas de colocar a EAP em prática, mas, de modo geral, ela é construída durante o planejamento do projeto, porque ajuda a:

• Mensurar riscos e oportunidades.
• Definir as etapas do projeto;
• Descrever os pacotes de entrega do projeto;
• Indicar responsáveis por cada estágio e tarefa;

Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é um diagrama visual que organiza o cronograma do projeto e permite controlar todo o fluxo de trabalho. Esta é uma das ferramentas mais utilizadas na gestão de projetos, porque funciona basicamente como uma linha do tempo que mostra as informações rapidamente.

Kanban

O Kanban é uma forma de gestão visual utilizada para controlar o fluxo de trabalho do projeto. Ele consiste basicamente em um quadro dividido em colunas, que representam os status de execução de uma tarefa, e cartões, que indicam a atividade em si.

Dessa forma, o Kanban é uma ferramenta que facilita o entendimento das demandas e ajuda a equipe a verificar o andamento do projeto.

Curva em S

A curva em S é uma representação gráfica utilizada para acompanhar o ciclo de vida de um projeto e avaliar seu histórico. Esta é uma das melhores ferramentas para projetos de longo prazo e que sofrem implicações no meio do caminho, porque ela demonstra a quantidade de trabalho investida ao longo do tempo.

A Curva S compara o que foi planejado com o realizado. Assim, com base nessa diferença, é possível concluir se as estimativas foram realistas ou se houve algum outro problema que impediu o progresso da equipe.

Além das ferramentas de gestão de projetos, para que seu gerenciamento seja mais eficiente, também é recomendável o uso de indicadores para avaliar a aplicação das práticas.

Como analisar projetos? Conheça os 8 principais indicadores

Os indicadores de desempenho em projetos são elementos que auxiliam os gestores a entender se o projeto está indo bem ou não. Com isso, eles ajudam a tomar decisões rápidas e fornecem o embasamento necessário para justificar as escolhas.

Confira a seguir alguns dos principais indicadores de projetos:

Retorno sobre o investimento (ROI)

O ROI é o indicador que mostra qual é o retorno esperado ao investir recursos em determinado projeto. Saber qual o ROI do projeto é muito importante, porque ele indica o percentual de lucro que o projeto trará e, com isso, é possível entender se o projeto é viável e se realmente vale a pena investir nele.

• ROI < 0 = prejuízo
• ROI = 0 = não houve perdas nem ganhos com o projeto
• ROI > 0 = lucro

Valor agregado (VA)

O valor agregado indica quanto do escopo foi efetivamente entregue até determinado momento do projeto. Ele é um dos indicadores mais importantes, porque compara o valor orçado com a quantidade de trabalho realizado, relacionando escopo, cronograma e recursos financeiros.

Para chegar nessas porcentagens de escopo, consideramos o valor orçado para realizar todas as atividades planejadas e o valor real gasto para concluí-las.

Índice de desempenho de custos (IDC)

O índice de desempenho de custo relaciona as atividades realizadas com orçamento planejado para o momento. Assim, ele revela como está o andamento do projeto, indicando se os gastos estão acima, dentro ou abaixo do esperado. 

• IDC < 1 = gastos acima do orçamento previsto
• IDC = 1 = gastos de acordo com o orçamento previsto
• IDC > 1 = gastos menores que o orçamento previsto.

Índice de desempenho de prazo (IDP)

O índice de desempenho de prazo relaciona as atividades realizadas com o cronograma planejado para o momento. Ou seja, ele é utilizado para acompanhar o progresso do projeto com base na data das entregas. 

• IDP < 1 = entregas ocorrendo depois do prazo previsto
• IDP = 1 = entregas ocorrendo conforme o prazo o previsto
• IDP > 1 = entregas ocorrendo antes do prazo previsto.

Desvio de esforço

O esforço é o trabalho necessário para completar as atividades dos pacotes de trabalho. Ou seja, considera a quantidade de recursos exigida e o tempo necessário para que esta entrega seja realizada. Para definir o esforço médio que o projeto vai demandar, costumamos avaliar projetos semelhantes já concluídos, comparando o histórico das atividades com as que pretendemos fazer. Ao avaliar essas informações, é estipulado um número de horas necessárias para que a atividade seja realizada.

Assim, esse indicador funciona com a comparação entre esse valor estimado e o esforço real, que mede a porcentagem de desvio de esforço.

Desvio de prazo

Este também é um indicador que irá comparar o estimado com o real, mas, agora, para calcular a porcentagem de desvio do prazo. O prazo são as datas limites planejadas para cada entrega. A maioria das atividades depende de alguma ação anterior para prosseguir, então, o atraso em um dos prazos representa um potencial atraso no projeto. 

Desvio de custo

O custo é o valor a ser investido em cada atividade do projeto. Por ser uma comparação entre o real e o estimado, aqui, novamente, utilizaremos a comparação de histórico e a análise de especialista para calcular o desvio de custo.  Mas, atenção! Diferente dos outros dois indicadores que trouxemos acima, aqui, não podemos analisar os valores diretamente, porque é preciso ajustá-los conforme a taxa de inflação. 

Satisfação do cliente

Apesar de ter ótimas métricas técnicas, é possível que o cliente esteja insatisfeito com o projeto por outros fatores, como atendimento e suporte. Por isso, acompanhar indicadores de satisfação do cliente são vitais para o sucesso dos projetos. Um dos principais indicadores para isso é o Net Promoter Score (NPS).

O NPS é um indicador que consiste em uma única pergunta: em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria a nossa empresa a um amigo? A partir da pontuação obtida, esse cliente é classificado como:

• Promotores (nota entre 9 e 10): são os clientes fiéis, aqueles que recomendarão a sua empresa para parentes e amigos.
• Detratores (nota entre 0 e 6): são as pessoas que provavelmente não retornarão à empresa e farão comentários negativos, desestimulando outras pessoas de comprarem os produtos ou serviços.
• Neutros (nota entre 7 e 8): são as pessoas que não tiveram uma experiência ruim, mas também não foram surpreendidas pela empresa, recorrendo facilmente aos concorrentes.

Como fazer gestão de projetos em 5 passos?

Se você chegou até aqui, você viu que gerenciar projetos não é uma tarefa tão simples.  Mas, calma! A gente vai te ajudar a entender como aplicar todos esses elementos no dia a dia em alguns passos:

1. Defina o objetivo do projeto

Antes de iniciar um projeto, é fundamental estabelecer qual o resultado a ser alcançado. Assim, você alinha as expectativas dos stakeholders e da equipe, garantindo que a força de trabalho será direcionada para os desejos certos.

2. Desenvolva o escopo do projeto

O objetivo indica o ponto final do projeto, mas, além disso, é preciso conhecer quais os meios necessários para atingi-lo. E isso se faz com um escopo bem desenvolvido. O escopo do projeto apresenta a visão geral do que será realizado, informando quais são as entregas, estimativas, riscos, prazos e critérios do projeto.

Mudanças no escopo são um dos motivos mais comuns para os projetos atrasarem, estourarem o orçamento e serem completamente abandonados. Então, não apresse o aceite, faça reuniões de alinhamento e valide as informações com calma antes de partir para o próximo passo.

3. Planeje o projeto

O planejamento serve como guia para a execução do projeto. Quanto mais estruturado e coerente for esse processo, maiores às chances de bons resultados. Então, detalhe as atividades do projeto ao máximo, definindo quais as datas do cronograma, o valor a ser gasto em cada etapa, os recursos necessários, etc.

4. Acompanhe o projeto de perto

Ter metas incríveis e saber o que precisa ser feito para alcançá-las não garante nenhum retorno. Para assegurar que os objetivos do projeto aconteçam na prática, é necessário acompanhar cada passo da execução e tomar decisões para que eles saiam como o esperado. É aqui que boa parte do conteúdo que você viu acima vai aparecer, porque as metodologias, ferramentas e indicadores são a base para controlar os projetos.

5. Utilize um software de gestão de projetos

Com as tecnologias que temos hoje, usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e enviar informações críticas por e-mails não é uma escolha nada inteligente. Os softwares de gestão de projetos centralizam, documentam e coordenam todos os dados dos projetos, trazendo muito mais eficiência e produtividade para a gestão. Com eles, é possível:

Otimizar o tempo de execução

O software de gestão de projetos centraliza todas as atividades e informações. Assim, o gestor consegue ter uma visão clara de todas as demandas do projeto e pode planejar uma ordem mais eficaz para o trabalho, reduzindo o tempo gasto.

Melhorar a comunicação

Todos da equipe devem estar cientes sobre prazos, custos, recursos e processos envolvidos nas atividades. Com o software de gestão, todos do time têm fácil acesso às atividades e visualizam quem faz cada ação, o que torna o trabalho muito mais colaborativo e integrado.

Ter uma tomada de decisões mais assertiva

A maioria dos softwares de gestão gera relatórios automáticos e apresenta dashboards com os indicadores dos projetos. Dessa forma, o gerente consegue estabelecer estratégias mais assertivas, uma vez que conheça o status do projeto claramente. Além disso, ao se ter tudo na mesma página, fica mais fácil encontrar gaps e gargalos na execução, o que permite corrigir erros mais rapidamente e melhorar os processos.

Conclusão

A gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, metodologias e ferramentas que conduzem os projetos ao sucesso, tirando os desejos do papel e os tornando realidade. Ao colocá-la em prática, o desempenho das equipes aumenta, conseguindo entregar um resultado no prazo definido, dentro do orçamento e com a qualidade esperada. Assim, o cliente fica muito mais satisfeito e os retornos positivos da empresa tendem a aumentar muito. 

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FAQ: Dúvidas frequentes sobre Gestão de Projetos

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é o conjunto de metodologias, ferramentas e conhecimentos empreendidos para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização.

Quais são as metodologias de gestão de projetos?

As metodologias de projetos podem ser preditivas (tradicionais), adaptativas (ágeis) ou híbridas, sendo estratégias aplicadas para organizar e sistematizar a execução dos projetos.

Quais são as 5 etapas da gestão de projetos?

De acordo com o PMBOK®, as cinco etapas fundamentais são: 1. Iniciação; 2.Planejamento, 3. Execução; 4. Monitoramento; e 5. Encerramento.